سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟

سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) مسئول جمع آوری، ذخیره و پردازش اطلاعات مالی و حسابداری ارائه شده توسط کاربران برای تهیه گزارش و ارسال است. آنها به سهامداران، طلبکاران و مقامات مالیاتی. به عبارت دیگر این سیستم مجموعه ای از داده ها و روش های پردازش است که اطلاعات مورد نیاز را برای کاربران خود ایجاد می کند. سیستم اطلاعات حسابداری ترکیبی از شیوه های سنتی حسابداری مانند اصول حسابداری با منابع فناوری اطلاعات مدرن پذیرفته شده و عمومی است.

سیستم اطلاعات حسابداری حاوی عناصر مهم مختلفی در چرخه حسابداری. این سیستم شامل اطلاعات مربوط به درآمد، هزینه، اطلاعات مشتریان، اطلاعات کارکنان، اطلاعات مالیاتی و غیره می باشد. داده های خاص شامل سفارشات فروش، گزارش تحلیل، درخواست خرید، فاکتورها، چک لیست، موجودی، حقوق‌ها و… در آن جمع‌آوری و پردازش می‌شوند. بنابراین سیستم اطلاعات حسابداری باید دارای پایگاه داده برای ذخیره اطلاعات باشد.

یک سیستم اطلاعات حسابداری دارای چندین فیلد برای وارد کردن داده ها و همچنین ویرایش داده های ذخیره شده قبلی است. سیستم اطلاعات حسابداری می‌تواند اطلاعات سفارش جدید را به اشتراک بگذارد تا بخش‌ها از اطلاعات تولید، حمل و نقل و مشتری آگاه شوند.

به طور دقیق‌تر، سیستم‌های اطلاعات حسابداری (AIS = سیستم‌های اطلاعات حسابداری) سیستمی است که داده‌های مالی را هنگام انجام فرآیندهای حسابداری جمع‌آوری و ذخیره می‌کند. سپس پس از پردازش آنها، اطلاعات مورد نیاز تصمیم گیرندگان یک سازمان مانند سرمایه گذاران، اعتباردهندگان، مدیران و … را تولید می کند و این اطلاعات به دست آمده در قالب گزارش های تهیه شده در اختیار تصمیم گیرندگان قرار می گیرد تا بتوانند از آن در برنامه های استراتژیک شرکت ها و سازمان ها.

سیستم اطلاعات حسابداری و اطلاعات حساب شامل کاربران سیستم‌های اطلاعات حسابداری، فرآیندهای جمع‌آوری، مدیریت و ذخیره داده‌های مالی، داده‌های مربوط به سازمان و فرآیندهای تجاری آن، برنامه‌های نرم‌افزاری برای پردازش داده‌ها، سیستم‌ها و شبکه‌های کامپیوتری (که به سیستم اطلاعات حسابداری اجازه می‌دهد. باید در دسترس افراد مربوطه باشد) و امنیت درون سیستم برای محافظت از داده ها است.

این سیستم ترکیبی از حسابداری و مدیریت. به طوری که حسابداری بیشتر در مورد مسائل مالی است، اما سیستم اطلاعات حسابداری تولید اطلاعات مالی است. این سیستم دارای دو هدف اصلی ارائه اطلاعات عملیات و نیازهای قانونی و ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری است. بنابراین، اطلاعات مالی و معاملات پردازشی مانند فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و غیره باید جمع آوری شود.

اکنون در دنیای مدرن و با افزایش تجارت، نیاز شدیدی به کنترل و حفاظت از دارایی ها، اسناد و اطلاعات وجود دارد. بنابراین، سیستم های اطلاعات حسابداری امکان ردیابی هزینه های تولید یا اجرای خدمات و بهبود عملکرد سازمان را فراهم می کند. این سیستم به سازمان اجازه می دهد تا برای دستیابی به اهداف خود برنامه ریزی دقیقی داشته باشد و کارکنان به گزارش ها و تحلیل ها دسترسی داشته باشند.

سیستم اطلاعات حسابداری که مکانی متمرکز برای ذخیره کلیه داده های تراکنش ها و معاملات حسابداری است، دارای مزایای بسیاری است. وظیفه این سیستم افزایش سرعت پردازش است.

داده‌ها به یکباره وارد می‌شوند و گزارش‌دهی با سرعت بالایی انجام می‌شود، و همچنین در صورت نیاز به اصلاح تراکنش‌ها، انجام آن آسان است. زمانی که داده ها در بخش های مختلف وارد می شوند، به عنوان سود، درآمد، هزینه و … طبقه بندی می شوند و از طرفی امکان پشتیبانی نیز وجود دارد. هنگامی که داده ها شروع به پردازش می کنند، کارها به سرعت انجام می شوند. بنابراین بهره وری سازمان افزایش یافته و کارآمد می شود.

