سیستم حسابداری چیست؟

اگر صاحب مشاغل هستید یا حسابداری تخصص شماست ، بهتر است بدانید که چگونه سیستم حسابداری کار می کند. به این ترتیب ، شما در این زمینه توسط رقبای خود عقب نشینی نخواهید کرد و می توانید با ارائه بهترین عملکردها ، موقعیت خود را در بین بهترین ها برقرار کنید. در این مقاله ، ما سیستم حسابداری را از جنبه های مختلف بررسی می کنیم تا بتوانید همه چیز را که در یک منبع لازم دارید یاد بگیرید. پیشنهاد می کنیم تا پایان با ما همراه باشید.

سیستم حسابداری

سیستم حسابداری مجموعه ای از مؤلفه های بهم پیوسته در یک سازمان است که اثرات مالی وقایع را به گزارش ها و صورتهای مالی تبدیل می کند. در واقع این سیستم روش نگهداری سوابق تجاری است. معاملات مانند صورتحساب ، پولی که از حساب بانکی تجارت گرفته می شود ، فاکتورهای تأمین کنندگان و پول صرف شده برای هزینه های تجاری در این سیستم قرار می گیرد.

هدف از سیستم حسابداری چیست؟

سیستم حسابداری امکان ردیابی پول ورودی و خروجی کسب و کار را فراهم می کند. در حقیقت ، این سیستم راهی برای نگه داشتن سوابق مالی است و از آن برای ضبط معاملات ، فاکتورها ، قبض های فروشنده و سایر درآمد و هزینه ها استفاده می شود.

انواع سیستم های حسابداری مورد استفاده در سازمان ها

دو نوع سیستم حسابداری وجود دارد: اولین سیستم تک ورود است که در آن یک تجارت کوچک هر معامله را به عنوان یک خط واحد در دفترچه ثبت می کند. سیستم دیگر یک سیستم دو طرفه است که در آن هر تراکنش به عنوان بدهکار و بستانکار در حساب های جداگانه ثبت می شود. سیستم دو ورودی موجودی دفاتر شرکت را تضمین می کند.

تفاوت بین سیستم یک طرفه و دو طرفه

تفاوت این سیستم ها در این است که سیستم یک طرفه معمولاً توسط مشاغل بسیار کوچک به دلیل سادگی استفاده می شود. شاید یک تجارت در یک روز معاملات زیادی انجام ندهد ، یا این یک مالکیت تنها است و مالک به حسابداری گسترده احتیاج ندارد یا وقت کافی در دسترس ندارد. سیستم یک طرفه ساده است، نیازی به آموزش ندارد و هزینه های عملیاتی پایینی دارد زیرا به نرم افزار پیچیده نیاز ندارد. برای این منظور، یک صاحب کسب و کار کوچک در صورت تمایل می تواند یک سیستم حسابداری واحد را در اکسل پیاده سازی کند.

اما سیستم تک ورودی نیز مشکلاتی دارد. به دلیل ماهیت ناقص داده های وارد شده، گزارشگری مالی مناسب امکان پذیر نیست. به این ترتیب، انجام تجزیه و تحلیل مالی و برنامه ریزی منابع برای آینده برای صاحب کسب و کار دشوار است. علاوه بر این، خطاها بیشتر نادیده گرفته می شوند و سرقت احتمال کمتری برای شناسایی دارند زیرا موجودی دارایی در محل وجود ندارد. در نهایت، مقامات مالیاتی سیستم حسابداری یک طرفه را برای اهداف گزارشگری به رسمیت نمی شناسند.

از سوی دیگر، سیستم دو ورودی یک فرآیند حسابداری بسیار دقیق تر است که معمولاً توسط مشاغل بزرگتر استفاده می شود. این سیستم سوابق کامل و امکان ایجاد صورت های مالی مناسب را فراهم می کند و خطاها با سرعت بیشتری شناسایی می شوند. بنابراین، سیستم حسابداری دوطرفه تصویر بسیار دقیق تری از امور مالی یک شرکت ترسیم می کند. با وجود این، اجرای سیستم دو ورودی گران، اغلب پیچیده و زمان بر است.

