دفتر داری و حسابداری، شباهت ها و تفاوت ها

حسابداری و حسابداری دو مقوله بسیار مهم برای کسب و کارها هستند و هر صاحب کسب و کاری که علاقه مند به پیشرفت است باید این دو مقوله را بشناسد و نسبت به آن موضع مناسبی داشته باشد. متأسفانه عدم درک صحیح این دو مقوله و خلط این دو حرفه با یکدیگر و استفاده از هر یک به جای دیگری باعث شده است که مرزهای این دو موقعیت شغلی با یکدیگر درآمیخته شود. در این مقاله با ارائه تعریفی جامع و صحیح از هر یک از دو کلیدواژه حسابداری و حسابداری به بیان تفاوت هر یک می پردازیم.

حسابداری چیست؟ حسابدار کیست؟

همانطور که در مقدمه گفته شد، حسابداری با حسابداری متفاوت است و حسابدار شخصی غیر از حسابدار است (البته یک نفر می تواند همزمان هم حسابدار باشد و هم حسابدار، و اگر چه حسابداری و حسابداری در بعضی جاها همپوشانی دارند. با این حال آنها با یکدیگر متفاوت هستند.در قسمت اول مقاله تمام مفاهیمی را که برای توضیح مفهوم دفترداری نیاز داریم بررسی می کنیم.پس از بررسی های مختلف متوجه شدیم که جامع ترین تعریف از حسابداری را می توان ارائه کرد. به شرح زیر است:

حسابداری ثبت رویدادهای مالی و بخشی از فرآیند حسابداری در تجارت است. رویدادهای مالی شامل خرید، فروش، دریافت و پرداخت اشخاص حقیقی و حقوقی است. چندین روش حسابداری استاندارد وجود دارد، از جمله سیستم های حسابداری تک ورودی و دو ورودی. در حالی که اینها ممکن است حسابداری “واقعی” در نظر گرفته شوند، هر فرآیندی برای ثبت رویدادهای مالی یک فرآیند حسابداری است.

حسابداری کار یک حسابدار (یا حسابدار) است که رویدادهای مالی روزانه یک تجارت را ثبت می کند. معمولاً دفاتر روزانه (که شامل سوابق خرید و فروش، خرید، دریافت و پرداخت است) می نویسند و هر تراکنش مالی اعم از نقدی یا اعتباری را در دفتر ثبت می کنند و به حساب های مربوطه در دفتر کل انتقال می دهند. دفتر کل مجموعه ای از حساب های نقدی، فروشندگان، مشتریان و سایر حساب ها است. سپس یک حسابدار می تواند گزارش های مالی را از اطلاعات ثبت شده توسط حسابدار ایجاد کند. حسابداری عمدتاً به جنبه های ثبت سوابق حسابداری مالی اشاره دارد و شامل تهیه اسناد و سوابق برای کلیه رویدادها، عملیات و سایر رویدادهای یک تجارت است. حسابدار حساب های دفتری را به مرحله تراز آزمایشی می رساند، حسابدار صورت سود و زیان، ترازنامه و گزارش های مالی را بر اساس تراز آزمایشی و دفاتر تهیه می کند.

بنابراین به طور خلاصه: دفترداری به معنای ثبت و بایگانی ورودی ها و خروجی های مالی یک بنگاه اقتصادی است و حسابدار متعهد شخصی است که فرآیند حسابداری را با دقت کامل و با استفاده از به روزترین امکانات انجام می دهد.

تاریخچه حسابداری

شواهد مختلف نشان می دهد که حسابداری مربوط به زمان حال نیست و آثاری از آن را از شش هزار سال قبل از میلاد می توان یافت. مورخان آثار مختلفی از قراردادهای تجاری و گزارش گزارش های مربوط به محصولات کشاورزی را در خرابه های باستانی مانند بابل یافته اند.

البته می توان گفت که حسابداری مدرن در قرن پانزدهم توسط لوکا پالوچی معرفی شد (این تاریخ بین حسابداری و حسابداری مشترک است). ایشان در کتابی به نام «همه چیز درباره حساب، هندسه و تناسب» به توضیح سیستم حسابداری دورودی پرداختند (توضیحات لازم بعداً ارائه خواهد شد). تلاش های لوکا پالوچی مورد قدردانی قرار گرفت و در جهان غرب او را به عنوان “پدر حسابداری مدرن” می شناسند.

البته حسابداری مدرن به هیچ وجه به معنای حسابداری با کامپیوتر نیست و استفاده از ابزارهای کامپیوتری در حسابداری مدت ها پس از تدوین دفترداری مدرن صورت گرفت. در عصر قلم و کاغذ، دقت عملکرد حسابداران بسیار مهم بود و حسابداران از روش ها و ابتکارات مختلفی برای به حداقل رساندن اشتباهات محاسباتی خود استفاده می کردند.

