تحریر دفاتر مالی

یکی از مهمترین وظایف حقوقی بسیاری از مشاغل، نگارش صحیح دفاتر حقوقی است. به نحوی که مورد قبول سازمان مالیاتی باشد. از آنجایی که نحوه نگارش دفاتر قانونی و ثبت اطلاعات در این دفاتر تابع قوانین خاصی است، این موضوع به یکی از بزرگترین دغدغه های برخی از حسابداران تبدیل شده است. در این مقاله در ابتدا فیلمی از نحوه نگارش اسناد حقوقی را برای درک بهتر شما قرار داده ایم، با ما همراه باشید.

دفاتر قانونی در حسابداری چیست؟

دفتر حقوقی دفتری است که کلیه رویدادهای مالی یک مجتمع اقتصادی اعم از بدهی و بستانکاری به ترتیب وقوع در آن ثبت می شود. این دفاتر بر اساس اهمیتی که برای مجموعه اقتصادی دارند به دو دسته تقسیم می شوند:

دفاتر رسمی حقوقی؛ مانند روزنامه و دفتر کل

دفاتر حقوقی کمکی (غیررسمی)؛ مثل یه دفتر خاص

انواع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری

هر دفتر حسابداری قانونی برای ثبت اطلاعات خاص آماده است. به مثال های زیر توجه کنید:

کتاب مجله: اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه رویدادهای مالی و حسابداری خود را با رعایت اصول و استانداردهای پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در این کتاب ثبت می کنند. در زیر نمونه ای از روزنامه را مشاهده می کنید.

دفتر کل: عملیات ثبت شده در مجله بر اساس سرفصل یا کدگذاری حساب ها در صفحات دفتر ثبت می شود. به این ترتیب تهیه صورت های مالی پایه (صورت سود و زیان و ترازنامه) آسان تر خواهد بود.

دفتر بازرگانی (دفتر درآمد و هزینه): صاحبان مشاغل گروه دوم و سوم می توانند بر اساس تاریخ وقوع معاملات خود را در این اداره ثبت کنند. به طوری که در پایان سال می توان مجموع درآمد و هزینه های شغلی مودی را تعیین و از آن حساب سود و زیان را تعدیل کرد. حداقل ستون های این کتاب عبارتند از: تاریخ، شرح معامله، درآمد، بهای تمام شده و دارایی های استهلاک پذیر

  نکته

پس از آخرین اصلاح آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، تنها ملاک ارزیابی حوزه مالیاتی، بررسی دفاتر مهر قانونی، دفاتر روزنامه و کل است و دفاتر درآمد و هزینه از ضوابط ارزیابی حذف شده اند.

دفتر اختصاصی: برای تفکیک هر یک از حساب های دفتر کل با توجه به شرایط حساب، از یک دفتر ویژه خاص استفاده می شود. از انواع دفاتر ثبتی می توان به دفاتر بدهکاران، بانک ها و املاک اشاره کرد. کارت های حساب (دستی یا ماشینی) نیز نمونه هایی از دفاتر خاص هستند.

دفتر دارایی: در گذشته کلیه دارایی ها (منقول و غیرمنقول) و همچنین مطالبات و دیون اشخاص (حقیقی و حقوقی) در این دفتر ثبت می شد. (ماده 9 قانون تجارت) امروزه با استفاده گسترده از ترازنامه نیازی به تهیه دفتر دارایی و نوشتن دفتر املاک نیست.

دفتر کپیه: در گذشته کلیه صورتحساب ها و نامه های اداری به ترتیب تاریخ وقوع در دفتری به نام دفتر کپیه ثبت می شد. (ماده 10 قانون تجارت) امروزه استفاده از نرم افزار حسابداری نیاز به این دفتر را از بین برده است.