اجزای اصلی سیستم های حسابداری

وقتی در مورد سیستمی که توسط یک نهاد تجاری یا مشاغل برای جمع آوری ، ذخیره و پردازش داده های حسابداری برای تهیه صورتهای مالی و سایر گزارش های مالی استفاده می شود ، صحبت می کنیم ، مؤلفه های زیر در نظر گرفته می شوند:

1. حسابدارانی که نرم افزار اجرا می کنند یا تراکنش ها را به صورت دستی ثبت می کنند،
2. فرآیندها و رویه هایی که مطابق با رویه های حسابداری واحد تجاری ایجاد می شوند،
3. فرم های ورودی و خروجی داده طراحی شده با فرمت های مناسب،
4. سیستم کنترل داخلی تعبیه شده است،
5. متخصصان فناوری اطلاعات که به اطمینان از عملکرد صحیح نرم افزار کمک می کنند.

عوامل سیستم های حسابداری چیست؟

این عوامل عبارتند از:

نظام حقوقی، سیستم مالیاتی، ارائه دهنده مالی و فرهنگ.

به عنوان یک سیستم حسابداری، منظور ما روش های حسابداری است که یک شرکت برای تهیه گزارش مالی سالانه خود استفاده می کند.

اثر استفاده از سیستم های اطلاعات حسابداری

سود را می‌توان با کمک سیستم‌های اطلاعات حسابداری با بهبود تصمیم‌گیری مدیریتی، تقویت کنترل‌های داخلی، ایجاد گزارش‌های مالی و شاخص‌های عملکرد بهتر و تسریع در فرآیند تراکنش‌های مالی افزایش داد.

یافته‌ها نشان می‌دهند که بیشترین تأثیر فناوری اطلاعات بر حسابداری، توانایی شرکت‌ها برای توسعه و استفاده از سیستم‌های رایانه‌ای برای پیگیری و ثبت تراکنش‌های مالی در تسهیل تصمیم‌گیری مدیریت، کنترل‌های داخلی و کیفیت گزارش‌گری مالی است.

عملیات انجام شده در یک سیستم حسابداری (چرخه حسابداری هشت مرحله ای)

چرخه حسابداری هشت مرحله ای با ثبت معاملات شرکت به صورت جداگانه آغاز می شود و با گزارش جامع فعالیت های شرکت برای دوره زمانی چرخه مشخص به پایان می رسد. بسیاری از شرکت ها از نرم افزار حسابداری برای خودکارسازی چرخه حسابداری استفاده می کنند. این اقدام کار حسابداران را بهینه می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد تا تاریخ‌های چرخه را برنامه‌ریزی کنند و گزارش‌ها را دریافت کنند.

هر شرکت معمولاً باید چرخه حسابداری هشت مرحله‌ای را به روش‌های خاصی تغییر دهد تا با مدل کسب‌وکار و شیوه‌های حسابداری خود مطابقت داشته باشد. شرکت ها می توانند بین حسابداری یک طرفه و دو طرفه یکی را انتخاب کنند. حسابداری دوطرفه هر سه صورت مالی اصلی را تهیه می کند: صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد.

معاملات را شناسایی کنید

اولین مرحله در چرخه حسابداری شناسایی معاملات است. شرکت ها در طول چرخه حسابداری معاملات زیادی خواهند داشت که هر یک از آنها باید به درستی در دفاتر شرکت ثبت شود، زیرا نگهداری سوابق برای همه انواع معاملات ضروری است. بسیاری از شرکت ها از فناوری نقطه فروش استفاده می کنند. علاوه بر فروش، هزینه هایی نیز وجود دارد که می تواند انواع مختلفی داشته باشد.

