فهرست مشکلات مدیریت پروژه به چه معناست و چه کاربردی دارد؟

لیست مشکلات چیست؟

لیست مشکلات در مدیریت پروژه سندی است که تیم ها برای ثبت هر گونه چالشی که در طول چرخه عمر پروژه با آن مواجه می شوند، استفاده می کنند. این به افراد اجازه می دهد تا مشکلات و چالش ها را به محض آگاهی از آنها گزارش کنند، که می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا راه حل های موثر را به سرعت کشف کنند.

علاوه بر مشکلات ثبت‌نام، افراد ممکن است یک برچسب یا یک شناسه را به لیست مشکلات خود اضافه کنند که ردیابی آن را برای مدیران پروژه آسان می‌کند. سپس مدیر پروژه چالش ثبت شده را به یکی از اعضای تیم که مسئول حل آن است اختصاص می دهد.

داشتن یک لیست مشکلات می تواند این احتمال را افزایش دهد که تیم تمام چالش هایی را که در طول چرخه عمر پروژه با آن روبرو هستند حل کند. برخی از نمونه‌هایی از چالش‌هایی که ممکن است یک تیم با استفاده از فهرست مشکلات ردیابی کند، کمبود مواد، مسائل فنی و تضادهای زمان‌بندی است.

چرا لیست مشکلات در مدیریت پروژه مهم است؟

داشتن فهرستی از مسائل به مدیران پروژه کمک می کند تا روند حل مسائل و موانع را پیگیری کنند و مطمئن شوند که بر هر مشکلی به سرعت و به طور موثر غلبه می کنند. استفاده از لیست مشکلات به دلایل زیر می تواند به شما کمک کند:

• بهبود ارتباطات بین اعضای تیم
• واگذاری وظایف و ایجاد مسئولیت پذیری را آسان تر می کند
• تشویق به کار گروهی و همکاری
• توسعه روش های حل مسئله فعال
• بهبود سازماندهی و نگهداری سوابق
• صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری
• کاهش استرس و تقویت روحیه تیم
• بهبود کیفیت کلی یک پروژه

تفاوت لیست مشکل و ریسک چیست؟

هنگام مدیریت ریسک، مدیر پروژه فرآیندهای مشابهی را دنبال می کند که در آن مشکلات بالقوه یا واقعی شناسایی شده و تأثیر آنها بر پروژه مشخص می شود. او همچنین مالکیت روشنی را ایجاد می کند و اهدافی را با تاریخ های مشخص تعیین می کند. با این حال، تفاوت های زیادی بین یک مشکل و یک خطر وجود دارد.

ریسک یک رویداد یا شرایط نامشخص است که در صورت وقوع، ممکن است حداقل بر یک هدف پروژه اثر مثبت یا منفی داشته باشد. بنابراین، تیم پروژه می تواند برای مدیریت یا اجتناب از ریسک های شناسایی شده، پاسخ های ریسک و استراتژی هایی را برنامه ریزی کند. معمولاً، تیم پروژه زمان دارد تا رویکردهای جایگزین را در نظر بگیرد و یک یا چند استراتژی را برای مدیریت این ریسک‌های شناسایی شده اجرا کند. مدیریت ریسک معمولاً استراتژیک و پیشگیرانه است.

در عوض، مشکل چیزی است که در حال حاضر بر پروژه تأثیر می گذارد و باید حل شود و نیاز به اقدام تاکتیکی فوری دارد.

مزایای داشتن لیست مشکلات در یک سازمان یا پروژه چیست؟

لیست مشکلات در مدیریت پروژه برای پیگیری مشکلاتی که ممکن است بر ضرب‌الاجل‌ها، بودجه‌ها یا حتی روحیه تیم برای یک پروژه تأثیر بگذارد، حیاتی هستند. علاوه بر این، ایجاد یک لیست مشکلات با استفاده از یک الگوی گزارش دهی در مدیریت پروژه به مدیر پروژه اجازه می دهد تا از مشکلات آگاه شود و از حل سریع مسائل ذکر شده اطمینان حاصل کند. در نهایت، یک گزارش مدیریت پروژه دقیق و به روز می تواند به مدیران در درک موانع و اجتناب از آنها در آینده کمک کند.

این جزئیات در لیست مشکلات پروژه همچنین به مدیر پروژه کمک می کند تا نگرانی های پرسنل را برطرف کند. مستندسازی مشکلاتی مانند روحیه پایین کارمندان یا تضادهای تیم، یا حتی خروج یکی از اعضای تیم از پروژه که می تواند مستقیماً بر موفقیت پروژه تأثیر بگذارد، به مدیر پروژه در حل آن کمک می کند. اما اگر این مسائل ثبت نشود، رسیدگی نمی شود. حل این مسائل می تواند به طور مستقیم بر کارایی و موفقیت یک تیم و هر یک از پروژه های محول شده آنها تأثیر بگذارد.