کاربرد سیستم اطلاعات حسابداری در سازمان چیست؟

استفاده اولیه از سیستم اطلاعات حسابداری کمک به ذینفعان مالی سازمان در تصمیم گیری است. کاربران بر اساس اطلاعات ارائه شده توسط سیستم حسابداری تصمیمات آگاهانه تری می گیرند. حسابداران مجربی که با سیستم اطلاعات حسابداری سروکار دارند، تراکنش های مالی شرکت را در بالاترین سطح و با بالاترین دقت ثبت و پیگیری می کنند. همچنین، بدون نگرانی در مورد امنیت این اطلاعات، داده‌های مالی را به راحت‌ترین روش ممکن در اختیار افراد شایسته قرار می‌دهند.

سیستم اطلاعات حسابداری به بخش های مختلف سازمان کمک می کند تا با یکدیگر همکاری کنند. افرادی که از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده می کنند عبارتند از:

1. حسابداران
2. مشاوران
3. تحلیلگران کسب و کار
4. مدیران کسب و کار
5. مدیران ارشد مالی
6. حسابرسان

بنابراین حسابداری با ارائه اطلاعات لازم به تصمیم گیرندگان خدمات حیاتی ارائه می دهد تا آنها بتوانند بهترین گزینه را برای بهره برداری از منابع کمیاب در انجام فعالیت های تجاری و اقتصادی انتخاب کنند.

همه افراد یک سازمان در بخش‌های مختلف می‌توانند به یک سیستم دسترسی داشته باشند و اطلاعات یکسانی را دریافت کنند. بنابراین اطلاعات حسابداری رابط بین فعالیت های تجاری و سرمایه گذاران و تصمیم گیرندگان است. در نهایت، سیستم حسابداری می تواند با ارائه گزارش های مالی هوشمند به تصمیم گیرندگان در برنامه های استراتژیک خود کمک کند.

اجزای سیستم اطلاعات حسابداری

هر نوع سیستم اطلاعات حسابداری که استفاده می‌کنید دارای 6 بخش اصلی است. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد هر یک از این بخش ها استفاده کنید. برخی از مهم ترین و اصلی ترین مؤلفه هایی که باید شناسایی کنید عبارتند از:

1. کارکنان

کارکنان یکی از مهمترین و اصلی ترین افرادی هستند که از این سیستم استفاده می کنند. در واقع، باید بدانید که آنها را به عنوان کاربران سیستم شناسایی کنید.

2. روش ها و دستورالعمل ها

این بخش برای انجام فرآیندهای جمع آوری استفاده می شود. البته باید بدانید که از این قسمت برای مدیریت ذخیره سازی داده های مالی نیز استفاده می کنند. می توانید هر یک از دستورالعمل های حسابداری را در این بخش مشاهده کنید.

3. داده

این بخش دارای اطلاعات مالی است که بر اساس فرآیندهای کسب و کار شما مرتب شده است. شما می توانید داده های حسابداری هر بخش را در این سیستم و اجزاء بررسی و مشاهده کنید.

4. نرم افزار

پردازش داده های این بخش بسیار مهم است. شما می توانید نرم افزارهای زیادی را روی سیستم نصب کنید که هر کدام وظیفه متفاوتی دارند و باید با آنها آشنا باشید. هر یک از این بخش ها و نرم افزارها برای پردازش داده ها به بهترین شکل ممکن استفاده می شوند.

5. زیرساخت فناوری اطلاعات

شبکه‌ها و سیستم‌های کامپیوتری از دیگر اجزای سیستم اطلاعات حسابداری هستند که به کاربر اجازه می‌دهند اطلاعات درون سیستم را در اختیار افراد مرتبط قرار دهند. بسیار مهم است که افراد اطلاعات مختلفی در این مورد داشته باشند و شما باید آن را در نظر داشته باشید.

6. کنترل های داخلی و اقدامات امنیتی

مسائل امنیتی زیادی در سیستم وجود دارد که باید به آنها رسیدگی شود. این بخش می تواند از مسائل امنیتی موجود در سیستم محافظت کند. اطلاعات مالی در واقع یکی از مهم ترین اطلاعاتی است که در هر نوع سازمان و شرکتی وجود دارد. بنابراین باید از آنها دور نگه داشته شود تا برای افراد دیگر قابل دسترسی نباشد.

