سند حسابداری+انواع و مراحل ثبت سند✅
سند حسابداری
در این قسمت از مقاله قصد داریم توضیح دهیم که سند حسابداری چیست؟ بیایید یک بررسی کامل از انواع آن انجام دهیم. به طور معمول در هر کسب و کاری یک سری مسائل مالی و حسابداری وجود دارد که هر کدام بسیار مهم هستند و در صورت بروز هر اتفاق غیرمنتظره ای ممکن است ضرر و زیان زیادی به کسب و کار وارد شود، بنابراین لازم است هرگونه مالی و رویدادهای حسابداری باید در جایی نگهداری شود و سند حسابداری بهترین راه حل در این زمینه است. تهیه سند حسابداری مستلزم گذراندن یک سری مراحل خاص است. در این مقاله سعی شده است توضیحات کاملی در مورد چنین موضوعاتی ارائه شود.
سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری مجموعه ای از رویدادهای مالی و حسابداری است که حداقل یک بستانکار و یک بدهکار دارد و طی یک فرآیند مالی خاص رخ می دهد. اسناد مالی و حسابداری برای اینکه بتوان استناد کرد باید تاریخ دقیق و دوره مالی مشخصی داشته باشد. انواع مختلف اسناد حسابداری ممکن است موقت یا دائمی باشند یا ممکن است از طریق یک سری یادداشت تکمیل شوند. یکی از نکات مهم در تهیه این گونه اسناد، مشخص بودن نوع آنهاست تا در مراجع بعدی به راحتی بتوان آنها را یافت.
برای ثبت هر رویداد مالی از اسناد حسابداری استفاده می شود. هر سند حسابداری دارای یک سری اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی جداگانه است. تاریخ و زمان دقیق وقوع رویداد مالی، مبلغ و حساب های مربوطه از جمله پارامترهای مهم در سند حسابداری است. معاملات مالی و حسابداری قبل از ثبت در دفاتر روزنامه در اسناد حسابداری ثبت می شود. تمام رویدادهای مالی از یک سری اسناد اولیه مانند صورتحساب ها و فاکتورها در اسناد حسابداری ثبت می شوند.
در واقع می توان گفت اسناد حسابداری مبنای تهیه صورت های مالی برای کلیه مراکز اداری و سازمان های مختلف می باشد زیرا کلیه معاملات تجاری و رویدادهای مالی شرکت در آن ثبت می شود. به طور معمول نرم افزارهای حسابداری این امکان را برای همه کاربران فراهم می کند که کلیه اسناد حسابداری حقوق و دستمزد، خرید و فروش کالا و … را به صورت خودکار در سیستم ثبت کنند که این امر خطای انسانی را تا حد زیادی کاهش می دهد و در نتیجه این گونه اسناد حسابداری جامع تر و جامع تری ارائه می دهد. گزارش های دقیق به مردم
یکی از مهمترین کاربردهای سند حسابداری، تقسیم بندی و دسترسی سریع به کلیه رویدادهای مالی یک سازمان است. کلیه اسناد حسابداری در واقع شواهد یک معامله هستند که در زمان حسابرسی مالیاتی بسیار مهم است. این گونه اسناد حسابداری می تواند گزارش های مربوط به سود و زیان هر پروژه یا به طور کلی تمامی پروژه ها را در اختیار مدیران مالی قرار دهد.
سند حسابداری شامل چه اجزایی است؟
معمولا برگه یا سند حسابداری شامل اجزای مختلفی است که وجود همه این اجزا برای تشکیل این برگه بسیار واجب و ضروری است. برخی از اجزای مختلف برگه یا سند حسابداری به شرح زیر است:
حساب های مالی: برای راه اندازی هر رویداد مالی به دو نوع حساب بانکی مختلف نیاز است. یکی از این حساب های بانکی باید متعلق به بدهکار و دیگری متعلق به بستانکار باشد.