نکته

گاهی ممکن است برخی از مجتمع های اقتصادی به دلیل نوع فعالیت خود به دفاتر کمکی دیگری نیاز داشته باشند. این مقاله صرفا به آموزش دفترداری روزنامه و عمومی می پردازد و آموزش نگارش کتاب های دیگر مانند نحوه نگارش دفتر انبار در این مقاله نمی گنجد.

دلیل قانونی تهیه دفاتر روزنامه و کل چیست؟

اولین و مهمترین دلیل نوشتن دفاتر حقوقی، سهولت در نگهداری مدارک و اسناد مورد نیاز سازمان مالیاتی برای بررسی عملکرد مجتمع اقتصادی حتی پس از گذشت چندین سال بدون مفقود شدن آنهاست. نگهداری اسناد و مدارک برای چندین سال طبق مفاد قانون ارزش افزوده الزامی است. اما دلایل دیگری برای نوشتن دفاتر حسابداری وجود دارد که در ادامه به آنها می پردازیم:

نمایش اطلاعات دقیق هر حساب و موجودی آنها

طبقه بندی اطلاعات مالی مجموعه بر اساس تاریخ جهت دسترسی آسانتر

کاهش اشتباهات حسابداری مانند ثبت مکرر یا عدم ثبت اسناد

نمایش کامل اطلاعات هر رویداد به همراه طرف های حساب مربوطه

زمان دریافت دفاتر حقوقی یا حسابداری

کلیه اشخاص حقوقی و حقیقی گروه اول باید دفاتر حقوقی هر دوره مالی را قبل از شروع سال مربوطه دریافت کنند. به این ترتیب شرکت ها باید درخواست دریافت و مهر دفاتر قانونی سالانه خود را در پایان اسفند ماه قبل از شروع سال مالی به اداره ثبت شرکت ها ارسال کنند.

  نکته

حتما پس از تحویل، کتاب های مهر و موم شده را چک کنید و شماره مهر صفحه اول کتاب ها را با شماره بارکد حک شده روی مهر مطابقت دهید. همچنین مهر و امضا، تاریخ تحویل دفتر (قبل از شروع سال مالی)، نام شرکت و شماره ثبت آن را بررسی و در صورت مغایرت به اداره ثبت شرکت اطلاع دهید.

زمان تحویل دفاتر حقوقی یا حسابداری

پس از دریافت دفاتر قانونی از اداره پست و بررسی آنها، حسابداران موظفند کلیه رویدادهای مالی مجموعه را به صورت دستی در دفاتر ثبت نمایند. در واقع در پاسخ به این سوال که چگونه در اکسل ژورنال و توتال بنویسیم؟ باید گفت نحوه نگارش روزنامه و نحوه نگارش دفتر کل به صورت کاملا دستی انجام می شود; اما هر مجموعه ای برای نگهداری و سادگی گزارشگری نیاز به نرم افزار حسابداری دارد.

دفاتر قانونی هر سال در پایان آن سال مالی بسته می شوند، حتی اگر دفتر تعطیل نباشد. به این ترتیب پس از تایید نهایی مدیر مالی شرکت، دفاتر به مراجع ذیربط واگذار می شود. مودیان موظفند دفاتر تکمیل شده را نزد خود نگه دارند. معمولاً 3 تا 4 ماه پس از ارسال اظهارنامه عملکرد سال مورد نظر، نامه ای با عنوان «برگه دعوت به ارائه اسناد و مدارک عملکرد مالیاتی سال …» توسط ممیز املاک به مودی ارسال می شود؛ پس از آن مودی از یک هفته تا 15 روز مهلت دارد تا مدارک درخواستی از جمله دفاتر تکمیل شده حقوقی خود را به سازمان تحویل دهد.