مراحل طراحی سیستم اطلاعات حسابداری

برای راه اندازی یک سیستم به بهترین شکل ممکن، باید با مراحل راه اندازی آن آشنا باشید. در واقع باید بدانید که ترتیب اجرای این مراحل بسیار مهم است و افراد باید آن را در نظر داشته باشند. برخی از مهمترین مراحلی که برای طراحی یک سیستم اطلاعات حسابداری نیاز دارید عبارتند از:

1. آگاهی از سیستم حسابداری در حال توسعه بسیار مهم است و باید سیستم را به خوبی بررسی کنید. البته در این مورد بهتر است با افراد متخصص مشورت کنید.

2. تحقیق و توسعه سیستم یکی دیگر از مراحلی است که باید به آن توجه کنید. در این مرحله باید یک تحلیل کلی یا جزئی از سیستم داشته باشید.

3. مرحله طراحی کلی یکی از قسمت های مختلفی است که باید به آن توجه کنید. در این قسمت می توانید بدون مشکل سیستم حسابداری را به بهترین شکل ممکن طراحی کنید.

4. مرحله اجرا و اجرا که در آن باید سیستم حسابداری را با هر یک از قسمت های آن به بهترین شکل ممکن پیاده سازی کنید. اگر مراحل قبلی به دقت دنبال شود، بدون شک این مرحله به بهترین شکل ممکن انجام خواهد شد.

5. مرحله پشتیبانی از دیگر مراحلی است که باید به عنوان تایید سیستم حسابداری به آن توجه کنید.

6. باید مرحله نگهداری را نیز در نظر بگیرید. پس از اتمام مراحل قبلی و شروع استفاده از سیستم، مراقب باشید که آن را به خوبی حفظ کنید.

نمودار جریان سیستم های اطلاعات حسابداری

فلوچارت ها معمولاً در فرآیند توسعه برنامه های کاربردی تجاری، طراحی الگوریتم ها و مشخص کردن مراحل عیب یابی استفاده می شوند. نرم افزارهای زیادی برای طراحی فلوچارت وجود دارد. هدف یک فلوچارت این است که هنگام برخورد با یک پروژه یا فرآیند، زبان یا نقطه مرجع مشترکی را برای افراد فراهم کند.

فلوچارت سیستم اطلاعات حسابداری نوعی نمودار است که فرآیندی را نشان می دهد که حاوی اطلاعات مراحل یا فرآیندهای تجاری با استفاده از نمادها و نمادهای مختلف است و به طور خاص برای بخش حسابداری و مالی طراحی شده است.

این نوع خاص از فلوچارت شامل مجموعه‌ای از عناصر و فرم‌های استاندارد حسابداری است که به شما در طراحی انواع مختلف فلوچارت حسابداری که در زیر ذکر شده است کمک می‌کند:
1. فرآیند خرید
2. فلوچارت دریافت حساب
3. نمودار جریان حساب های پرداختنی و غیره.

جمعبندی

این مقاله به ارائه تعریف سیستم اطلاعات حسابداری و مراحل طراحی و پیاده سازی آن و همچنین پرداختن به اهمیت پیاده سازی این سیستم و آینده آن در دنیای تجارت، لزوم ایجاد تغییرات در سیستم های حسابداری با توجه به به توسعه فناوری و روابط پیچیده دنیای تجارت. پرداخت می کند.

بسیاری از شرکت ها در تلاش هستند تا نفوذ اطلاعات مالی خود را در محیط شبکه افزایش دهند و چنین اطلاعاتی را در اختیار کارکنان، سرمایه گذاران و تحلیلگران مالی قرار دهند. سیستم اطلاعات حسابداری یکپارچه دسترسی آسان به اطلاعات از راه دور را فراهم می کند. محدودیت‌های زمانی و مکانی دسترسی به گزارش‌های مالی را از بین می‌برد و هزینه و زمان دسترسی به اطلاعات را کاهش می‌دهد و سرعت گردش اطلاعات و عملیات را در واحدها و بخش‌های مختلف سازمان افزایش می‌دهد.

همچنین نتایج بررسی‌ها نشان می‌دهد که گسترش سیستم اطلاعات حسابداری در زمینه گزارش‌های داخلی در این سیستم بسیار آسان‌تر است و در صورت توسعه جغرافیای سازمان، این سیستم می‌تواند به راحتی با آن سازگار شود. /p>

این سیستم اطلاعات صحیح و دقیقی را در اختیار مدیران قرار می دهد و در نتیجه توانایی مدیران در پردازش و تحلیل اطلاعات حسابداری افزایش می یابد. ضمناً سیستم مذکور موانعی را که در وظایف شرکت وجود دارد رفع نموده و امکان دسترسی نامحدود به اطلاعات حسابداری را به مدیران می دهد. مجموعه ای از شرایط، یعنی افزایش دسترسی مدیر به اطلاعات حسابداری و همچنین تصمیم گیری صحیح در مورد آنها، می تواند به بهبود شرایط سازمان منجر شود.