مدیریت پروژه؛ پروژه چیست و چگونه آن را مدیریت کنیم

تاریخچه مدیریت پروژه

دانش مدیریت پروژه از هزاران سال پیش وجود داشته و از ایران باستان مورد استفاده قرار گرفته است. با این حال، تکامل دانش مدیریت پروژه حدود نیم قرن پیش اتفاق افتاد. جایی که سازمان ها شروع به استفاده سیستماتیک از ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه کردند.

در دهه 1950، نیروی دریایی ایالات متحده از دانش مدیریت پروژه مدرن در پروژه “Polaris” خود استفاده کرد. در همین حال، در دهه‌های 1960 و 1970، وزارت دفاع، ناسا و شرکت‌های بزرگ مهندسی و ساخت‌وساز از اصول و ابزارها در پروژه‌های با بودجه کلان خود استفاده کردند.

در دهه 1980، بخش های تولید و توسعه نرم افزار در ایالات متحده شروع به اتخاذ و اجرای مدیریت پروژه کردند.

سرانجام در دهه 1990 تئوری ها، ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه به طور گسترده توسط افراد و سازمان های مختلف مورد استفاده قرار گرفت.

پروژه چیست؟

پروژه به عنوان دنباله ای از وظایف تعریف می شود که باید برای دستیابی به یک نتیجه خاص تکمیل شود. به گفته PMI، اصطلاح پروژه به «هر تلاش موقت با آغاز و پایان مشخص» اشاره دارد. بسته به پیچیدگی آن، می توان آن را یک نفر یا صدها نفر مدیریت کرد.

ویژگی های اصلی یک پروژه:

1. 1. پروژه ها موقتی هستند، یعنی در یک زمان مشخص شروع می شوند و باید در یک بازه زمانی مشخص تکمیل شوند.
2. 2. هر پروژه اهداف خاصی را دنبال می کند که باید با کیفیت مناسب و از پیش تعریف شده محقق شود.
3. 3. یک پروژه منحصر به فرد است، یعنی مجموعه ای از اقدامات معمول نیست، بلکه مجموعه ای از اقدامات است که برای رسیدن به یک هدف منحصر به فرد طراحی شده است. بنابراین، یک تیم پروژه متشکل از افرادی است که معمولاً با هم کار نمی کنند، اما اقدامات ترکیبی آنها هدف نهایی را برآورده می کند. گاهی اوقات یک تیم پروژه حتی متشکل از افراد و سازمان های مختلف از نقاط مختلف جهان است.
4. 4. هر پروژه با محدودیت هایی مواجه است. پروژه باید در مدت زمان محدود با توجه به بودجه موجود به گونه ای انجام شود که کیفیت مورد نظر تامین شود.
5. 5. و نامشخص بودن مسیر انجام پروژه از قبل کاملاً مشخص نیست و مانند راه رفتن در جاده مه آلود است. این ویژگی یکی از تفاوت های پروژه با بهره برداری و تولید را نشان می دهد. در کار تولیدی مسیر مشخص است و فرآیندها به صورت دوره ای تکرار می شوند، اما در طول پروژه ممکن است بارها مجبور به تغییر مسیر و تعریف مجدد فرآیندها شویم. به عنوان مثال می توان ساخت یک کارخانه کفش (پروژه) را با تولید کفش در آن کارخانه (عملیات تولید) مقایسه کرد.

مراحل تکمیل پروژه:

طبق راهنمای PMBOK، چرخه حیات پروژه شامل 5 مرحله مجزا شامل شروع پروژه، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن است که با تکمیل این فازها یک پروژه را تکمیل می کند.

1. شروع کنید

اولین مرحله در چرخه عمر پروژه، شروع نامیده می شود. در این مرحله این پروژه به طور رسمی راه اندازی شده است. در این مرحله، ذینفعان تصمیم می گیرند که آیا می خواهند به پروژه متعهد شوند یا خیر.

2. برنامه ریزی

نقشه راهی که تیم ها را از ایجاد یک طرح پروژه از طریق مراحل اجرا و بسته شدن پروژه راهنمایی می کند، به طور جامع در مرحله برنامه ریزی ایجاد می شود. در این مرحله باید ضرب الاجل تعیین و منابع تخصیص داده شود.

3. اجرا

مدیریت پروژه در مرحله اجرا انجام می شود. در این مرحله، تیم‌ها روی محصولات قابل تحویل کار خواهند کرد تا اطمینان حاصل کنند که پروژه الزامات را برآورده می‌کند.

