اصول بایگانی اسناد در حسابداری

امروزه در دنیای تجارت، اطلاعات صحیح و دقیق مهمترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت ها و مواجهه با تهدیدات است. اطلاعات، اسناد و مدارک از اهمیت ویژه ای برای شرکت ها و سازمان ها برخوردار است. بنابراین مدیریت، دسته بندی و سازماندهی آنها امری مهم و ضروری است. آرشیو فرآیندی برای مدیریت این اسناد است. آرشیو دارای اصول و روش هایی است که ثبت و استفاده از اطلاعات و اسناد را آسان کرده و از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری می کند. در این مقاله سعی شده است شما را با اصول و بایگانی اسناد حسابداری آشنا کنیم.

تعریف بایگانی اسناد در حسابداری

هر رویداد مالی که حداقل یک بدهکار و یک طلبکار داشته باشد و در یک دوره مالی معین اتفاق افتاده باشد سند حسابداری نامیده می شود. بایگانی هر نوع سند ایجاد شده توسط شخص یا سازمانی که فرآیند اداری آن به پایان رسیده و امکان مراجعه در آینده وجود دارد، بایگانی اسناد حسابداری تعریف می شود. این اسناد می تواند نامه، عکس، فیلم، گزارش و غیره باشد.

هدف از بایگانی اسناد حسابداری

اسناد موجود در سازمان ها حاوی اطلاعات مهمی هستند که به مدیران سازمان کمک می کند تا با پردازش آنها تصمیم بگیرند و رشد کلی سازمان را به طور منظم رصد کنند. تشکیل پرونده صحیح و اصولی امکان دسترسی سریع به اسناد را با کمترین هزینه فراهم می کند. همچنین بایگانی اسناد به انطباق کار سازمان با قانون کمک می کند و در مواقع لزوم می توان از اسناد بایگانی شده به عنوان سند قانونی استفاده کرد.

اهمیت بایگانی اسناد

با رشد کسب و کار، اسناد بیشتری ایجاد می شود. بنابراین آرشیو اسناد به چند دلیل ضروری و مهم است. بایگانی از حذف ناگهانی اطلاعات مهم جلوگیری می کند و به افراد مناسب امکان دسترسی به اطلاعات طبقه بندی شده را می دهد. طبقه بندی اسناد با تشکیل پرونده امکان پذیر است و در مکانیزم های قانونی این طبقه بندی به سازمان و مدیران کمک می کند.

انواع روش های بایگانی اسناد در حسابداری

آرشیوها بر اساس طول عمر به سه دسته جاری، نیمه جاری و راکد تقسیم می شوند.

• آرشیو فعلی: این نوع بایگانی برای نگهداری و نگهداری اسناد فعالی است که به صورت دائمی مورد نیاز هستند.
• آرشیو نیمه جاری: این نوع آرشیو برای نگهداری اسناد فعالی که در صورت نیاز به آنها ارجاع داده می شود استفاده می شود.
• بایگانی راکد: این نوع بایگانی برای اسنادی است که کارایی خود را از دست داده اند و در آینده مورد استفاده قرار نخواهند گرفت اما طبق مقررات قانونی باید برای مدت معینی در شرکت وجود داشته باشند. این اسناد را می توان با همان شماره و کد قبلی بایگانی کرد و یا در دسته خاصی از اسناد راکد قرار داد.

اصول بایگانی اسناد چیست؟

حرفه ای بودن حسابدار با انتخاب و استفاده از بهترین روش برای تشکیل پرونده مشخص می شود. یک حسابدار حرفه ای تمام اسناد و مدارک را به درستی دسته بندی می کند تا به آسانی و سرعت به آنها دسترسی پیدا کند. دسترسی به اسناد و مدارک تنها در صورتی سریع و آسان است که اصول طبقه بندی و طبقه بندی به درستی رعایت شود. به عنوان مثال کلیه اطلاعات مربوط به بیمه در یک دسته و کلیه اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد در دسته دیگری قرار گیرد.

