مدیریت اسناد

یک حسابدار حرفه ای در یک گروه علاوه بر تنظیم حساب ها و تنظیم آنها در سیستم حسابداری وظایف دیگری نیز دارد. در واقع، در مشاغل فعلی، حسابداران مشاور مدیران کسب و کار نیز هستند. که با تصمیمات صحیح و به موقع خود به رشد و توسعه مجموعه کمک می کنند. در این مقاله قصد داریم یکی از کلیدی ترین وظایف یک حسابدار حرفه ای یعنی مدیریت اسناد دریافتنی را شرح دهیم. موضوعی که سهل انگاری در آن می تواند مجموعه را با مشکلات زیادی مواجه کند. با ما همراه باشید تا از جزئیات مدیریت صحیح مطالبات مطلع شوید.

اهمیت مدیریت مطالبات

یکی از موضوعات مهم در حسابداری مالی که اکثر شرکت ها با آن دست و پنجه نرم می کنند، مدیریت اسناد دریافتنی است. اهمیت مدیریت مطالبات به این دلیل است که این موضوع به طرق مختلف بر سودآوری شرکت تأثیر می گذارد. در واقع مدیریت مطالبات رابطه مستقیمی با سودآوری شرکت دارد. برای آشنایی بیشتر با اهمیت این موضوع به موارد زیر توجه کنید:

• منابع مالی ثبت شده در حساب های دریافتنی می تواند در سایر بخش ها سرمایه گذاری شود. در نتیجه استفاده از این سرمایه بالقوه منجر به رشد اقتصادی و سودآوری شرکت می شود.
• در نظر گرفتن بیمه نامه آزاد یا نداشتن خط مشی معین در زمینه مطالبات منجر به عدم وصول و حتی گاهی سوختن مطالبات مجموعه می شود.

تکنیک های مدیریت مطالبات شرکت

اثرات مالی حساب های دریافتنی برای اداره یک شرکت اهمیت ویژه ای دارد. زیرا مبالغ درج شده در حساب های دریافتنی و احتمال عدم دریافت آن تاثیر مستقیمی بر میزان فروش و سودآوری شرکت خواهد داشت. در واقع می توان گفت که میزان فروش و سودآوری شرکت با حساب های دریافتنی رابطه معکوس دارد. به عبارت دیگر، فروش بیشتر و سودآوری بهتر به حساب های دریافتنی کمتر بستگی دارد.

1- اتخاذ خط مشی صحیح مدیریتی

بهترین راه برای جلوگیری از سوختن حساب های دریافتنی و افزایش سود شرکت، ارائه سیاست مدیریتی صحیح برای دریافت مطالبات از بدهکاران است. این سیاست باید به گونه ای طراحی شود که سودآوری شرکت را به چالش نکشد. و تشویق بدهکاران به پرداخت بدهی های خود به موقع یا حتی زودتر.

هدف اصلی این سیاست برای مدیریت حساب‌های دریافتنی، متعادل کردن هزینه‌های مربوط به حساب‌های دریافتنی و افزایش فروش است.

2- توجه به 3 نکته طلایی در مدیریت حساب های دریافتنی

بزرگترین تصمیم مجموعه برای مدیریت مطالبات، تعیین سه عامل حیاتی زیر است:

• به چه کسی می توانیم اعتبار بفروشیم؟ (تخصیص اعتبار استاندارد)
• بهترین شرایط زمانی برای فروش اعتباری چیست؟ (شرایط اعتبار)
• چگونه می توان حساب های معوق و بدون پرداخت را پیگیری کرد؟

یکی از شاخه های حسابداری حسابداری مدیریت است که نقش اساسی در شرکت ها و مشاغل دارد،دوره حسابداری مدیریت یکی از دوره های مرتبط با حسابداری است که آکادمی حسابداری استاد حساب این دوره را نیز پوشش داده است و شما می توانید با شرکت در این دوره مبحث حسابداری مدیریت را به شکل جامع یاد بگیرید و از خرید دوره های دیگر بی نیاز شوید

تخصیص اعتبار استاندارد

در ابتدا باید با بررسی کامل حساب ها برای تخصیص اعتبار برای فروش اعتباری، مشتریان دارای اعتبار را شناسایی کنیم. این گام بسیار مهم است؛ زیرا سهل انگاری در این مرحله ممکن است ما را با حساب های دریافتنی غیرقابل وصول مواجه کند. و حتی منجر به ورشکستگی شود.

شرایط اعتبار

در مرحله دوم باید برنامه ریزی صحیح و منطقی برای زمان پرداخت بدهی برای مشتری در نظر بگیریم. برای تعیین زمان بازپرداخت بدهی باید موارد زیر را شامل شود:

• تعیین حداکثر زمان پرداخت
• تعیین نرخ تنزیل معین برای پرداخت زودهنگام بدهی خریدار

به عنوان نمونه ای از این روش، موردی را در نظر بگیرید که سیاست فروش یک شرکت در نظر گرفتن مهلت 30 روزه برای پرداخت بدهی مشتریان است. حال اگر خریدار ظرف 10 روز بدهی خود را پرداخت کند، تخفیفی معادل درصدی از مبلغ فروش برای وی در نظر گرفته می شود.

برخورد با مشتریان غیر قابل اعتماد

برای وصول حساب های معوق و مطالبات پرداخت نشده، می توان شرایطی مانند موارد زیر را در نظر گرفت:

• تعیین اقساط با سررسید معین برای بدهکار
• ارائه تخفیف در صورت پرداخت وجوه پرداخت نشده

از سوزاندن ادعاها جلوگیری کرد.

نمونه ای از مدیریت حساب های دریافتنی

شرکت مرغ روز برای فروش محصولات خود پذیرش چک 30 روزه را در سیاست های فروش خود لحاظ کرده است. اما در ازای تسویه حساب در مدت 10 روز معادل 2% مبلغ فروش تخفیف می دهد. بنابراین هرگاه خریدار با پرداخت چک 30 روزه مرغ 1 کیلویی 100 تومانی بخرد:

100 = 1 * 100

30 روز بعد، شرکت معادل 100 تومان دریافت می کند. اما اگر خریدار چک 10 روزه بپردازد، 2 درصد تخفیف به او تعلق می گیرد. یعنی اگر خریدار در 10 روز اول هزینه خود را پرداخت کند به جای 100 تومان برای هر کیلو مرغ 98 تومان می پردازد:

2 = 2٪ * 100

98 = 2 – (100*1)

بنابراین نقدینگی شرکت در 10 روز 98 تومان افزایش می یابد، به این ترتیب هم مشتری به پرداخت سریع بدهی خود ترغیب می شود و هم سود شرکت تضمین می شود.

تحلیل حسابداری مثال مذکور

اثر این عملیات را می توان برای یک سال مالی به شرح زیر محاسبه کرد:

برای این مثال خواهیم داشت:

در این صورت فروشنده با تخفیف 2 درصدی 37.25 درصد سود کسب می کند. این به معنای 17.25٪ سود سالانه بیشتر است. به این ترتیب نه تنها خریدار را راضی کرده است، بلکه:

1. سود بیشتری کسب کرده است.
2. نقدینگی خود را در مدت زمان کوتاه تری افزایش داده است.
3. امکان سوختن کل مقدار را کاهش داده است.
4. با فروش ارزان تر، اصل مشتری مداری را رعایت کرده است.

امیدواریم این نکات برای شما مفید باشد.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.