مرحله اجرای پروژه یک نقطه حیاتی در چرخه عمر پروژه است زیرا به همه کمک می کند تا تعیین کنند که آیا تلاش هایشان در نهایت نتیجه می دهد یا خیر و بخشی اساسی از دانش مدیریت پروژه است.

4. نظارت و کنترل

مرحله نظارت و کنترل پروژه همزمان با مرحله اجرا اتفاق می افتد. این وظیفه مدیر پروژه است که بر عملیات نظارت داشته باشد و مطمئن شود که همه چیز طبق برنامه در جهت درست پیش می رود.

علاوه بر نظارت بر عملکرد پروژه، مدیران پروژه باید منابع، مدیریت ریسک، جلسات، وضعیت، گزارش ها و غیره را کنترل کنند.

5. بسته شدن

در مرحله پایانی چرخه عمر مدیریت پروژه که به عنوان مرحله بسته شدن پروژه شناخته می شود، مدیران باید تمام موارد تحویلی را ثبت کنند، اسناد را در یک مکان متمرکز سازماندهی کنند و پروژه را به مشتری یا تیم مسئول نظارت بر عملیات آن در طول بسته شدن تحویل دهند. فاز. رساندن

رویکردهای مدیریت پروژه:

1. آبشار، کلاسیک یا آبشار

مدیریت پروژه آبشار ساده ترین راه برای مدیریت پروژه است.

Waterfall یک طرح را به مراحل متمایز و متوالی ترسیم می کند که هر مرحله تنها زمانی شروع می شود که مرحله قبلی کامل شده باشد. آبشار کلاسیک ترین راه برای مدیریت پروژه است که در آن اعضای تیم به صورت خطی برای رسیدن به هدف نهایی کار می کنند. هر یک از شرکت‌کنندگان نقشی کاملاً مشخص دارند و انتظار نمی‌رود هیچ یک از مراحل یا اهداف تغییر کند.

مدیریت پروژه آبشار برای برنامه های طولانی و دقیق که نیاز به یک جدول زمانی واحد دارند بهترین کار را انجام می دهد.

2. چابک

در دانش مدیریت پروژه، به طور خلاصه، چابکی یک روش در حال تکامل و مشارکتی برای خودسازماندهی در بین تیم ها است. هنگام پیاده‌سازی و تعبیه یک ذهنیت چابک، برنامه‌ریزی و مدیریت کار تطبیقی، که در توسعه تکاملی هستند، به دنبال تحویل زودهنگام هستند و اگر منجر به بهبود فرآیند شود، همیشه در معرض تغییر هستند. برخلاف Waterfall، رویکرد Agile انعطاف پذیر است.

3. ترکیبی یا ترکیبی

Hybrid رویکردی است که در آن مراحل با استفاده از رویکرد Waterfall برنامه ریزی شده و اجرای فاز به روش Agile انجام می شود.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه کاربرد دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های خاص برای ارائه چیزی ارزشمند است. توسعه نرم افزار برای بهبود فرآیند کسب و کار، ساخت یک ساختمان، ارائه امداد پس از یک بلای طبیعی، گسترش فروش به بازار جغرافیایی جدید – اینها همه نمونه هایی از پروژه ها هستند.

تفاوت Projects با Program و portfolio

برخی از مهارت های لازم برای مدیران پروژه

هفت مهارت ضروری در مدیریت پروژه برای یک مدیر پروژه وجود دارد که برای موفقیت در این حرفه باید آنها را کسب کنید:

1. ارتباط موثر

به منظور کاهش ریسک، مدیران باید کسب مهارت های ارتباط موثر را در اولویت قرار دهند. ارتباط موثر شامل دانستن چگونگی کنار آمدن با مردم، ایجاد روابط معنادار با همکاران و بیان یک چشم انداز روشن از آنچه می خواهید به دست آورید است. قبل از برقراری ارتباط، وقت گذاشتن برای فکر کردن در مورد آنچه که قرار است بگویید – و چگونه آن را بگویید – اولین قدم ساده و سازنده به سمت تقویت این مجموعه مهارت است.

2. مذاکره

بسته به موقعیتی که در آن قرار دارید، مدیران ممکن است سبک‌های مذاکره مختلفی را اعمال کنند و مهم است که آنها توانایی تعیین اینکه کدام سبک مذاکره در هر سناریویی مؤثرتر است را داشته باشند. دانستن نحوه استفاده موثر از تکنیک های مذاکره، ابزاری حیاتی برای مدیران موفق است.

3. برنامه ریزی و مدیریت زمان

به طور طبیعی، زمان بندی یکی از جنبه های اصلی مدیریت پروژه است. با این حال، اگر در مدیریت برنامه های متعدد ماهر باشید و بتوانید موانع را قبل از وقوع آنها پیش بینی کنید، شانس خود را برای ارائه پروژه های موفق افزایش خواهید داد.