اصول بایگانی موثر اسناد

به طور کلی اسناد یک چرخه عمر دارند که باید در بایگانی به آن توجه کرد.

• مرحله ایجاد: در این مرحله هدف کنترل و کاهش تولید رکوردها است. اقدامات مؤثر برای رسیدن به این هدف راهگشا است که به چند مورد از آنها اشاره می کنیم:
• نظارت و جلوگیری از تکرار بیش از حد سوابق
• نظارت بر دریافت سوابق
• استفاده از روش های استاندارد در فرآیند تهیه اسناد
• استاندارد سازی فرم ها
• استاندارد سازی نوع کاغذ و پوشه
• مرحله اجرا و استفاده: در این مرحله هدف اصلی دسترسی آسان به اسناد است. در زیر چند راه برای رسیدن به این هدف آورده شده است:
• تدوین اصول و روشهای تشکیل پرونده
• تعداد بیشتر فایل های لازم
• رکود فایل های غیر فعال
• جداسازی پرونده های راکد
• تهیه تجهیزات مناسب
• مرحله واگذاری: در این مرحله کلیه مدارک موجود ارزیابی و به آرشیو اصلی منتقل می شود. این مرحله مهمترین مرحله است که حاوی اطلاعات زیادی است. نکته مهم این است که ارزشیابی نقش خود را از همان مرحله خلقت به صورت پنهان ایفا می کند.

اگر شما به رشته حسابداری علاقه مندهستید و می خواهید به سرعت وارد بازار کار شوید،شرکت در دوره های آموزش حسابداری یکی از راه های مناسب است،آکادمی استاد حساب با بیش از 30 سال سابقه موفق در حوزه حسابداری دوره ای طراحی کرده که به صورت تخصصی و تضمینی حسابداری برای ورود به بازار کار را به کاربران آموزش می دهد،با شرکت در این دوره دیگر نیاز به تهیه و خرید چندینن دوره نمی باشد و صرفا شما با تهیه این دوره و استفاده از آموزش های کامل و تجربیات اساتید می توانید خیلی سریع تر وارد بازار کار شوید،امکان شرکت در دوره حسابداری ویژه بازار کار  به دو روش حضوری و غیر حضوری برای متقاضیان فراهم می باشد.

نحوه ثبت اسناد حسابداری در زونکن

یکی از راه های آرشیو اسناد کاغذی آرشیو اسناد در زونکن است. با توجه به وجود نسخه های فیزیکی اسناد در این نوع آرشیو، نحوه مدیریت اسناد به ترتیب و سهولت در جستجو در میان آنها بسیار موثر است. طبقه بندی اسناد در Zonken می تواند بر اساس چندین معیار باشد:

• حروف الفبایی: در این نوع آرشیو طبقه بندی بر اساس ترتیب حروف الفبا انجام می شود. به عنوان مثال اسناد مربوط به افراد و کارمندان بر اساس نام و معیارهای حروف الفبا مرتب می شوند.
• اعداد: به معنای استفاده از اعدادی است که هر کدام معنای خاص و متعارف خود را دارند. به عنوان مثال، معیار می تواند تعداد پرسنل افراد باشد.
• ترکیبی از اعداد و حروف الفبا: به معنای حروف و اعدادی است که هر کدام دسته خاصی را به صورت متعارف بیان می کنند.
• موضوع: یکی از متداول ترین، دقیق ترین و در عین حال دشوارترین روش های آرشیو آرشیو بر اساس موضوع است، به این صورت که ابتدا موضوعات اصلی با عناوین مشخص آرشیو می شوند و اگر عنوانی هستند که می توان آنها را به دو دسته تقسیم کرد. موضوعات فرعی، به دسترسی آسان تر کمک می کند. همچنین موضوعات باید بر اساس حروف الفبا مرتب شوند.
• رنگ ها: در جایی که تعداد فایل ها زیاد نیست، می توان آنها را بر اساس رنگ منطقه و پوشه نیز دسته بندی کرد. هر رنگ را به اسناد خاصی اختصاص دهید.
• منطقه جغرافیایی: از این معیار زمانی استفاده می شود که معیار مراجعه به مدارک شهر و مناطق مختلف جغرافیایی باشد.
• تاریخ: از این معیار در مواردی استفاده می شود که معیارهای مرجع سال، ماه، هفته و روز باشد و باید در تاریخ معینی اقدام خاصی صورت گیرد.

