نحوه ثبت‌ اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری

واحد خزانه داری به عنوان رکن اساسی مدیریت و ثبت مطالبات و مطالبات در حسابداری و ثبت وضعیت چک ها را بر عهده دارد. در صورتی که فرآیند دریافت و پرداخت طولانی مدت باشد و طرفین و شرکت نسبت به یکدیگر متعهد شوند، از طریق اسناد دریافتنی و پرداختنی مختلف انجام می شود. در واقع این اسناد همان اسناد خزانه بلند مدت در حسابداری است.

همانطور که مشاهده می کنید موضوعی که در این مقاله می خواهیم بررسی کنیم، ثبت مطالبات و مطالبات در حسابداری است. این عملیات مهم در حسابداری خزانه انجام می شود. برای آشنایی بیشتر با مطالبات، مطالبات و نحوه ثبت آنها در خزانه با ما همراه باشید.

تعریف اسناد دریافتنی

چک و اسناد اسناد قابل دریافتی است که شخص حقوقی یا حقیقی در ازای مطالبه خود از دیگران یا خدمات ارائه شده دریافت می کند. دریافت کننده مبلغ بدهی یا خدمت باید در تاریخ معینی مبلغ مورد نظر را به طرف مقابل بپردازد. در واقع مطالبات همان چک هایی هستند که از افراد دیگر دریافت می کنید.

این اسناد در زمان سررسید باید از بانک برداشت و در صورت نبود مبلغ در حساب صادرکننده چک مسترد شود. قبل از سررسید اسناد دریافتنی می توان آن را به شخص دیگری تحویل داد. به عبارت دیگر خرج کرد.

در قالب بیانی ساده تر، اسناد رسمی که موجب تسهیل تعقیب قانونی برای وصول و ارائه مدارک کتبی دال بر وجود مطالبات می شود، اسناد دریافتنی محسوب می شود. ماده 1284 قانون مدنی اسناد دریافتنی را چنین تعریف می کند:

هر نوشته ای که در دفاع یا دعوی قابل استناد باشد.

ماده 1284 قانون مدنی

در کشورهای پیشرفته انواع مختلفی از اسناد قابل دریافت وجود دارد. چک مهم ترین نوع مطالبات است.

اسناد پرداختنی

از دیگر اسناد خزانه بلند مدت در حسابداری می توان به اسناد پرداختنی اشاره کرد. اسناد پرداختنی اسنادی هستند که توسط یک شرکت با دریافت خدمات و کالا برای تحویل برای افراد دیگر صادر می شود. در واقع به تعهدات ایجاد شده در ازای دریافت خدمات بدهی، کالا یا دریافت وجه نقد، اسناد پرداختنی گفته می شود.

به طور کلی چک هایی که از حساب بانکی شرکت ها و اشخاص صادر می شود اسناد قابل پرداخت محسوب می شود. پرداخت این دسته از اسناد در حسابداری به دلایل مختلفی از جمله خرید کالا و مواد، پرداخت مالیات و پرداخت اجاره امکان پذیر است.

در شرایطی که شخص برای بدهی خود سندی در اختیار طلبکار قرار نمی دهد به آن حساب پرداختنی می گویند. از آنجایی که بدهی ها ماهیت اعتباری دارند، حساب های دریافتنی نیز ماهیت اعتباری دارند. اسناد پرداختنی بیانگر میزان تعهدات شرکت ناشی از خرید کالا و خدمات است.

تفاوت حساب‌های دریافتنی با اسناد دریافتنی

همانطور که در گفتار قبل اشاره کردیم، در اسناد دریافتنی، شخصی که بدهی دارد، اوراق آن را به واحد تجاری می دهد. در حالی که بدهکار هیچ سندی را در حساب های دریافتنی به واحد تجاری تحویل نمی دهد. احتمال وصول مطالبات در حساب های دریافتنی کمتر از اسناد دریافتنی است. مطالبات را می توان به دو دسته مطالبات از صندوق و مطالبات از بانک طبقه بندی کرد.