4. رهبری

هنگام مدیریت یک تیم یا یک پروژه، داشتن مهارت های رهبری و دانش مدیریت پروژه مهم است. با الهام بخشیدن، هدایت و انگیزه دادن به اعضای تیم، می توانید به پیشبرد اهداف و ارائه یک نتیجه مثبت کمک کنید. رهبران قوی همچنین با برقراری ارتباط منظم با تیم های خود و کمک به کارکنان خود برای توسعه مهارت های مهم در دانش مدیریت پروژه، یک محیط کاری سازنده ایجاد می کنند.

5. توسعه تیم

برای دستیابی به نتایج مثبت، باید اعضای تیم خود را در موقعیتی قرار دهید تا موفق شوند. مدیران موفق نقش هر یک از اعضای تیم را درک می کنند و می دانند چگونه از نقاط قوت هر فرد برای ارتقای موفقیت تیم استفاده کنند. آنها همچنین می دانند که چگونه منابع را به گونه ای تخصیص دهند که منابع به طور عادلانه بین اعضای تیم توزیع شود و آنها تمام ابزارهای مورد نیاز برای انجام وظایف خود را داشته باشند.

6. مدیریت ریسک

مدیریت ریسک، که شامل شناسایی و برنامه ریزی برای ریسک های بالقوه است، یک مهارت حیاتی برای مدیران است. مدیران ارشد می توانند ریسک ها را در ابتدا شناسایی کرده و در صورت وقوع، طرح هایی را برای حذف ریسک های احتمالی اجرا کنند.

7. تفکر انتقادی و حل مسئله

تفکر انتقادی مهارتی است که همه متخصصان می توانند از یادگیری آن بهره مند شوند. با هدف ماندن، تجزیه و تحلیل حقایق و ارزیابی گزینه ها بدون تعصب، مدیران می توانند مشکلات پیچیده در سازمان ها را حل کنند و در عین حال نتایج را به موقع و سازمانی ارائه دهند.

سازمان های فعال در زمینه مدیریت پروژه

سازمان های زیادی در دنیا وجود دارند که در زمینه مدیریت پروژه فعالیت می کنند. اسامی برخی از معتبرترین این سازمان ها:

• موسسه مدیریت پروژه PMI
• فدراسیون جهانی IPMA
• سازمان Axelos
• سازمان اتحاد چابک
• سازمان Scrum.org

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این سازمان ها و کسب اطلاعات بیشتر اینجا را کلیک کنید.

آشنایی با استاندارد PMBOK®

موسسه مدیریت پروژه (PMI®) در آخرین ویرایش کتاب PMBOK® که حاصل همکاری علمی بیش از 1000 متخصص در زمینه مدیریت پروژه است، فرآیندهای مدیریت پروژه را در پنج گروه دسته بندی کرده است: شروع، برنامه ریزی، اجرا و نظارت و کنترل و نتیجه گیری. راهنمای PMBOK® همچنین ده حوزه دانش مدیریت پروژه را در نظر می گیرد:

• زمینه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه
• دانش مدیریت محتوا و دامنه پروژه
• زمینه دانش مدیریت زمانبندی پروژه
• زمینه دانش مدیریت هزینه پروژه
• زمینه دانش مدیریت کیفیت پروژه
• زمینه دانش مدیریت تدارکات پروژه
• زمینه دانش مدیریت منابع پروژه
• زمینه دانش مدیریت ارتباطات پروژه
• حوزه دانش مدیریت ریسک پروژه
• زمینه دانش مدیریت سهامداران پروژه

موسسات فعال و قابل اعتماد در زمینه مدیریت پروژه

• موسسه مدیریت پروژه PMI
• فدراسیون جهانی IPMA
• سازمان Axelos
• سازمان اتحاد چابک
• سازمان Scrum.org

چگونه یک مدیر پروژه موفق شویم؟

مدیران پروژه موفق می دانند که زمان برای خودسازی لازم است و همیشه به دنبال بهبود خود هستند. یکی از راه های انجام این کار مطالعه و دریافت گواهینامه معتبر و بین المللی PMP می باشد. علاقه مندان به اخذ این مدرک می توانند برای اخذ این مدرک در دوره آمادگی آزمون PMP® شرکت کنند.

با دریافت مدرک PMP، پیشنهاد موقعیت های شغلی مختلف برای افراد افزایش می یابد و امکان ارتقاء شغلی و موقعیتی افزایش می یابد.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.