اجزای استفاده از لیست مشکلات چیست؟

در حالی که لیست مشکلاتی که مدیران پروژه استفاده می کنند ممکن است بسته به پروژه و صنعتی که در آن کار می کنند متفاوت باشد، برخی از عناصر محبوب وجود دارد که آنها معمولاً هنگام ایجاد این اسناد از آنها استفاده می کنند. در اینجا برخی از رایج ترین مؤلفه هایی که مدیران پروژه موفق در لیست مشکلات خود استفاده می کنند آورده شده است:

نام مشکل: به چالشی که تیم شما با آن مواجه است، نام خاصی بدهید که شناسایی آن را آسان می کند.

نوع مشکل: در نظر بگیرید که معمولاً با چه چالش های پروژه ای روبرو هستید تا بتوانید آنها را سازماندهی کنید. به عنوان مثال، می توانید چالش ها را بر اساس بخش یا فروش گروه بندی کنید.

شماره گذاری: اختصاص یک عدد به هر چالش در گزارش های تیم شما می تواند ردیابی و تمایز آنها را از گزارش های دیگر آسان تر کند.

گزارش شده توسط: نام فردی که چالش را گزارش می دهد وارد کنید. این می تواند ارتباطات را بهبود بخشد و اطمینان حاصل کند که اگر در مورد گزارش سؤالی دارید یا به جزئیات بیشتری نیاز دارید، می دانید با چه کسی صحبت کنید.

تاریخ صدور: فهرست کردن و قرار دادن یک گزارش جداگانه می تواند به شما کمک کند تعیین کنید که تیم شما چقدر طول می کشد تا یک راه حل را ایجاد کند. همچنین می تواند به شما در اولویت بندی وظایف کمک کند تا مطمئن شوید که هر چالش را به موقع حل می کنید.

توضیحات مفصل: ارائه هر چه بیشتر جزئیات می‌تواند کار سایر اعضای تیم را برای حل مشکل آسان‌تر کند. همچنین می تواند به شما کمک کند مطمئن شوید که همان چالش چندین بار در گزارش مشکل شما ظاهر نمی شود.

اولویت بندی: تعیین اهمیت حل یک چالش خاص می تواند به تیم شما کمک کند تا وظایف روزانه خود را اولویت بندی کند. برچسب های اولویت رایج عبارتند از “کم”، “متوسط” و “بالا”.

اختصاص داده شده به: از این بخش برای واگذاری کار به یکی دیگر از اعضای تیم که منابع و تجربه لازم برای حل چالش را دارد استفاده کنید. این می تواند به شما در بهبود بهره وری و تشویق کار گروهی کمک کند.

وضعیت: اختصاص یک وضعیت به هر چالش گزارش شده می تواند به شما کمک کند تشخیص دهید که آیا تیم شما مشکل را حل کرده است یا خیر. برخی از برچسب‌های رایجی که ممکن است برای این فیلد استفاده کنید عبارتند از: «باز»، «در حال انجام»، «مسدود شده» و «انجام شد».

تاریخ حل مشکل: برای زمانی که تیم شما نیاز به ایجاد راه حل دارد، ضرب الاجلی تعیین کنید. این می تواند به شما کمک کند اعضای تیم را مسئول نگه دارید و مطمئن شوید که پروژه شما به خوبی اجرا می شود.

راه حل: هنگامی که تیم شما راه حلی را ایجاد کرد، شرح مختصری از مراحلی را که طی کرده اند ارائه کنید. اگر در آینده با چالش مشابهی روبرو شدید، می توانید به این بخش مراجعه کنید تا به یاد بیاورید که چگونه بر آن غلبه کرده اید تا بتوانید مشکل جدید را سریعتر حل کنید.

تاریخ بسته شدن: تاریخی که چالش را حل کردید در این قسمت وارد کنید. این می تواند به شما کمک کند پیشرفت خود را پیگیری کنید.

نحوه ایجاد لیست مشکلات

1. یک برنامه را انتخاب کنید

سیستم‌های زیادی وجود دارند که می‌توانید از آنها برای ایجاد فهرست مشکلات استفاده کنید، از جمله صفحات گسترده، پایگاه‌های داده و برنامه‌های نرم‌افزاری برای مدیریت مشکلات. در حالی که یک صفحه گسترده اکسل ساده ممکن است برای تیم های کوچکتر مناسب باشد، تیم های بزرگتر که با چندین بخش کار می کنند ممکن است از دسترسی به نرم افزار مدیریت مسائل پیشرفته تر بهره مند شوند. استفاده از برنامه ای که به طور خاص برای مدیریت مسائل طراحی شده است نیز می تواند در وقت شما صرفه جویی کند و فرآیندهای شما را ساده کند. می توانید برنامه های مختلف گزارش مشکل را بررسی کنید تا مشخص کنید کدام گزینه برای تیم شما بهترین است.

