تعدیل حساب در حسابداری یکی از مهمترین اقدامات حسابداری است که ممکن است در اواسط سال یا در پایان سال مالی بر اساس رویدادهای مالی انجام شود. یک شرکت برای ارائه صورت های مالی صحیح و قابل اتکا باید کلیه درآمدها و هزینه های مربوط به یک دوره مالی را در محاسبات خود لحاظ کند. اما گاهی اوقات تأثیر رویدادها تا پایان یک دوره مالی پایان نمی یابد. در این صورت تفکیک و ثبت قسمت تحقق یافته درآمد یا هزینه در تهیه گزارش های مالی بسیار حائز اهمیت است. اینجاست که اصلاح حسابها در پایان سال مالی به کمک حسابدار می آید. برای آشنایی با عملیات اجرایی اصلاح حساب ها در حسابداری تا انتهای این آموزش ر با ما همراه باشید.

اصلاح حساب در حسابداری به چه معناست؟

گاهی اوقات ماهیت بخشی از یک حساب در طول زمان تغییر می کند. به عنوان مثال، بخشی از حساب دارایی مستهلک شده یا بخشی از حساب درآمد محقق می شود. در چنین مواردی لازم است با اصلاح و تنظیم حساب، قسمت تغییر یافته از حساب جدا شود. فرآیندی که طی آن حساب های یک مجموعه با جداسازی قسمت مستهلک شده یا تحقق یافته از قسمت تحقق نیافته تعدیل و به روز می شود، در حسابداری اصلاح حساب نامیده می شود.

تعدیل حساب در پایان دوره مالی

در مواردی که ماهیت یک حساب به گونه ای تغییر می کند که اثر آنها به یک دوره مالی ختم نشود. به عبارت دیگر، این رویدادها علاوه بر دوره مالی جاری، بر دوره های مالی زیر نیز تأثیر می گذارد. در چنین مواردی، تأثیر رویداد بر دوره مالی جاری باید به طور دقیق اندازه گیری و ثبت شود. بنابراین عملیات اصلاح و تعدیل حساب در پایان دوره مالی را اصلاح حساب در پایان دوره مالی می گویند.

خوب است بدانید:

اصلاح حساب در حسابداری ممکن است در طول دوره مالی یا در پایان سال مالی انجام شود. اما از آنجایی که عملیات تصحیح حساب ها و درج سوابق اصلاحی معمولاً در پایان سال مالی و به عنوان یکی از مهم ترین اقدامات حسابداری پایان سال مالی ثبت می شود.

ضرورت تصحیح حسابها در حسابداری

گزارش های مالی یک واحد اقتصادی می تواند عملکرد واقعی گروه و تصمیم گیری صحیح را به کاربران اعم از تصمیم گیرندگان گروه و حسابرسان و یا سازمان مالیات به آنها کمک می کند تا به روز، واقعی و واقعی باشند. بنابراین با توجه به اصول «تطبیق درآمد و هزینه» و «تحقق درآمد» از اصول و مفروضات حسابداری، حسابداران مجموعه باید اطمینان حاصل کنند که همه درآمدها و هزینه های یک دوره مالی در صورت های مالی همان دوره ثبت می شود.

در این بین ممکن است حسابهایی وجود داشته باشد که با توجه به نوع قرارداد فقط بخشی از آنها در پایان دوره مالی محقق شده باشد. در چنین مواردی، حسابداران قبل ازبستن حساب ها با استفاده از سوابق اصلاحی مناسب، مبالغ محقق شده را شناسایی و در دفاتر قانونی درج کنید؛ همچنین برای موارد محقق نشده در دفاتر ثبت اصلاحی مناسب را در نظر بگیرید.

2 قانون مهم برای تصحیح حساب ها در حسابداری

برای تنظیم و تصحیح انواع حساب ها در حسابداری در پایان سال مالی توجه به دو نکته ضروری است:

• فقط حساب‌های طبیعت مختلط یا حساب‌های درآمد و هزینه ثبت نشده باید اصلاح شوند
• تنظیم و اصلاح حساب در حسابداری منجر به اصلاح اشتباهات حسابداری نمی شود. برای اصلاح اشتباهات مربوط به ثبت رویدادهای مالی در مجله، انتقال آنها به دفتر کل یا موجودی ها با سند تصحیح را ثبت کنید

طبقه بندی تصحیح حساب ها در حسابداری

تعدیل حساب در حسابداری در پایان دوره مالی در یکی از 4 دسته زیر طبقه بندی می شود:

• تعدیل حساب پیش پرداخت هزینه
• تعدیل حساب پیش پرداخت درآمد
• تعدیل حساب هزینه های ثبت نشده
• تعدیل حساب درآمد ثبت نشده

تعدیل حساب هزینه

هر گاه گروه در یک دوره مالی متحمل هزینه ای شود که منافع آن بیشتر از درآمد گروه در آن دوره مالی باشد، هزینه مورد نظر را پیش پرداخت هزینه می گویند. پیش پرداخت به عنوان یکی از دارایی های جاری شناسایی و از حساب آن بدهکار می شود. به بیان ساده تر، پیش پرداخت مبلغی است که گروه با دیگران دارد که پس از انجام تعهد مورد نظر (دریافت کالا یا خدمات) به هزینه تبدیل می شود.