نحوه ثبت

سناد دریافتنی و پرداختنی چگونه است؟

در این قسمت نحوه ثبت این مدارک را جداگانه توضیح می دهیم:

الف) ثبت مطالبات

هنگام ثبت مطالبات، پرداخت کننده، بستانکار و حساب دریافتنی (در اینجا به عنوان گیرنده در نظر گرفته می شود) بدهکار می شود. اسناد دریافتنی پس از استعلام از بانک یا تحویل داده می شود یا به پرداخت کننده بازگردانده می شود. تحویل چک یا به شخص است یا به بانک ها. تسلیم چک به شخص را وجه چک می گویند. چک هایی که به بانک ها داده می شود یا برگشت داده می شود یا وصول می شود.

نحوه ثبت چک خرج شده

در صورت خرج شدن چک یا سند دریافتنی، شخص حقوقی یا حقیقی دریافت کننده چک بدهکار و اسناد دریافتنی طلبکار محسوب می شود. جهت ثبت نقل و انتقال اسناد دریافتنی باید حسابی تحت عنوان «اسناد در حال وصول» در حسابداری خزانه افتتاح شود. هنگامی که چک توسط بانک برگشت یا وصول می شود، هنگام تحویل چک به بانک، طلبکار باید بدهکار شود. زمانی که این حساب بستانکار شد، حساب دریافتنی بستانکار خواهد شد و بالعکس.

ثبت حسابداری چک برگشتی

همانطور که قبلاً نیز اشاره کردیم، هنگام برگشت چک، شخص حقوقی یا حقیقی ارائه دهنده چک به عنوان بدهکار و حساب “اسناد در دست اقدام” بستانکار می شود.

اسناد دریافتنی در فرآیند جمع آوری

در این اسناد، حساب «اسناد در دست اجرا» بستانکار و حساب بانکی گیرنده چک به عنوان بدهکار ثبت می شود.

ب) ثبت اسناد پرداختنی

برای ثبت سند چک صادره از شرکت، اشخاص حقوقی یا حقیقی، باید حساب صندوق یا گیرنده به عنوان گیرنده و حساب بانک یا حساب های پرداختنی به عنوان پرداخت کننده درج شود.

ثبت اسناد برای جمع آوری اسناد پرداختنی

هنگام وصول چکی که بر روی اشخاص دیگر صادر شده است باید سندی در خزانه ثبت شود. در این شرایط حساب بانکی پرداخت کننده بستانکار و حساب های پرداختنی بدهکار خواهد بود.

سند ابطال پرداخت

سند ابطال پرداخت از دیگر اسناد خزانه بلند مدت در حسابداری است. در صورت برگشت چک، این اسناد موقت صادر می شود. برای صدور سند ابطال پرداخت ابتدا باید نام بانک پرداخت کننده، گیرنده چک و از همه مهمتر صندوقی که قرار است چک در آن ابطال شود را مشخص کنیم. به این ترتیب هر زمان که بخواهیم به لاشه چک دسترسی داشته باشیم و بدانیم کجاست. در این شرایط، حساب های پرداختنی بدهکار و حساب دریافت کننده پول بستانکار محسوب می شود.

تعریف و تغییر اسناد بلند مدت

به دنبال اتفاقات مالی و اقتصادی که در هر شرکتی رخ می دهد، اسناد دریافتنی و پرداختنی (همان اسناد خزانه بلند مدت در حسابداری) دستخوش تغییراتی می شود که باید در حسابداری شرکت اعمال شود. طبق اصول حسابداری نباید هیچ تغییری در سند حسابداری اعمال شود. فقط یک سند اصلاحی جدید می تواند ایجاد و تعریف شود. در بسیاری از موارد اصلاح مستقیم بدون صدور سند جدید همچنان مشاهده می شود. این روش به هیچ وجه توصیه نمی شود.

تنها کاری که برای صدور سند تصحیح باید انجام دهید صدور سند قبلی برای تصحیح اعداد مورد نظر است. در پایان سند، ذکر تاریخ سند مربوطه و سندی که برای اصلاح آن صادر شده، کافی است. اصلاح آسانتر سند و عدم باقی ماندن اثری از اشتباه از بارزترین مزایای روش تصحیح مستقیم است.