2. یک سیستم شناسه ایجاد کنید

هنگامی که تصمیم گرفتید از چه نوع برنامه ای برای گزارش مشکلات خود استفاده کنید، یک سیستم ID ایجاد کنید. بسیاری از مدیران پروژه به سادگی به هر گزارش یک عدد اختصاص می دهند، اما شما همچنین می توانید کدهای منحصر به فرد ایجاد کنید. این می تواند به شما کمک کند مشکلات را پیگیری کنید تا مطمئن شوید تیم شما آنها را حل می کند. همچنین می تواند دقت و سازماندهی شما را بهبود بخشد.

3. مشکلات را دسته بندی کنید

بعد، در نظر بگیرید که از چه دسته‌هایی می‌توانید برای سازماندهی گزارش‌هایی که دریافت می‌کنید استفاده کنید. برای مثال، ممکن است دسته‌هایی را برای نوع موضوع، بخش مرتبط یا سطح اولویت ایجاد کنید. این می تواند به شما کمک کند گزارش های خود را به سرعت فیلتر کنید و تخصیص وظایف را آسان تر کنید. هنگامی که مشخص کردید کدام دسته برای سازمان شما مفیدتر هستند، منوهایی ایجاد کنید تا انتخاب گزینه مناسب برای گزارش خود برای اعضای تیم آسان باشد. این می تواند دقت و کارایی را بهبود بخشد.

4. اطلاعات کلیدی را شناسایی کنید

در نظر بگیرید که به چه اطلاعات کلیدی دیگری برای حل چالش ها در زمان بروز آنها نیاز دارید. برای مثال، ممکن است بخواهید بدانید چه کسی مشکل را گزارش می‌کند، جزئیات خاص چیست، و تاریخ ارسال گزارش توسط شخص. همچنین می‌توانید بخشی برای نظرات اضافی قرار دهید تا اطمینان حاصل کنید که تا حد امکان اطلاعات بیشتری را جمع‌آوری می‌کنید. این می تواند به تیم شما کمک کند تا راه حل های موثرتری ایجاد کند و ارتباطات را بهبود بخشد.

5. یک سیستم هشدار ایجاد کنید

در نهایت، هشدارهایی را در نظر بگیرید تا زمانی که یکی از اعضای تیم گزارشی را ارسال می کند، به افراد مناسب اطلاع دهید. بسته به سیستمی که برای تولید گزارش‌های مشکل خود استفاده کرده‌اید، ممکن است بتوانید هشدارها را از طریق تنظیمات داشبورد خود یا با درخواست از اعضای تیم برای تگ کردن طرف‌های مناسب هنگام ارسال درخواست‌هایتان، خودکار کنید. برای مثال، اگر کسی مشکلی را در زنجیره تامین گزارش کند، مدیر زنجیره تامین ممکن است یک ایمیل خودکار دریافت کند. این می تواند به شما کمک کند مطمئن شوید که همه از وضعیت آگاه هستند و به تیم شما کمک می کند تا راه حلی سریع پیدا کند.

انواع مشکلات در پروژه های Agile:

در پروژه های چابک، هر چیزی که روند تحویل محصول را متوقف یا کند کند یا به عنوان مانعی برای پروژه عمل کند، به عنوان «مسدود کننده» یا «ممانعت» شناخته می شود.

1. موانع: این شامل هر چیزی است که تیم را کند یا کند کند. وقتی تیم با مشکلی مواجه می شود، تیم می تواند به دلیل موانع پیش برود، اما موضوع یا روند پروژه به طور کلی متوقف نمی شود.

2. مانع: زمانی که به یک آیتم در پروژه نیاز دارید تا به جلو حرکت کنید، یا برای حرکت رو به جلو، باید از مسائل اجتناب کنید یا از یک استراتژی خاص برای حرکت به جلو استفاده کنید.

3. مسدود کننده: در پروژه های Agile به مسدود کننده معروف است. برخلاف مورد اول که سرعت پیشرفت تیم کاهش می یابد، در این حالت پروژه کاملاً زمان بندی شده است.

برای رفع موانع در پروژه های AGILE از چه رویکردهایی باید استفاده کنیم؟

رویکردی که در پروژه‌های قابل پیش‌بینی و ترکیبی و در برخی تیم‌های چابک استفاده می‌شود، استفاده از فهرست مسائل برای مستندسازی مسائل است.

نتیجه

با ایجاد یک لیست مسائل، یک تیم پروژه می تواند مسائل را مطرح و مستند کند و اطمینان حاصل کند که مسائل به سرعت و به طور موثر حل و فصل می شوند. این به نوبه خود می تواند به تیم کمک کند تا پروژه را در منابع تخصیص یافته تکمیل کند.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.