هوش تجاری: اجزا و اجرا

هوش تجاری در سازمان

هوش تجاری به توانایی سازمان در جمع آوری، نگهداری و سازماندهی داده ها اشاره دارد. این توانایی منجر به تولید حجم زیادی از اطلاعات می شود که منجر به تولید فرصت های جدید می شود. به عبارت دیگر، هوش تجاری باید هم هدف تجاری و هم کاربرد عملی را شامل شود.

هوش تجاری فرآیند تبدیل داده های خام به اطلاعات تجاری و مدیریتی است که به تصمیم گیرندگان سازمان کمک می کند تا سریعتر و بهتر تصمیم بگیرند و بر اساس اطلاعات صحیح عمل کنند.

همه سازمان ها از طریق تصمیم گیری در سطوح مختلف مدیریتی سازماندهی می شوند و تصمیم گیری اغلب به عنوان تبدیل اطلاعات به عمل تعبیر می شود و اطلاعات مبنایی منطقی برای فرآیند تصمیم گیری است.

اطلاعات منبع اصلی تصمیم گیری است و از نظر استراتژیک آنقدر مهم است که مترادف با قدرت در نظر گرفته می شود.

هوش تجاری نه به عنوان یک ابزار و محصول یا حتی یک سیستم، بلکه به عنوان رویکردی نوین در معماری سازمانی مبتنی بر سرعت تحلیل اطلاعات به منظور تصمیم گیری دقیق در کمترین زمان ممکن مطرح شده است.

در ادامه به معرفی پرکاربردترین مولفه های هوش تجاری می پردازیم.

مولفه های هوش تجاری

هوش تجاری داده ها را به اطلاعات تبدیل می کند و از طریق مؤلفه های زیر آن را به دانش هدایت می کند:

1. انبار داده

انبار داده مجموعه ای از داده های یکپارچه است که توسط صفحات وب از منابع داخلی و خارجی جمع آوری می شود و داده های مرتبط را از یک مخزن که برای تصمیم گیری در دسترس است جمع آوری می کند. انبار داده مخصوصاً برای مدیران است و تحلیلگران تجاری بسیار در دسترس هستند.

2. داده کاوی

داده کاوی فرآیند کشف الگوها، روابط بین داده ها و روندها با بررسی حجم زیادی از اطلاعات ذخیره شده در انبار است. فناوری تشخیص، آمار و تکنیک های ریاضی معمولاً در فناوری داده کاوی استفاده می شود [4].

• ETL: بار تبدیل استخراج

خلاصه کردن، انتقال، بارگذاری مجموعه ای از عملیات است که در آن داده ها از چندین پایگاه داده و سیستم استخراج شده، به فرمت مورد نظر منتقل شده و در پایگاه داده هدف بارگذاری می شود.

• OLAP: پردازش تحلیلی آنلاین

فناوری OLAP به کاربران اجازه می دهد تا با استفاده از محاسبات پیچیده حجم زیادی از اطلاعات را جستجو و تجزیه و تحلیل کنند. ابزارهای OLAP ترکیبی از رابط کاربری گرافیکی و روش های پردازشی هستند که نتایج بصری متفاوتی را از دید کاربران ایجاد می کنند.

 پیاده سازی هوش تجاری به عنوان ابزار تصمیم گیری

برای استقرار سیستم هوش تجاری در یک سازمان می توان 5 مرحله اساسی را در نظر گرفت. این مراحل عبارتند از:

1. اطلاعات هوشمند مورد نیاز سازمان را شناسایی کنید

در این مرحله تصمیم می گیریم که “چه می خواهیم بدانیم؟” پاسخ به این سوال منجر به شناخت نیازهای سازمان هدف برای اتخاذ تصمیمات کلیدی تجاری می شود. در بخش‌های مختلف هر سازمان، سؤالات مختلفی از مدیران پرسیده می‌شود و معیارهای مختلفی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد که باید همه آن‌ها مشخص شوند.

اطلاعات هوشمند مورد نیاز در سازمان چگونه تعیین می شود؟ چه تصمیماتی در سازمان گرفته می شود؟ چرا باید این تصمیمات گرفته شود؟ چه زمانی باید تصمیمات سازمان گرفته شود؟

چه کسی از این اطلاعات هوشمند برای تصمیم گیری استفاده خواهد کرد؟

اطلاعات هوشمند مورد نظر اساسا مورد نیاز سازمان است و بدون آنها نمی توان تصمیم گرفت یا اگر سازمان این اطلاعات را داشته باشد بهتر است؟

2. استخراج و جمع آوری داده ها از منابع اطلاعاتی موجود

جمع آوری و یکپارچه سازی اطلاعات دارای سه مرحله اصلی است که عبارتند از استخراج، تبدیل و بارگذاری اطلاعات. در مجموع به این سه مرحله ETL گفته می شود.

در طی فرآیند ETL، داده های استخراج شده از سیستم های موجود مانند اپلیکیشن ها یا پایگاه های داده به فرمت مناسب یک مخزن اطلاعات که اغلب یک انبار داده است، تبدیل می شود و تغییرات لازم در آنها اعمال می شود. سپس در مخزن اطلاعات مذکور قرار می گیرند. با استفاده از این فرآیند نیازی به تعویض سیستم های قدیمی نیست.