تراکنش‌ها را در یک مجله ثبت کنید

مرحله دوم در چرخه ایجاد ورودی‌های مجله برای هر تراکنش است. فناوری نقطه فروش می تواند به ترکیب مراحل یک و دو کمک کند، اما شرکت ها باید هزینه های خود را نیز پیگیری کنند. انتخاب بین حسابداری تعهدی و نقدی زمان ثبت رسمی معاملات را تعیین می کند.

پیام

هنگامی که تراکنش به عنوان یک مجله داخلی ثبت می شود، باید به حساب مربوطه در دفتر کل پست شود. دفتر کل خلاصه ای از تمام فعالیت های حسابداری بر اساس حساب را ارائه می دهد. با کمک آن، حسابدار می تواند موقعیت ها و موقعیت های مالی را با حساب کنترل کند. یکی از رایج ترین حساب هایی که در دفتر کل به آن اشاره می شود، حساب نقدی است که میزان وجه نقد موجود را مشخص می کند.

در گذشته استاندارد طلایی برای ثبت معاملات دفتر کل بود، اما امروزه که تقریباً تمام حسابداری به صورت الکترونیکی انجام می شود، اهمیت دفتر کل کمتر از قبل است زیرا همه تراکنش ها به صورت خودکار ثبت می شوند.

تراز آزمایشی حساب تعدیل نشده

در پایان دوره حسابداری، مانده آزمایشی به عنوان مرحله چهارم در چرخه حسابداری محاسبه می شود. تراز آزمایشی موجودی های تنظیم نشده برای آزمایش، تجزیه و تحلیل به مرحله پنجم منتقل می شود (این کار معمولاً به صورت الکترونیکی و خودکار انجام می شود). هدف از این مرحله اطمینان از برابری کل مانده اعتبار و بدهی است. اگر این اعداد مطابقت نداشته باشند، این سیستم ممکن است دچار مشکل شود.

کاربرگ

تحلیل کاربرگ و شناسایی ورودی‌های نظارتی مرحله پنجم را تشکیل می‌دهد. یک کاربرگ ایجاد و استفاده می شود تا اطمینان حاصل شود که بدهی ها و اعتبارات برابر هستند. در صورت وجود مغایرت در این مورد، باید اصلاح شود. علاوه بر شناسایی هر گونه خطا، هنگام استفاده از حسابداری تعهدی، ممکن است لازم باشد ورودی ها را برای تطبیق درآمد و هزینه تنظیم کنید.

تنظیم ورودی گزارش

در مرحله ششم، یک حسابدار تنظیمات را انجام می دهد. لازم است تنظیمات را در قالب نوشته های مجله ثبت کنید.

صورتهای مالی

بعد از اینکه شرکت کلیه ورودی ها را تعدیل کرد، در مرحله هفتم صورت های مالی خود را تهیه می کند. در اکثر شرکت‌ها، صورت‌های مالی شامل صورت‌های سود و زیان، ترازنامه، و صورت‌های جریان نقدی است.

بستن دفاتر

در نهایت، یک شرکت چرخه حسابداری را در مرحله هشتم با بستن دفاتر در پایان روز در تاریخ بسته شدن مشخص شده به پایان می‌رساند. موارد بسته گزارشی برای تجزیه و تحلیل عملکرد در طول دوره ارائه می دهند.

پس از بسته شدن، چرخه حسابداری دوباره برای یک دوره گزارش جدید شروع می شود. بسته شدن معمولاً زمان خوبی برای تشکیل پرونده، برنامه ریزی برای دوره گزارش بعدی و مرور تقویم برای رویدادها و کارهای آینده است.

نحوه طراحی یک سیستم حسابداری

مراحل کلیدی در طراحی یک سیستم حسابداری عبارتند از:

ارزیابی نیازهای سازمان و تعیین گزارش مالی خاص از الزامات مدیریتی سازمان با در نظر گرفتن عواملی مانند: ماهیت کسب و کار، اندازه آن، صنعت و محیط نظارتی.