البته امروزه تکنولوژی ابزارهای مختلفی از جمله نرم افزار حسابداری را در خدمت حسابداری ساخته است. این نرم افزارها امکان انجام محاسبات مالی را با سرعت بسیار بالا و کمترین خطا فراهم می کنند.

البته تکنولوژی به اینجا ختم نمی شود. امروزه نرم افزارهای ابری روز به روز در حال گسترش هستند و همین موضوع باعث شده نرم افزار حسابداری ابری در خدمت حسابداری باشد (این سرفصل ها کاملاً بین حسابداری و حسابداری مشترک است) و اطلاعات مربوط به آن قابلیت ذخیره در محیط ابری اینترنت و شما می توانید از این ابزارها در هر کجا بهترین استفاده را ببرید.

اهمیت حسابداری

با مشاهده موارد زیر با ضرورت حسابداری بیشتر آشنا می شوید.

محاسبه مالیات

برای پرداخت مالیات لازم است میزان سود خالص خود را بدانید و برای درک این موضوع لازم است فهرستی از درآمد و هزینه های خود داشته باشید. کتابدار در این زمینه کمک بزرگی به شما خواهد کرد.

شفافیت گردش پول

حسابداری دو سیستمی به شما نشان می دهد که کسب و کار شما چه هزینه هایی در کدام بخش داشته است و همچنین نقدینگی از کدام کانال به کسب و کار شما تزریق شده است. حسابداری واضح به شما نشان می دهد که آیا فروش شما افزایش یافته است یا خیر. هزینه حمل و نقل در تجارت شما چقدر است؟ آیا پول کافی برای پوشش حقوق و دستمزد ماه آینده خواهید داشت؟ و موارد دیگر

موفقیت در کسر مالیات

داشتن اطلاعات دقیق و به روز از یک حسابدار به شما کمک می کند از پرداخت مالیات اضافی جلوگیری کنید. برای این کار باید مدارک معتبری از صورت های مالی خود داشته باشید و هنگام پرداخت مالیات ارائه دهید. از آنجایی که سازمان امور مالیاتی کشور در این گونه موارد بسیار سختگیرانه عمل می کند، تنها راه برای داشتن آرامش بیشتر، حسابداری دقیق و منظم است.

موفقیت در اخذ وام و جذب سرمایه

اگر برای توسعه کسب و کار خود نیاز به قرض گرفتن از شخصی غیر از خانواده و دوستان دارید، یا باید خودتان یک حسابدار حرفه ای باشید یا یک حسابدار حرفه ای استخدام کنید. داده های حسابداری شفاف به شما کمک می کند تا بانک را برای وام کسب و کار کوچک بهتر واجد شرایط کنید و این به شما کمک می کند تصمیمات خوبی بگیرید.

حسابداری تنها راهی برای گرفتن وام نیست و جذب سرمایه نیز در این موقعیت حائز اهمیت است. سرمایه گذاران علاقه مند به سرمایه گذاری در جایی هستند که اطلاعات روشنی درباره ایده صاحب کسب و کار دارند. اطلاعاتی مانند درآمد، جریان نقدی، دارایی ها و بدهی ها و غیره (در صورت دقیق و شفاف بودن) به شما کمک می کند تا شانس بیشتری برای جذب سرمایه داشته باشید.

امکان شناسایی و ردیابی خطاها

اگر بخواهید تا پایان محاسبات مالی منتظر بمانید تا نقاط ضعف و اشتباهات مالی پرتفوی خود را بررسی کنید، قطعا ضرر خواهید کرد. اگر ندانید در کدام بخش از کسب و کارتان سرمایه های غیرضروری و غیرضروری خرج می کنید، اگر ندانید که چه مانعی بر سر راه درآمد بیشتر شماست، نمی توانید موفق شوید و با صرف انرژی زیاد به دستاوردهای کمی خواهید رسید. داشتن یک حسابداری شفاف، کارآمد و به روز به شما کمک می کند تا خیلی زود با اشتباهات و ایرادات کسب و کار خود آشنا شوید و راه حل مناسبی برای آن بیابید.

تسهیل بودجه سالانه

زمانی که درآمد و هزینه ها به درستی سازماندهی شود، فرآیند بودجه ریزی تسهیل می شود و تمامی این اقدامات توسط یک حسابدار حرفه ای انجام می شود.

انضباط مالی

اگر یک حسابدار بتواند فعالیت های مالی خود را به درستی انجام دهد به نظم مالی مجموعه اقتصادی کمک می کند.

تصمیم گیری بهتر و سریعتر

محاسبات مالی شفاف، تصمیمات اقتصادی شرکت شما را سریعتر و با بررسی جوانب مختلف می کند و یک حسابدار حرفه ای و متعهد می تواند شما را در این امر یاری کند.

