آشنایی کامل با نرم افزار اکسل

اگر با اکسل و صفحات گسترده نسبتاً تازه کار هستید، ممکن است هدف همه چیز روی صفحه را ندانید. همانطور که در مورد محیط نرم افزار اکسل و ترفندهای آن بیشتر می آموزید، به احتمال زیاد راه های آسان تر یا موثرتری برای کار با صفحه گسترده خود خواهید یافت. در اینجا نگاهی گذرا به بخش های اکسل می اندازیم.

شما می توانید دیگر آموزش ها و مقالات مرتبط با اکسل را در سایت ما مشاهده نمایید.

عناصر محیط کار نرم افزار اکسل

صفحه اکسل پر از امکانات است. هنگامی که یاد گرفتید هر بخش برای چیست، می توانید در کمترین زمان یک صفحه گسترده حرفه ای ایجاد کنید.

وقتی برای اولین بار اکسل را باز می کنید و با یک کاربرگ خالی شروع می کنید، این چیزی است که می بینید:

در بالای صفحه، نواری خواهید دید که حاوی تمام دستورات، فرمول‌ها و ویژگی‌هایی است که برای ایجاد صفحات گسترده مبتنی بر داده نیاز دارید. بخش اصلی صفحه کاربرگ جایی است که داده های خود را وارد، ویرایش و تجزیه و تحلیل خواهید کرد.

نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar)

نوار ابزار دسترسی سریع در بالای ریبون اکسل قرار دارد و برای نگه داشتن دستورات متداول استفاده می‌شود. نوار ابزار دسترسی سریع بدون در نظر گرفتن این‌که کدام تب انتخاب شده باشد، همیشه قابل مشاهده است. به طور پیش‌فرض، این ابزار نوار ابزار دسترسی سریع در بالای نوار اکسل قرار دارد و برای نگه داشتن دستورات پرکاربرد استفاده می شود. نوار ابزار دسترسی سریع همیشه بدون توجه به اینکه کدام برگه انتخاب شده قابل مشاهده است. به طور پیش فرض، این ابزار شامل دکمه های ذخیره، لغو و ازنو می باشد. با این حال، می‌توانید با کلیک بر روی فلش در پایین نوار ابزار، نوار ابزار را مطابق با نیازهای خود سفارشی کنید. با کلیک راست روی هر دکمه در هر تب و انتخاب Add to Quick Access Toolbar، دکمه های خود را اضافه کنید. برای حذف یک دکمه از نوار ابزار دسترسی سریع، کافیست روی آن کلیک راست کرده و گزینه Remove from Quick Access را انتخاب کنید.

نوار عنوان (Title Bar)

نوار عنوان بعد از نوار ابزار دسترسی سریع قرار دارد. در نوار عنوان، مایکروسافت اکسل نام کتاب کاری را که در حال حاضر استفاده می کنید نمایش می دهد. فایل ها در اکسل به عنوان کتاب کار خوانده می شوند. XLSX. به عنوان پسوند آن نیز آورده شده است.

گزینه‌های نمایش ریبون (Ribbon Display Options)

هنگامی که روی دکمه گزینه‌های نمایش نواری کلیک می‌کنید، سه گزینه مختلف نمایش نوار نمایش داده می‌شوند. گزینه های موجود در اکسل 2019 عبارتند از “Auto-hide Ribbon”، “Show Tabs”، “Show Tabs and Commands”.

کنترل‌های پنجره (Window Controls)

از کنترل های پنجره برای کنترل پنجره اصلی اکسل استفاده می شود. مانند هر برنامه معمولی ویندوز، از سه دکمه برای کوچک کردن پنجره، حداکثر کردن/بازیابی پنجره و بستن پنجره استفاده می شود.

ریبون اکسل (Excel Ribbon)

روبان اکسل اصطلاح فنی برای ردیف برگه ها در بالای نوار فرمول است. این ویژگی برای اولین بار در اکسل 2007 معرفی شد و جایگزین منوها و نوارهای ابزار در اکسل 2003 و نسخه های قبلی شد. نوار اکسل نواری از دکمه ها و نمادها در پنجره کتاب کار اکسل است (تصویر بالا را ببینید) که حاوی دستورات اکسل است. دکمه ها و آیکون های روبان اکسل بر اساس ویژگی هایشان در تب های مختلف طبقه بندی می شوند. با کلیک بر روی یک برگه در لیست تب، تب روبان اکسل تغییر می کند. همچنین می‌توانید نوار اکسل را مطابق با اولویت‌های خود سفارشی کنید.