در واقع با دریافت کالا یا تحقق خدمات، بخشی از دارایی مورد استفاده در دوره مالی به هزینه تبدیل می شود. ثبت حسابداری پیش پرداخت به شرح زیر انجام می شود:

ثبت اولیه پیش پرداخت در حساب دارایی

در نتیجه اصلاح حساب پیش پرداخت هزینه‌ها پس از تحقق کالا یا خدمت با ثبت حسابداری زیر انجام می‌شود:

اصلاح حساب پیش پرداختها در پایان دوره مالی

تنظیم حساب قبل از دریافت درآمد

در مواردی که مجموعه مبلغی را از مشتریان خود دریافت می کند، اما تحویل کالا یا خدمت در بیش از یک دوره مالی انجام می شود، مبلغ دریافتی را پیش دریافت می گویند. ماهیت حساب پیش پرداخت بستانکار است. به عبارت دیگر، تا زمانی که گروه به تعهد خود در قبال پرداخت کننده از قبل عمل نکرده باشد، مبلغ دریافتی بدهی است و تنها پس از انجام تعهد به درآمد تبدیل می شود.

ثبت نام اولیه حساب پیش پرداخت به شرح زیر انجام می شود:

ثبت اولیه پیش دریافت در حساب بدهی

در پایان دوره مالی، معادل آن بخش از کالاها یا خدمات ارائه شده به مشتری، از حساب پیش دریافت کسر و در حساب درآمد ثبت می‌شود.

ثبت های اصلاحی در حسابداری مربوط به پیش دریافت‌ها در حسابداری به صورت زیر انجام می‌شود:

اصلاح حساب پیش دریافت

تنظیم حساب هزینه های ثبت نشده

هزینه های ثبت نشده هزینه هایی هستند که تا پایان دوره مالی محقق شده اند اما در دفاتر ثبت نشده اند. از جمله این هزینه ها می توان به سود روزانه وام های دریافتی و یا حقوق محقق شده کارکنان تا پایان سال مالی اشاره کرد که باید به عنوان بهای تمام شده دوره مالی جاری ثبت شود.

انواع حساب‌های هزینه ثبت‌نشده که باید در پایان دوره مالی اصلاح شوند عبارتند از:

• محاسبه هزینه های روزانه جاری، مانند هزینه حقوق کارکنان یا بهره وام
• حساب استهلاک دارایی ها
• حساب الزامات اداری

تغییر حساب هزینه های روزانه جاری

این هزینه ها هزینه هایی هستند که به صورت روزانه محقق می شوند. برای مثال ثبت اصلاحی هزینه حقوقپرداخت شده و ثبت نشده در پایان دوره مالی به شرح زیر است:

اصلاح حساب هزینه های ثبت نشده

اصلاح حساب استهلاک دارایی ها

یکی از مهم‌ترین موارد اصلاح حساب در حسابداری، تعدیل حساب استهلاک دارایی ها در پایان دوره مالی است. بدین ترتیب بخشی از دارایی که طی دوره مالی استفاده شده از ارزش دارایی کسر می‌شود. ثبت اصلاحی این حساب عبارت است:

ثبت استهلاک دارایی ها در پایان سال مالی

اصلاح حساب ملزومات

لوازم اداری بخشی از دارایی جاری مجموعه است که در حین کار جاری از بین می رود. اصلاح حساب مورد نیاز در پایان دوره مالی به شرح زیر است:

ثبت اصلاحی حساب ملزومات اداری

تنظیم حساب درآمد ثبت نشده

نوع دیگر اصلاح حساب در حسابداری، اصلاح حساب درآمد محقق شده ثبت نشده (وصول نشده) تا پایان دوره مالی است. نمونه ای از این نوع درآمد را می توان معادل درآمد تحقق یافته مربوط به خدمات ارائه شده تا پایان دوره مالی جاری در نظر گرفت. ثبت‌های اصلاحی پایان سال مربوط به این حساب‌ها به شرح زیر انجام می‌شود:

اصلاح حساب درآمدهای ثبت نشده

آخرین کلمه

اصلاح حساب در حسابداری یکی از اصلی ترین عملیاتی است که حسابداران به خصوص در پایان سال مالی ملزم به انجام آن هستند. زیرا برخی رویدادهای مالی بر نتایج عملیات بیش از یک دوره مالی تأثیر می گذارد. ثبت اصلاحات در حسابداری برای تهیه و تهیه صورتهای مالی دقیق و قابل اعتماد برای تصمیم گیری ضروری است. اصلاح حسابها در حسابداری و تهیه و تنظیم صورتهای مالی به روز و دقیق در سایه آموزش حسابداری جامع و کاربردی است