برنامه ریزی برای سال مالی آینده

حسابداری دقیق با ارائه تصویری واضح و دقیق از محاسبات مالی سال گذشته به شما کمک می کند تا برای سال مالی آینده خود برنامه ریزی بهتری داشته باشید. سال مالی آینده زمانی بهتر و بهینه‌تر بسته می‌شود که نقاط مثبت و منفی سال مالی گذشته را تحلیل دقیقی انجام دهیم.

آرامش خاطر

زمانی که اطلاعات دقیقی از ورودی ها و خروجی های مالی داشته باشید و در نتیجه راحتتر بتوانید تصمیم بگیرید، از نظر روحی بسیار آرام خواهید بود و این آرامش باعث افزایش بهره وری و کسب و کار شما می شود.

درک چرخه سودآوری در تجارت

یکی از مهمترین نکات ظریف در هر کسب و کاری، دانستن چرخه سودآوری آن کسب و کار است. چرخه سودآوری به شما نشان می دهد که کدام محصولات یا خدمات سودآورتر هستند. چرخه سودآوری نشان می دهد که چگونه می توانید با صرفه جویی در هزینه ها، هزینه های خود را کاهش دهید، از جمله تهیه مواد اولیه، بسته بندی، ارائه خدمات و غیره (و کاهش هزینه ها به معنای افزایش سودآوری است). یک حسابدار اختصاصی با ارائه داده های مالی دقیق به شما کمک می کند تا چرخه سودآوری کسب و کار خود را پیش بینی کرده و حتی آن را گسترش دهید.

طراحی استراتژی کسب و کار با جزئیات بیشتر

استراتژی کسب و کار برای رشد شرکت شما بسیار مهم است و از آنجایی که هر کسب و کاری با توجه به نوع محصول یا خدماتی که ارائه می دهد، استراتژی متفاوتی را انتخاب می کند، می توانید با بررسی داده های ارائه شده توسط واحد حسابداری بهترین استراتژی را برای کسب و کار خود انتخاب کنید. ترسیم ترسیم این استراتژی به معنای ایجاد سود بیشتر برای کسب و کار شما خواهد بود.

توجه: بسیاری از مسائل مطرح شده در این بخش بین حسابداری و حسابداری مشترک است. تفاوت اصلی در نحوه ذخیره و ارائه داده ها است که در قسمت تفاوت حسابداری و حسابداری به بررسی بیشتر آن می پردازیم.

پنج مرحله راه اندازی حسابداری در کسب و کار شما

شما که در حال خواندن این مقاله هستید، احتمالا خودتان صاحب یک کسب و کار کوچک هستید یا در یک کسب و کار کوچک یا متوسط ​​کار می کنید. در هر دو مورد، آشنایی با مراحل راه اندازی دفترداری ضروری است. در این قسمت با 5 مرحله کلی برای راه اندازی دفترداری آشنا می شویم. بیان این مراحل ممکن است در ظاهر آسان به نظر برسد، اما انجام آن مستلزم کار مداوم و مداوم است. با ما همراه باشید و با این پنج مرحله آشنا شوید.

1- ایجاد حساب بانکی مستقل برای تجارت

اولین قدم برای حسابداری (چه بخواهید حسابدار خودتان باشید یا در آینده استخدام کنید) این است که حساب های بانکی تجاری خود را از حساب های شخصی خود جدا کنید. اگر تمایزی بین این دو وجود نداشته باشد، مشکلات زیادی پیش خواهد آمد.

اگر حساب شخصی شما همان حساب تجاری شما باشد، برای محاسبه مالیات مشتاق خواهید بود و حتی ممکن است نتوانید به اداره مالیات ثابت کنید که مثلاً کسر از حساب شما شخصی است و بقیه مربوط به آن است. به کسب و کار شما سعی کنید یک حساب بانکی جداگانه داشته باشید و ورودی و خروجی های مالی کسب و کار خود را در حساب جداگانه پیگیری کنید.

2- انتخاب سیستم حسابداری

پس از افتتاح حساب مستقل برای کسب و کار خود، باید سیستم حسابداری خود را انتخاب کنید. دو سیستم اصلی در حسابداری وجود دارد (این دو سیستم بین حسابداری و حسابداری مشترک هستند):

آ. Single-Entry: اگر مبتدی هستید و تجربه قبلی در زمینه حسابداری ندارید، توصیه می کنیم از سیستم تک ورودی استفاده کنید. استفاده از این سیستم بسیار ساده و ابتدایی است. در این سامانه داده های مالی تنها یک بار و با یک عنوان ثبت می شود. در این سیستم تمامی داده های شما به صورت هزینه و سود تعیین می شود. به عنوان مثال اگر ماهانه بیست میلیون تومان فروش محصول دارید و باید ده میلیون تومان برای اجاره بپردازید، در این کتاب ده میلیون تومان به عنوان هزینه و بیست میلیون تومان به عنوان سود مشخص می شود.