تب‌های ربیون (Ribbon Tabs)

نوارهای نوار بخشی از منوی نوار افقی است که حاوی پیوندهایی به ویژگی های مختلف برنامه است. هر تب – مانند صفحه اصلی، صفحه‌بندی و فرمول‌ها – حاوی تعدادی ویژگی و گزینه‌های مرتبط است که با کلیک کردن روی نماد مناسب فعال می‌شوند.

تب File

تب File در اکسل 2010 معرفی شد و جایگزین دکمه آفیس در اکسل 2007 شد و متفاوت از سایر تب ها عمل می کند. به جای اینکه گزینه های آن روی نوار افقی نمایش داده شوند، با کلیک بر روی تب File صفحه جدیدی باز می شود.

در اینجا چیزی است که می توانید در تب File پیدا کنید:

• این برگه حاوی مواردی است که بیشتر به مدیریت فایل و اسناد مربوط می شود – مانند باز کردن فایل های جدید یا موجود کتاب کار، ذخیره و چاپ.

• مورد Options که در این منو قرار دارد، عموماً برای تغییر ظاهر برنامه با انتخاب عناصر نمایش داده شده روی صفحه، مانند نوارهای پیمایش و خطوط شبکه استفاده می شود. همچنین شامل گزینه هایی برای فعال کردن تعدادی تنظیمات است – مانند محاسبه مجدد خودکار فایل های کاربرگ و انتخاب زبان های مورد استفاده برای بررسی املا و دستور زبان.

جعبه نام (Name Box)

کادر نام در سمت چپ نوار فرمول قرار دارد و حاوی نام سلولی است که در کاربرگ انتخاب شده است. شکل زیر کادر نام را زمانی نشان می دهد که کلمه A1 در آن نوشته شده است.

اگر نام یا آدرسی را در نوار نام وارد کنید و کلید Enter را در صفحه کلید فشار دهید، سلول یا محدوده مربوطه انتخاب می شود.

نوار فرمول (Formula Bar)

نوار فرمول اکسل محتویات سلول انتخاب شده را نمایش می دهد. در این شیت سلول C3 انتخاب شده حاوی کلمه Excel است. برای تغییر محتویات سلول می توانید مستقیماً در نوار فرمول تایپ کنید. نوار فرمول زمانی مفید است که یک کاربرگ حاوی فرمول ها یا توابع باشد، جایی که سلول کاربرگ نتیجه یک محاسبه را نشان می دهد، نوار فرمول فرمول یا تابع واقعی را نشان می دهد.

دکمه‌ی انتخاب همه (Select All Button)

دکمه Select All تمام سلول های کاربرگ فعال را انتخاب می کند.

عناوین ستون (Column Headings)

ستون ها به صورت عمودی در یک کاربرگ ظاهر می شوند و هر کدام با یک حرف در عنوان ستون مانند A، B، C و D مشخص می شوند. از A تا XFD، در مجموع 16384 ستون موجود است. تصویر زیر آخرین حرف ستون اکسل (XFD) در اکسل 2016 را نشان می دهد.

عناوین سطر (Row Headings)

سطرها به صورت افقی در یک کاربرگ ظاهر می شوند و هر کدام با استفاده از اعداد 1 تا 1048576 مشخص می شوند. از 1 تا 1048576، 1048576 ردیف موجود است. تصویر زیر آخرین حرف ستون اکسل (1048576) را در اکسل 2016 نشان می دهد.

پنجره‌ی ورک‌شیت (Window Worksheet)

کاربرگ مجموعه ای از سلول هاست که تمام داده ها و فرمول های شما در آن ذخیره می شود. هر سلول می تواند حاوی داده (عدد یا متن) یا فرمول باشد. در واقع، اینجا جایی است که شما تمام کارها را انجام می دهید.

سلول (Cell)

یک کاربرگ اکسل از ستون ها و ردیف ها تشکیل شده است. در محل تلاقی این ستون ها و ردیف ها، جعبه های مستطیلی کوچکی به نام سلول ها تشکیل می شود. اولین خانه یک صفحه گسترده با حرف اول الفبا و عدد یک (A1) نشان داده می شود. سلول ها حاوی برچسب ها، داده ها و فرمول ها هستند. برای برجسته کردن داده ها، کاربرگ را می توان برای تغییر متن یا اضافه کردن رنگ پس زمینه قالب بندی کرد. سلول ها ممکن است حاوی نمودارها و تصاویری باشند که داده های موجود در سلول را توضیح می دهند.

لول فعال (Active Cell)

سلول فعال در کاربرگ اکسل با یک خط حاشیه ضخیم در اطراف سلول شناسایی می شود. سلول فعال در کاربرگ اکسل برای شناسایی سلولی که در حال حاضر فعال است استفاده می شود. سلول فعال جایی است که تمرکز و داده وارد می شود. در تصویر زیر سلول فعال C5 نشان داده شده است که حاشیه حاشیه ضخیم دارد. سلول های مختلف را می توان با کلیک روی آنها با ماوس یا با استفاده از کلیدهای جهت دار روی صفحه کلید فعال کرد.