شماره سند حسابداری: شماره سند حسابداری از دیگر وظایف تنظیم سند می باشد به این صورت که هر سند حسابداری دارای شماره می باشد و این اعداد بیانگر انواع ترتیب و ترتیب اسناد حسابداری می باشد.
تاریخ سند حسابداری: هر رویداد مالی در تاریخ و زمان خاصی رخ می دهد، بنابراین هر سند حسابداری ملزم به داشتن و ثبت تاریخ وقوع است. اسناد حسابداری بر اساس تاریخ های مشخص تنظیم می شود و تنظیم سند حسابداری بدون تاریخ ثبت تقریباً غیرممکن است.
انواع اسناد حسابداری
سند حسابداری دستی: این گونه اسناد معمولاً چاپ می شوند و حسابدار به صورت دستی داده های مورد نظر را در آن وارد می کند. در زمان حاضر استفاده از اسناد حسابداری دستی به حداقل رسیده است و شرکت ها و صاحبان مشاغل مختلف به سمت اسناد حسابداری دیجیتال یا کامپیوتری می روند.
سند حسابداری رایانه ای: معمولاً نرم افزار حسابداری انواع اسناد و فرمت های مختلفی را در اختیار اپراتورهای مختلف قرار می دهد. یک حسابدار علاوه بر ورود آسانتر و سریعتر اطلاعات، توانایی استخراج سیستماتیک انواع گزارشات را نیز دارد.
سند ساده حسابداری: به مجموعه اسنادی که فقط شامل بدهکار و بستانکار می شود و یا فقط دو ماده دارند سند حسابداری ساده می گویند. ویژگی اصلی این نوع اسناد حسابداری، سادگی بررسی آن و سهولت در ورود آن به سیستم است.
سند حسابداری مرکب: به مجموعه ای از اسناد که بیش از دو ماده دارند سند حسابداری مرکب می گویند. در سند حسابداری مرکب امکان ثبت همزمان چند بدهکار و چند طلبکار وجود دارد. همچنین فروش اعتباری و نقدی نیز در آن دیده می شود.
همچنین لازم به ذکر است که سند حسابداری دائمی ثبت و تایید شده است و امکان تغییر و اصلاح در آن وجود ندارد اما سند حسابداری موقت همانطور که از نام آن پیداست به ثبت رسیده است. اما امکان ایجاد تغییرات در آن وجود دارد. این اسناد به پنج دسته تقسیم می شوند که عبارتند از:
- سند حسابداری موقت موقت: در این گونه اسناد، رویدادهای جاری و روزانه ثبت می شود.
- سند سیستم: این گونه اسناد به طور خودکار از سیستم استخراج می شوند، مانند فاکتورهای فروش.
- سند افتتاحیه: این گونه اسناد در ابتدای هر دوره مالی برای انتقال اطلاعات مربوط به سال قبل تنظیم می شود.
- سند اختتامیه: این گونه اسناد معمولاً در پایان هر دوره مالی برای بستن نهایی حساب ها استفاده می شود.
- صورت سود و زیان: در واقع یکی از اصلی ترین انواع اسناد حسابداری است و معمولا برای بستن حساب های موقت استفاده می شود.
انواع مختلف سند حسابداری با توجه به نوع رویداد
سند بسته شدن حساب: آن دسته از اسنادی که به صورت خودکار برای بستن حسابهای سود و زیان موقت استفاده میشوند و قابل ویرایش نیستند، به عنوان اسناد بسته شدن حساب نامگذاری میشوند.
سند حسابداری اختتامیه: به مجموعه اسنادی که در پایان دوره های مالی برای بستن حساب های دائمی یا ترازنامه ثبت می شود، اسناد اختتامیه می گویند. اسناد حسابداری بسته به هیچ وجه قابل ویرایش نیست.