کدام مشاغل به نرم افزار حسابداری نیاز دارند؟

شرکت‌های صورت‌حساب مبتنی بر پروژه، فریلنسرها و مشاورانی که با مشتریان در پروژه‌ها یا مشاغل کار می‌کنند، باید به دنبال نرم‌افزار حسابداری باشند که به آنها کمک می‌کند وظایف و بودجه پروژه خود را پیگیری کنند. این نرم‌افزار باید به شما امکان می‌دهد که زمان پیگیری و هزینه‌های پروژه را از مشتریان صورت‌حساب کنید.

مراحل پیاده سازی سیستم حسابداری

1. برنامه ریزی برای اجرا / شروع پروژه

ابتدا باید چندین بخش اصلی پروژه را تعریف کنید.

• هدف (واقع بینانه)
• محدوده
• خطرات
• فرض
• موارد تحویل

وقتی اینها را تعریف کردید، باید برای کل پروژه برنامه داشته باشید. علاوه بر این، فرآیندها و الزامات کسب و کار خود را بررسی کنید و مناطقی را که نیاز به بهبود دارند و همچنین زمینه هایی که به خوبی کار می کنند را بیابید و آنها را در برنامه پروژه خود بگنجانید.

1. نصب نرم افزار

اکنون، باید نرم افزار را روی رایانه خود نصب کنید. باید مطمئن شوید که سخت افزار و شبکه مورد استفاده می تواند سیستم جدید شما را پشتیبانی کند و سخت افزار لازم تنظیم شده است.

1. آموزش پروژه تیمی

در این مرحله، نحوه استفاده از سیستم ها را به کارمندان آموزش نمی دهید. در عوض، به آنها یاد می‌دهید که چگونه در فرآیند پیاده‌سازی شرکت کنند تا همه چیز تا حد امکان راحت پیش برود.

1. طراحی سیستم

قبل از اینکه بتوانید سیستم را با کسب و کار خود تطبیق دهید، باید برنامه را طراحی کنید. این برنامه حاوی اطلاعاتی در مورد تمام توابع، تراکنش ها، فرآیندها، امنیت و ساختار پایگاه داده/کدگذاری است. در پایان این مرحله، یک فایل سیستمی طراحی شده خواهید داشت که نشان می دهد هدف نهایی شما آماده پیاده سازی است.

1. پیکربندی سیستم حسابداری

اکنون، شما با یک مشاور کار می کنید تا سیستم حسابداری خود را بر اساس سند طراحی سیستم متناسب با کسب و کار خود تنظیم کنید. همه چیز باید آزمایش شود تا مطمئن شوید که در این مرحله کار می کند. سپس امضا می کنید که سیستم قابل قبول است.

1. پاک کردن سوابق در سیستم قدیمی

قبل از انتقال داده، سوابق خود را در سیستم قدیمی که با آن آشنا هستید پاک کنید. انجام این کار انتقال به سیستم جدید را بسیار قابل مدیریت می کند.

1. انتقال داده

زمان انتقال تمام داده ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید فرا رسیده است. در این مرحله، باید تمام فعالیت های مورد نیاز برای انتقال به سیستم جدید را برنامه ریزی کنید.

1. سیستم های آموزشی

منابع رایگان – مانند وبینارها – برای آموزش کارمندان در مورد نحوه استفاده بهتر از سیستم ارائه شده است.

1. به صورت آنلاین بروید

در نهایت، باید در نرم افزار آنلاین شوید. شما تمام تحولات را انجام داده اید.

1. پشتیبانی پس از عمل جراحی

شرکت نرم افزار شما اکنون باید از طریق یک مرکز پشتیبانی یا چیزی مشابه پشتیبانی مداوم ارائه دهد.