منابع اطلاعاتی در داخل یا خارج سازمان وجود دارد. نمونه هایی از منابع اطلاعاتی عبارتند از: پایگاه داده ها، گزارش ها، اسناد متنی، تصاویر، فایل های صوتی، جداول، صفحات وب و اطلاعات به دست آمده از فرآیندهایی مانند SCM، CRM و ERP.

اطلاعات استخراج شده باید به صورت الکترونیکی باشد. اسکنرها، دوربین های دیجیتال، پرسش های پایگاه داده، جستجوهای وب و فایل های رایانه ای برای دیجیتالی کردن اطلاعات موجود استفاده می شوند.

3. داده ها را در یک انبار اطلاعاتی مانند انبار داده متمرکز و سازماندهی کنید

در این مرحله داده هایی که در مرحله قبل به فرمت استاندارد تبدیل شده اند در یک مخزن اطلاعاتی مانند انبار داده قرار می گیرند. داده ها پاک می شوند و اطلاعات نامربوط قبل از ورود به مخزن اطلاعات حذف می شوند.

همچنین در صورت نیاز اطلاعات دیگری اضافه خواهد شد. ذخیره سازی اطلاعات از این طریق به کاربر این امکان را می دهد که اطلاعات مورد نظر را از یک مجموعه داده کامل استخراج کرده و در نتیجه تحلیل های لازم را بر روی آنها انجام دهد.

4. تهیه ابزار تحلیلی مناسب و نمایش نتایج

در این مرحله باید بتوان از داده های جمع آوری شده دانش مناسب در خصوص وضعیت کلی و سیاست های سازمان استخراج و اطلاعات مورد نیاز را پیش بینی کرد. این کار نیازمند ابزارهای تحلیلی است. این ابزار باید به گونه ای طراحی شود که متخصصان فنی و بازرگانی با زمینه های تخصصی مختلف بتوانند اطلاعات مورد نظر را از داده ها استخراج کنند. اطلاعات استخراج شده ممکن است ساده باشد، مانند پرس و جوهای رایج در پایگاه داده، یا پیچیده، مانند استخراج الگو، عیب یابی و پیش بینی یک پدیده خاص.

تحلیلگران فنی و تجاری از ابزارهای مختلفی برای دسترسی به اطلاعات، تجزیه و تحلیل اطلاعات و مشاهده نتایج استفاده می کنند. ابزارهای اصلی مورد استفاده در این مرحله شامل موارد زیر است:

• گزارش نویسی
• ابزارهای پرس و جو مانند OLAP
• داده کاوی

در نهایت می توان اطلاعات و نتایج پرس و جوها و گزارش ها را از طریق اپلیکیشن های دسکتاپ، داشبورد، اینترانت و پورتال های خارجی به کاربر منتقل کرد.

4. انجام عملیات

آخرین مرحله در فرآیند هوش تجاری، تصمیم گیری و انجام عملیات سازمانی بر اساس نتایج تجزیه و تحلیل اطلاعات در مرحله قبل است. پس از انجام عملیات و مشاهده نتایج، اطلاعات تولید شده در سازمان بر اساس این عملیات وارد چرخه هوش تجاری شده و نتایج عملکرد آنها با ابزار هوش تجاری ارزیابی می شود.

استقرار هوش تجاری در سازمان در بازه زمانی انجام می شود که بسته به اندازه سازمان و قسمت های آن که در حوزه سیستم هوش تجاری خواهد بود می تواند کوتاه یا طولانی باشد.

5 مرحله فوق در واقع نوعی راه اندازی پله پله را توصیف می کند که ممکن است ماه ها یا حتی سال ها طول بکشد. بنابراین استقرار هوش تجاری فرآیندی تدریجی در یک بازه زمانی مشخص است. این نوع استقرار برخلاف استقرار یکباره می تواند مزایای زیادی برای استقرار بهینه سیستم در یک سازمان داشته باشد.

اولین قدم شناخت مشکل خاص آن سازمان است. همانطور که می دانیم هر سازمانی شرایط و نیازهای خاص خود را دارد. در این مرحله نیازها شناسایی و کشف می شوند و همه جوانب آن شناخته می شوند.

قدم اول در ادامه کار بسیار حائز اهمیت است و رضایت نهایی کاربران سیستم منوط به انجام صحیح مرحله اول می باشد.

مرحله دوم یکی از سخت ترین و زمان برترین مراحل کار است. در این مرحله با استفاده از ابزارها و تکنیک های مختلف ETL، فرآیند استقرار هوش تجاری به پایین ترین سطوح سازمان نفوذ می کند و بیشترین تماس با سازمان برقرار می شود. در این مراحل از تکنیک های خاصی استفاده می شود.

مرحله سوم مربوط به ایجاد یک انبار داده است که برای آن از روش ها و تکنیک های خاصی استفاده می شود.

در مرحله چهارم و پنجم از کاربردهای اصلی هوش تجاری در سازمان استفاده می شود و کم کم هوش تجاری وارد فرآیندهای تجاری سازمان می شود.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.