از معایب این روش می توان به امکان تغییر و سوء استفاده از حساب ها اشاره کرد. در این راستا گزارش های تهیه شده با فرض اشتباه بودن سند گذشته مجددا اصلاح شود. اگر اشتباهات چندین بار تکرار شوند، پس از تهیه و تغییر گزارش نهایی، تشخیص دلیل تغییر در نتایج گزارش ها کمی گیج کننده و دشوار می شود و این مورد دیگری از معایب دایرکت است. روش تصحیح

روش اصلاح غیرمستقیم که با صدور سند اصلاحی جدید همراه است و همچنین رعایت اصول حسابداری بیشتر است. در نتیجه گزارش های تهیه شده همواره به روز بوده و امکان سوء استفاده کمتر می باشد.

انجام فعالیت حسابداری یک امر مهم در موارد مالی شرکت ها و … می باشد که می بایست این فعالیت را به یک مجموعه حسابداری با دانش و سابقه درخشان سپرد،شما می توانید تمامی فعالیت های مالی و حسابداری خود و کسب و کارتان را به مجموعه استاد حساب با بیش از 30 سال سابقه درخشان در تمامی خدمات حسابداری و مالی بسپارید تا خیالتان از امور مالی کسب و کار خود راحت باشد،برای اطلاعات بیشتر می توانید با پشتیبانی مجموعه تماس حاصل فرمایید.

نکات مربوط به چک و نحوه ثبت آنها

در این قسمت به سوالات متداول چک پاسخ داده ایم. اگر سوال دیگری در این زمینه دارید در قسمت نظرات برای ما بنویسید.

چک در معاملات امروزی چگونه مورد استفاده قرار می گیرد؟

در معاملات امروزی از چک بیشتر از پول نقد استفاده می شود. این نوع معاملات در حسابداری نوعی بدهی محسوب می شود که بدهکار مکلف به پاس این چک است و باید در ازای آن مبلغی را بپردازد.

آیا چک های دریافتی از معاملات در سیستم حسابداری شرکت ثبت می شود؟

کلیه چک های دریافتی از مشتریان در نرم افزار چک و بانکی که در سیستم حسابداری کلیه شرکت ها موجود است ثبت می شود.

چه مواردی باید در چک ها ثبت شود؟

مبلغ، شماره و تاریخ چک، نام صادرکننده و نام شعبه مواردی است که باید در چک ها قید شود.

نقدکردن چک، در سیستم حسابداری به چه صورت است؟

پس از وصول چک، مبلغ آن به عنوان مانده اسناد دریافتنی، وجه نقد و بانک و حسابها در صندوق درج و در صندوق ثبت شود.

وقتی چک به حسابی واریز می شود آیا باید در سیستم حسابداری نیز ثبت شود؟

پاسخ این پرسش “بلی” است. حتی در صورت واریز چک بلامحل باید در سیستم حسابداری ثبت و طبق مراحل زیر در سامانه صادر شود:

حسابها و اسناد دریافتنی / اسناد دریافتنی نزد صندوق * اسناد دریافتنی در مرحله وصول

چک چگونه برگشت داده می شود؟

به هر دلیلی از جمله ابطال معامله، عدم موجودی و … در صورت برگشت چک دریافتی به صادرکننده آن برخلاف مراحل دریافت چک در سیستم حسابداری ثبت می شود.

واگذاری چک به اشخاص دیگر (پرداخت چک) چگونه در سیستم حسابداری ثبت می شود؟

در صورتی که طلبکار به دیگری بدهکار باشد و چک دریافتی را به وی تحویل دهد باید در سیستم حسابداری ثبت شود. ثبت آن به شرح زیر است:

• اسناد پرداختنی و حسابهای تجاری بستانکاران تجاری
• اسناد دریافتنی از صندوق

چک دریافتی چگونه در سامانه ثبت می شود؟

هر گاه چکی پاس و واریز شد باید به ترتیب زیر در سیستم حسابداری ثبت شود:

• موجودی نقدی و حساب های بانکی
• بانک ها و مطالبات، مطالبات در مرحله وصول

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.