آیین نامه ها و بخشنامه های دفاتر حقوقی

سازمان امور مالیاتی کشور در ماده 95 قانون مالیات های مستقیم، تکلیف کلیه مودیان مالیاتی را برای ارائه دفاتر قانونی با توجه به حجم خرید و فروش خود با ارائه روش گروه بندی مودیان تعیین کرده است (گروه بندی جدید مودیان در سال 1398 اعلام شد). . این سازمان همچنین آیین نامه نویسی صفر تا صد را از جمله نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کلیات به صورت جزئی اعلام کرده است. به این ترتیب کلیه حسابداران برای نوشتن دفاتر حسابداری و یادگیری نحوه نگارش دفتر کل و نحوه نگارش دفتر روزنامه باید این آیین نامه را در چند نوبت به دقت بررسی کنند.

نحوه نگارش دفتر حقوقی

نوشتن اسناد حقوقی فرآیند پیچیده و دشواری نیست. اما به دلیل اهمیت نگارش روزنامه و دفتر کل بر اساس مقررات و همچنین دقت و تمرکز بالا، علاوه بر دانش حسابداری نیازمند صرف زمان زیادی است. در ادامه نکاتی را در مورد نحوه نگارش دفاتر حسابداری یا به عبارتی نحوه نگارش دفاتر مالیاتی در اختیار شما قرار می دهیم.

آموزش نوشتن دفاتر  روزنامه

برای آشنایی بیشتر با نحوه نگارش ژورنال رسمی، از آموزش تصویری نگارش ژورنال بر اساس ستون های این مجله استفاده می کنیم:

نحوه نگارش دفاتر قانونی

شماره ردیف (شماره سند حسابداری): شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی درج می شود.

تاریخ: معمولاً سال در قسمت بالای تاریخ و روز و ماه در ستون مربوطه درج می شود.

شماره دفتر کل (مصدر): شماره صفحه دفتری که اطلاعات سند مربوطه به آن صفحه منتقل می شود درج می شود.

توضیحات: در سطر اول حساب بدهکار در سطر دوم حساب بستانکار و در سطر سوم توضیح مختصری از واقعه مربوطه قید شده است.

توجه: حداقل سه ردیف برای هر رویداد مالی اختصاص داده شده است.

به نقل از صفحه: در پایین هر صفحه روزنامه رسمی یک عدد درج شده است. پس از اتمام یک صفحه و رفتن به صفحه دیگر، شماره ذکر شده در قسمت متحرک صفحه درج می شود.

بدهکار: مبلغ بدهکار در سند حسابداری به این ستون منتقل می شود.

بستانکار: مبلغ بستانکار در سند حسابداری به این ستون منتقل می شود.

روش نوشتن مجله با درج کلیه اسناد حسابداری به ترتیب وقوع تا پایان صفحه ادامه می یابد. پس از پایان یک صفحه در روزنامه، جمع ستون های بدهکار و بستانکار در پایین صفحه درج می شود.

  نکته

بهتر است همیشه تمام اجزای هر سند در یک صفحه ثبت شود. در نتیجه مجموع دو ستون بدهکار و طلبکار همیشه برابر است.

قوانین نوشتن  دفاتر روزنامه

در زمان نگارش دفتر روزنامه رعایت نکات و قوانینی ضروری است که در ادامه به بررسی آنها می پردازیم.

روش ژورنال نویسی به این صورت است که بهتر است رویدادهای مالی به صورت روزانه یا ماهانه ثبت شود.

نحوه نوشتن روزنامه به صورت ماهانه به این صورت است که تمام اطلاعات به همان شکلی که گفته شد در روزنامه ثبت می شود. فقط عناوین حساب خاصی گنجانده نشده است. ثبت نام ماهانه چندان مناسب نیست زیرا احتمال اشتباه در نگارش ژورنال را افزایش می دهد.

بدهکاران معمولا در سمت راست دفتر و طلبکاران در سمت چپ درج می شوند.

سطر اول هر صفحه برای نقل قول از صفحه قبل و سطر آخر برای نقل قول به صفحه بعد است.

شماره صفحه روزنامه محل درج سند حسابداری بالای سند حسابداری درج و سپس بایگانی می شود.