سند عمومی: به مجموعه اسنادی که توسط استفاده کنندگان ثبت می شود و امکان تعیین و تشخیص ماهیت بدهکار و بستانکار اسناد توسط کاربران وجود دارد، سند عمومی نامیده می شود.
سند سیستمی: به یک سری از اسنادی که به صورت خودکار در زیر سیستم های نرم افزار حسابداری صادر می شوند و غیر از شرح مقاله، امکان تغییر هیچ یک از قسمت های دیگر آنها وجود ندارد، سند سیستمی نامیده می شود.
سند افتتاحیه: به مجموعه اسنادی که در ابتدای هر دوره برای شروع دوره جدید و انتقال مانده دوره قبل استفاده می شود، اسناد افتتاحیه می گویند. در ابتدای دوره های مالی امکان تغییر در اسناد افتتاحیه وجود دارد اما در دوره مالی دوم دیگر مجوز ویرایش اسناد افتتاحیه دوره های قبل یافت نمی شود.
مراحل ثبت سند حسابداری
برای ثبت اسناد حسابداری باید یک سری مراحل طی شود که هر یک از این مراحل در زیر توضیح داده شده و شامل موارد زیر است:
چاپ اسناد تایید شده: پس از تهیه اسناد حسابداری باید آنها را پرینت کرده و مدارک مربوطه را به آنها پیوست کنید. پس از تایید افراد مجاز، سند رسمیت می یابد.
بررسی و تایید سند: پس از پرینت و تکمیل مراحل مدارک، فصول انتخابی مورد تجزیه و تحلیل و کنترل قرار می گیرد و با تایید مدارک، سند به مراجع بالاتر ارسال می شود. پس از تایید اسناد توسط افراد مجاز، افراد مجاز مدارک مربوطه را امضا می کنند و به این ترتیب مبلغ سند تایید می شود.
تعریف رویدادهای مالی و تهیه اسناد: برای ایجاد سند حسابداری ابتدا باید رویدادهای مالی رخ دهد و سپس در مرحله بعد اسناد تایید کننده رویدادهای مالی به اسناد مربوطه پیوست شود. کاملاً ضروری است که اسناد پیوست قابل تأیید باشد و با شرح رویداد مطابقت داشته باشد.
تجزیه و تحلیل جزئیات رویدادهای مالی: برای هر یک از دفاتر حسابداری سرفصل های مختلفی دیده می شود که با استفاده از آنها می توان جزئیات رویدادهای مالی را دانست که در آن سرفصل رویداد مالی باید ثبت شود. تحلیل دقیق رویدادهای مالی با هدف جلوگیری از خطاها و اشتباهات در زمان گزارش دهی انجام می شود.
هدف از ثبت سند حسابداری
به طور کلی می توان توضیح داد که اسناد حسابداری به منظور ثبت نتایج مالی و رویدادهای مالی رخ داده توسط اشخاص حقیقی و حقوقی مورد استفاده قرار می گیرد. اطلاعات رویدادهای مختلف مانند فاکتورهای فروش، قبوض و … در اسناد حسابداری ثبت می شود. با وجود اسناد حسابداری امکان ثبت اشتباهات و اشتباهات در دفاتر روزنامه کاهش می یابد.
برای توضیح این سوال که هدف از ثبت اسناد مالی و حسابداری چیست؟ به این ترتیب می توان گفت که با ثبت اسناد حسابداری از فراموشی عملیات مالی جلوگیری شده و امکان تهیه و تنظیم گزارش های حسابداری فراهم می شود. در تمامی شرکت ها اسناد مالی برای جلوگیری از حذف، از دست دادن و دستکاری حفظ می شود.
کلیه امور مالیاتی شرکت های مختلف از قبیل مالیات بر ارزش افزوده و بررسی صورت های مالی و … با در نظر گرفتن اسناد حسابداری ثبت شده انجام می شود و در صورت مشاهده ایراد در ثبت اسناد، شرکت موظف به پرداخت خواهد بود.
شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.