در اینجا چند نکته برای مدیریت صحیح آرشیو اسناد کاغذی وجود دارد:

• بررسی مدارک قبل از تشکیل پرونده: با این اقدام از بایگانی شدن اسناد غیر ضروری جلوگیری شده و حجم اسناد بی جهت افزایش نمی یابد. این باعث صرفه جویی در فضای ذخیره سازی می شود.
• انتخاب محل مناسب برای تشکیل پرونده: محل تشکیل پرونده نباید خیلی از محل کار دور باشد و دسترسی به آن ساده و راحت باشد.
• روش ثابتی برای نامگذاری پوشه ها داشته باشید: نامگذاری باید به گونه ای باشد که در یک نگاه اطلاعات لازم را به شخص استفاده کننده از اسناد بدهد.
• اسناد مهم را از اسناد غیر مهم جدا کنید: اسناد مهم باید در جایی ذخیره شوند که دسترسی افراد محدودی در دسترس باشد.
• کار ناتمام را از کار تمام شده جدا کنید: فایل های باز باید در دسترس تر باشند. فایل هایی را که دیگر روی آنها کار نمی کنید در فواصل زمانی معین رها کنید.

مزایای بایگانی مدرن

در سال های اخیر شیوه بایگانی از سنتی به مدرن تغییر چشمگیری داشته است. با وجود اینکه هنوز بسیاری از ادارات و سازمان ها از روش سنتی بایگانی اسناد کاغذی استفاده می کنند، امروزه اکثر سازمان ها به سمت بایگانی مدرن حرکت می کنند. زیرا در بایگانی مدرن برخلاف بایگانی سنتی، احتمال و احتمال خطای انسانی بسیار کم است و سرعت انتقال و نگهداری اطلاعات بسیار بیشتر است. در روش مدرن جستجوی اطلاعات نیز بسیار ساده و آسان است و از همه مهمتر حجم و فضای فیزیکی کمتری برای نگهداری اسناد مورد نیاز است.

اصول تشکیل پرونده الکترونیکی

در بایگانی الکترونیکی اسناد به صورت فایل الکترونیکی ذخیره می شوند. این فایل ها می توانند تصاویری از اسناد کاغذی اسکن شوند یا از ابتدا به صورت الکترونیکی وجود داشته باشند. از مزایای تشکیل پرونده الکترونیکی می توان به امکان بررسی اسناد با دقت بالا و امکان جستجوی آسان در میان تعداد زیادی از اسناد اشاره کرد. همچنین در آرشیو الکترونیکی به راحتی می توان امکانات دسترسی مختلف را برای کاربران مختلف تعریف کرد و این طبقه بندی سطح دسترسی افراد باعث افزایش سطح امنیت اطلاعات می شود.

تجزیه و تحلیل اسناد و طراحی ساختار الکترونیکی آنها یکی از اصول اساسی آرشیو الکترونیکی است. اسناد در هر قالبی که ذخیره می شوند، باید کلمات کلیدی به صورت نوشتاری برای آنها تعریف شود تا بتوان آنها را در سیستم جستجو و خواند. همچنین تهیه نسخه پشتیبان و به روز رسانی مدارک به موقع از ضروریات تشکیل پرونده الکترونیکی است.

یک سیستم بایگانی باید راحت و بدون دردسر باشد تا مفید باشد. اما هیچ نسخه ثابتی وجود ندارد که برای همه سازمان ها قابل استفاده باشد. هر سازمانی باید با توجه به شرایط خود تصمیم بگیرد که چگونه اسناد خود را تشکیل دهد. در این مقاله سعی کردیم شما را با مفاهیم کلی آرشیو اسناد حسابداری آشنا کنیم و مزیت های هر روش بایگانی را توضیح دهیم.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.