بهتر است انتهای اسناد در دفتر روزنامه با خط مورب بسته شود.

آموزش نوشتن دفتر کل

نحوه نوشتن دفتر کل به این صورت است که در بالای صفحه عنوان حسابی که ورود و خروج وجوه برای آن صورت گرفته نوشته می شود. در ادامه برای یادگیری بهتر نحوه نوشتن دفتر کل به معرفی ستون های این دفتر می پردازیم:

حساب کاربری: یک یا چند صفحه به هر حسابی اختصاص داده می شود که به هر نحوی در رویدادهای مجموعه دخیل است. در قسمت حساب، عنوان حساب مربوطه درج شده است.

تاریخ: همانطور که در روزنامه، سال مورد بررسی بالای تاریخ نوشته شده و در ستون ها فقط روز و ماه واقعه مربوطه درج شده است.

شماره دفتر روزنامه: شماره دفتر روزنامه ای که اطلاعات از آن منتقل شده است.

توضیحات: شرح مختصری از رویداد در این ستون گنجانده شده است.

بدهکار/بستانکار: ماهیت رویداد بدهکار یا بستانکار از حساب مربوطه در این ستون ها مشخص شده است.

تشخیص: پس از جمع بندی تمام بدهی ها و تمام اعتبارات به طور جداگانه، تفاوت بین این دو ماهیت حساب باقی مانده را مشخص می کند. اگر مجموع بدهکاران بیشتر باشد، باقیمانده بدهکاران است، کلمه “بد” در ستون تشخیص ثبت می شود. در صورتی که مبلغ بستانکار بیشتر باشد، باقیمانده بستانکار است و در این ستون عبارت «کافی» درج می شود.

باقیمانده: مابه التفاوت بدهکاران و طلبکاران در این ستون درج می شود.

پس از پایان رویدادها، در پایین صفحه، جمع کل ستون های بدهکار، بستانکار و مانده و ماهیت موجودی حساب درج می شود.

نکات مهم نوشتن دفتر کل

بهتر است حسابداران ظرف مدت 15 روز اطلاعات دفتر روزنامه را به سرفصل مربوطه در دفتر کل انتقال دهند.

نحوه نوشتن دفتر کل به صورت ماهانه به این صورت است که کلیه اطلاعات به همان شکلی که گفته شد از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می شود. فقط عناوین حساب خاصی گنجانده نشده است.

در دفتر کل حسابهای بدهکار و بستانکار در انتها درج می شود و مابه التفاوت این دو به عنوان مانده حساب زیر عدد بزرگتر درج می شود. سپس این موجودی به ترازنامه منتقل می شود.

بهتر است انتهای حساب در دفتر کل با خط مورب بسته شود.

نکات مهمی که در نگارش اسناد قانونی باید رعایت کنید

آموزش نگارش کتاب مالیاتی و نحوه نگارش کتب حقوقی تابع قوانین خاصی است. در ادامه برخی از مهم ترین قوانین یا نکاتی که به شما در نوشتن کتاب کمک می کند را بیان می کنیم:

برای ثبت اسناد حسابداری باید از خودکار، خط شکسته یا خودکار استفاده کنید. رنگ قلم دفاتر حقوقی مشکی باشد.

اگر برای اولین بار است که وارد دنیای دفتر نویسی می شوید، از کاتب یا خودکار استفاده نکنید. فقط از خودکارهایی استفاده کنید که جوهر پس نمی دهند.

اطلاعات باید بدون خط و خش روی خطوط نوشته شود. همچنین هیچ خطی نباید خالی بماند. خالی بودن خطوط در دفاتر قانونی باعث رد دفاتر قانونی توسط سازمان می شود.

با توجه به حساسیت بالای نگارش کتب حقوقی و برای جلوگیری از خط و خش روزنامه یا دفتر کل، بهتر است ابتدا کتاب ها را با مداد بنویسید. سپس با قلم روی آن را پررنگ کنید.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.