نحوه انتخاب بهترین سیستم حسابداری

1. مقیاس پذیری

هنگام تصمیم گیری، مقیاس پذیری نرم افزار حسابداری را در نظر بگیرید. ممکن است شرکت شما در حال حاضر کوچک باشد، اما همانطور که رشد می کنید، به نرم افزاری نیاز خواهید داشت که بتواند با نیازهای رو به رشد کسب و کار شما سازگاری داشته باشد. به دنبال نرم افزاری باشید که طیف وسیعی از ویژگی ها را ارائه می دهد و می تواند حجم رو به رشدی از تراکنش ها و کاربران را مدیریت کند.

1. امنیت

امنیت باید اولویت اصلی هر شرکت حسابداری باشد و نرم افزار حسابداری شما نباید از این قاعده مستثنی باشد. مطمئن شوید که نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید اقدامات امنیتی قوی مانند احراز هویت دو مرحله‌ای، رمزگذاری داده‌ها و پشتیبان‌گیری منظم ارائه می‌دهد. همچنین، سوابق فروشنده را برای نقض اطلاعات یا حملات سایبری بررسی کنید.

1. سازگاری

قبل از تعهد به هر محصولی، مطمئن شوید که نرم افزار حسابداری با سایر برنامه های نرم افزاری که در شرکت خود استفاده می کنید، سازگار است. این شامل ابزارهایی مانند نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار مالیاتی و سایر نرم افزارهای مدیریت مالی است. آخرین چیزی که شما می خواهید سرمایه گذاری در نرم افزاری است که با سیستم های موجود شما ادغام نمی شود و منجر به خطاهای ورود به اطلاعات و کاهش بهره وری می شود.

1. قابلیت استفاده

نرم افزار حسابداری باید کاربر پسند باشد. سیستم های پیچیده ای که نیاز به آموزش گسترده دارند و یا حرکت آنها دشوار است می توانند منجر به از دست دادن بهره وری ، خطاهای ورود به اطلاعات و ناامیدی کارکنان شوند. به دنبال نرم افزاری باشید که رابط کاربری تمیز و شهودی داشته باشد، ویژگی های مفیدی را ارائه دهد و پشتیبانی قابل اعتماد مشتری را ارائه دهد.

1. قیمت

هزینه نرم افزار می تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد، از گزینه های رایگان گرفته تا موارد دیگر که می تواند میلیاردها هزینه داشته باشد. قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری، بودجه شرکت خود را مشخص کنید و نرم افزاری متناسب با بودجه خود انتخاب کنید. اما به خاطر داشته باشید که ارزان ترین گزینه ممکن است همیشه از نظر کیفیت و ویژگی ها بهترین نباشد.

1. پشتیبانی مشتری

در نهایت، مطمئن شوید که فروشنده پشتیبانی قابل اعتماد مشتری را ارائه می دهد. اگر مشکلی در نرم افزار شما پیش آمد، باید به پشتیبانی مشتری دسترسی داشته باشید تا مشکل را سریع حل کنید. به دنبال نرم افزاری باشید که طیف وسیعی از گزینه های پشتیبانی مانند پشتیبانی ایمیل، تلفن و چت را ارائه می دهد. همچنین، شهرت فروشنده را برای پشتیبانی مشتری و زمان بازگشت برای حل مشکلات در نظر بگیرید.

با انتخاب نرم افزار مقیاس پذیر، ایمن، سازگار، کاربرپسند، مقرون به صرفه با پشتیبانی قابل اعتماد مشتری، شرکت شما می تواند فرآیندهای حسابداری را ساده کند، خطاها را کاهش دهد و بهره وری را افزایش دهد.

آخرین کلمه

در این مقاله  سعی کردیم هر آنچه در مورد سیستم حسابداری باید بدانید را با شما به اشتراک بگذاریم. با توجه به تاثیر فناوری اطلاعات بر حسابداری، توانایی شرکت ها در توسعه و استفاده از سیستم های کامپیوتری برای پیگیری و ثبت تراکنش های مالی در تسهیل تصمیم گیری مدیریت، کنترل های داخلی و کیفیت گزارشگری مالی، به اهمیت سیستم حسابداری در توسعه کسب و کار.