کلیدی ترین ابزارهای ارتباطی مدیریت پروژه

برخی از مدیران پروژه می خواهند استفاده از ابزارهای ارتباطی را به حداقل برسانند، بنابراین مطالب زیر کمک بزرگی به این مدیران خواهد کرد. اینها حداقل ابزارهای ارتباطی لازم برای پروژه شما هستند، نه همه آنها. با این ابزارها می توانید شروع خوبی در مدیریت یک پروژه داشته باشید. در ادامه مقاله خواهید دید که چرا این موارد بسیار مهم هستند.

نمودار سازمانی پروژه

هر مدیر پروژه باید ابزاری برای شناسایی افراد در پروژه داشته باشد. معمولا موقعیت افراد در پروژه مورد سوال قرار می گیرد و شما می توانید با استفاده از نمودار سازمانی مشخص کنید که چه فردی مسئول انجام چه کاری در پروژه است.

نمودار دایره ارتباطات

اگر شرکت یا سازمان شما با نمودارهای سازمانی که مدیر پروژه در راس آن قرار دارد موافق نیست، نمودار ارتباطی دایره ای جایگزین بسیار مناسبی برای شماست. برخی از سازمان ها به شما اجازه تشکیل نمودار سازمانی را نمی دهند، در این موارد بهتر است از نمودار ارتباطی دایره ای استفاده کنید.

ماتریس الزامات ارتباطی

ماتریس الزامات ارتباطی ابزاری برای ضبط مکالماتی است که مدیر پروژه با افرادی که در پروژه وظایفی دارند انجام می دهد. به عنوان مثال، زمانی که مدیر پروژه در مورد گزارش های مختلف مرتبط با پروژه با مشتری صحبت می کند، این مکالمه را در ماتریس نیازمندی های ارتباطی ثبت می کند.

ماتریس گزارش نقش

ماتریس نقش گزارش تعیین می کند که چه کسی چه گزارشی را دریافت می کند و چه زمانی. به منظور تعیین اینکه چه کسی گزارش وضعیت، گزارش مالی یا خبرنامه را دریافت می کند، ماتریس نقش گزارش بهترین ابزار است. اگر مدیران پروژه برای تعیین و ثبت این اطلاعات وقت بگذارند، می توانند گام مهمی در ارتباط موثر بردارند.

تقویم پروژه

تقویم پروژه یکی از مهمترین اسناد پروژه است. بهتر است هیچ پروژه ای را بدون تقویم پروژه شروع نکنید زیرا یکی از عوامل اصلی موفقیت پروژه است. پروژه همانطور که شما در مورد آن فکر می کنید شکل می گیرد. یک پروژه مانند یک تقویم است که در آن رویدادهای مهم را ثبت می کنید. رویدادهای مهم مانند جلسات شروع و نقاط عطف پروژه باید در تقویم پروژه ذکر شوند.

تقویم ایجاد گزارش پروژه

یکی از مزایای ابزار ایجاد تقویم گزارش پروژه، دانستن زمان تهیه گزارش پروژه است. در صورت عدم صرف زمان برای تعیین و ثبت دقیق زمان تهیه و ارسال گزارش، نمی توانید پروژه را به موقع تحویل دهید. تمام کارهایی که باید در پروژه مدیریت کنید را به خاطر بسپارید، حالا تصور کنید از ابزاری استفاده کنید که هر هفته، هر ماه و هر سه ماه زمان دقیق ارسال گزارش ها را ثبت می کند. مدیران حرفه ای معمولا در ابتدای پروژه از ابزار ماتریس نقش گزارش استفاده می کنند و پس از مدتی با استفاده همزمان از هر دو ابزار یک ابزار ارتباطی قدرتمند در دست خواهند داشت.

ساختار شکست کار (WBS)

WBS یکی از مهمترین ابزارهای ارتباطی برای هر پروژه با هر اندازه ای است. مدیران پروژه باید از مجهز بودن پروژه به این ابزار اطمینان حاصل کنند و به طور مرتب از آن بهره مند شوند. WBS بهترین ابزار بصری برای ثبت محدوده و محتوای پروژه است و اگر چیزی در آن ثبت نشده باشد در محدوده و محتوای پروژه نیست. به سادگی.

نمودار پراکندگی

نمودار پراکندگی ممکن است به دلایل مختلف در یک پروژه استفاده شود. این ابزار در مواردی استفاده می شود که مدیر پروژه باید اطلاعات یا داده ها را گزارش کند. نمودار پراکندگی ابزار قدرتمندی برای مدیران پروژه است. اگر می خواهید داده ها یا اطلاعات را به صورت اعداد گزارش کنید، استفاده از نمودار پراکندگی بهترین ابزار است.

خبرنامه پروژه

خبرنامه پروژه ابزاری است که به نظر می رسد این روزها با وجود اینکه یکی از مهم ترین ابزارهایی است که هر مدیر پروژه می تواند از آن بهره مند شود، به اندازه کافی مورد توجه قرار نمی گیرد. این ابزار می تواند هم وضعیت پروژه و هم افراد را به خوبی مدیریت کند. خبرنامه پروژه تنها یکی از ابزارهایی است که به شما کمک می کند مسائل کاری و شخصی را در کنار هم نگه دارید. قدرت این ابزار را دست کم نگیرید و از همین حالا شروع به استفاده از آن کنید.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.