تب‌های شیت (Sheet Tabs)

زبانه ها نام کاربرگ را در کتاب کار نمایش می دهند. به طور پیش‌فرض، یک کاربرگ در فایل اکسل 2013 به بعد وجود دارد، اما کتاب‌های کاری می‌توانند شامل چندین کاربرگ باشند. هر کاربرگ دارای تب مخصوص به خود در پایین صفحه است. به طور پیش فرض، آنها Sheet2، Sheet1 و غیره نام دارند. شما می توانید این نام را به هر نامی که برای برگه شما مناسب است تغییر دهید. جابجایی بین کاربرگ ها را می توان با کلیک بر روی تب برگه مورد نظر انجام داد

دکمه‌های پیمایش تب شیت (Sheet Tab Scrolling Buttons)

هنگامی که یک کتاب کار حاوی چندین کاربرگ است، ممکن است به دلیل محدودیت فضا، همه آنها به طور همزمان قابل مشاهده نباشند. در این بخش فلش هایی را مشاهده می کنید که از طریق آنها می توانید بین تمام کاربرگ های یک کتاب کار اکسل به جلو و عقب حرکت کنید.آ

یکن افزودن شیت (Add Sheet Icon)

افزودن کاربرگ های اضافی را می توان با کلیک کردن روی نماد افزودن برگه در کنار برگه Sheets انجام داد. اگر میانبرهای صفحه کلید را ترجیح می دهید، Shift + F11 را فشار دهید تا یک صفحه جدید در سمت چپ صفحه انتخاب شده اضافه کنید.

نوار پیمایش عمودی/افقی (Vertical/Horizontal Scroll Bar)

نوار اسکرول عمودی در امتداد لبه سمت راست صفحه برای حرکت به بالا یا پایین (عمودی) صفحه گسترده استفاده می شود. نوار اسکرول افقی واقع در پایین صفحه برای حرکت به چپ یا راست (افقی) در صفحه گسترده استفاده می شود.

می توانید از کلیدهای PageUp و PageDown روی صفحه کلید برای حرکت مکان نما به بالا یا پایین صفحه استفاده کنید. کلیدهای دیگری که سلول فعال را جابه‌جا می‌کنند Home هستند که آن را به ستون اول در ردیف فعلی منتقل می‌کند و Ctrl + Home که مکان‌نما را به گوشه سمت چپ بالای صفحه گسترده یا سلول A1 منتقل می‌کند.

نوار وضعیت (Status Bar)

نوار وضعیت یک ناحیه افقی در اکسل در پایین پنجره اکسل است که پیام ها و اطلاعات مختلف را نمایش می دهد. به عنوان مثال، به شما امکان می دهد بدانید که آیا باید متن را به سادگی تایپ کنید یا آن را ویرایش کنید. وقتی نوار وضعیت Ready را نشان می دهد، به این معنی است که اکسل آماده پذیرش داده است. وقتی ویرایش روی نوار است، به این معنی است که می توانید داده ها را به دلخواه ویرایش کنید. به همین ترتیب، پیام های مختلفی در موقعیت های مختلف ظاهر می شوند.

همچنین در انتهای نوار وضعیت اطلاعاتی از قبیل مجموع، میانگین، حداقل و حداکثر مقدار اعداد انتخاب شده ارائه شده است. با کلیک راست بر روی نوار وضعیت و انتخاب گزینه های مورد نظر از منوی Customize Status Bar می توانید نوار وضعیت را تغییر دهید. برای انتخاب یک آیتم منو روی آن کلیک کنید. برای لغو انتخاب مجدد روی آن کلیک کنید. علامت تیک در کنار هر مورد به معنای انتخاب آن است.

دکمه‌های نمای صفحه (View Page Buttons)

دکمه های نمایش صفحه گروهی از سه دکمه در سمت چپ کنترل زوم زیر صفحه هستند که به شما امکان می دهند بین نماهای مختلف اکسل جابجا شوید.

• نمای طرح بندی عادی – این دکمه صفحه را در حالت عادی نشان می دهد.

• نمای طرح بندی صفحه – این دکمه صفحات را دقیقاً همانطور که هنگام چاپ ظاهر می شوند نشان می دهد و نمای تمام صفحه از سند را ارائه می دهد.

و نمای شکستن صفحه – این دکمه پیش‌نمایش مکانهایی را که صفحات در حین چاپ شکسته می‌شوند را نشان می‌دهد.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.