ب Double-Entry: سیستم دو ورودی هم پیشرفته تر است و هم برای مشاغل بزرگتر مناسب است. در این سیستم هر داده مالی دو بار ثبت می شود. این سامانه از مکانیزم خاصی پیروی می کند که برای اطلاعات بیشتر می توانید مقاله آشنایی با سیستم های رایج حسابداری را مطالعه فرمایید. (ساختار تک ورودی و دو ورودی بین حسابداری و حسابداری مشترک است).

انجام فعالیت حسابداری یک امر مهم در موارد مالی شرکت ها و … می باشد که می بایست این فعالیت را به یک مجموعه حسابداری با دانش و سابقه درخشان سپرد،شما می توانید تمامی فعالیت های مالی و حسابداری خود و کسب و کارتان را به مجموعه استاد حساب با بیش از 30 سال سابقه درخشان در تمامی خدمات حسابداری و مالی بسپارید تا خیالتان از امور مالی کسب و کار خود راحت باشد،برای اطلاعات بیشتر می توانید با پشتیبانی مجموعه تماس حاصل فرمایید.

3- انتخاب نوع دفترداری از نظر تعهدی یا نقدی

بسیاری از کسب و کارها ترجیح می دهند ثروت خود را با مقدار پول موجود در حساب بانکی خود اندازه گیری کنند. به این نوع حسابداری وجه نقد می گویند. در چنین شرایطی اگر مشتری در حین خرید محصول به شما چک پرداخت کند، تا زمانی که چک نقد نشده باشد، هیچ شماره ای در دفاتر ثبت نخواهد شد.

حسابداری تعهدی اینگونه نیست. در حسابداری تعهدی، هر اعداد و ارقام احتمالی (یعنی پولی که هنوز نقد نشده است، اعم از دریافتی یا پرداختی) بلافاصله ثبت می شود. در مثال بالا مشتری به محض خرید (حتی با چک) پرداخت وی در دفتر ثبت می شود و نیازی به انتظار برای پرداخت مشتری نیست. این قالب برای مشاغل پیشرفته تر بهتر است. پس از انتخاب سیستم حسابداری باید تعیین کنید که می خواهید تعهدی باشد یا نقدی. (این مفهوم بین حسابداری و حسابداری نیز مشترک است).

4- انتخاب ابزار مناسب

هر شغلی به ابزار مناسب خود نیاز دارد. حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. داشتن ابزار مناسب به شما یا فردی که استخدام می‌کنید کمک می‌کند تا حسابداری خود را انجام دهید تا روند کارتان به بهترین شکل ممکن انجام شود. به طور کلی سه ابزار اصلی برای انجام صحیح حسابداری وجود دارد:

آ. قلم و کاغذ؛ کاغذ و خودکار ابتدایی ترین و ساده ترین ابزار برای حسابداری هستند. برای انجام حسابداری هوشمند باید از کتاب های مخصوص استفاده کرد. کتاب هایی که در محاسبات حسابداری به شما کمک می کنند را می توانید در تصویر زیر مشاهده کنید.

ب ابزار اداری؛ ابزارهای آفیس به دلیل گسترش رایانه های موبایل و رومیزی بسیار قابل استفاده هستند. شما قبلاً به اندازه کافی در مورد مزایای آفیس و ابزارهای آن مانند اکسل می دانید، بنابراین نیازی به توضیح بیشتر نیست.

ص نرم افزارهای حسابداری; نرم افزار حسابداری نه تنها برای حسابداری مفید است. همچنین برای حسابداری مفید و ارزشمند است و توانایی انجام امور مربوط به حسابداری را دارد. نرم افزار حسابداری مهک با کاربری ساده و روان و در عین حال کاملا دقیق در خدمت شما می باشد تا بتوانید فعالیت های حسابداری را انجام دهید. توضیحات لازم در پایان مقاله در مورد حسابداری با نرم افزار حسابداری مهک ارائه خواهد شد.

نکته. موارد B و P را می توان در فضای ابری و فضای مجازی انجام داد. اگر قرار است چندین نفر به فضای کاری شما دسترسی داشته باشند و همچنین اطلاعات شما از خطر حذف شدن در امان باشد، می توانید از نسخه های ابری آیتم های B و P استفاده کنید.

نکته. توجه داشته باشید که باید از ابزارهایی استفاده کنید که بتواند اطلاعات حسابداری شما را در پایان سال مالی در اختیار سازمان مالیاتی قرار دهد. پایان سال مالی زمانی است که شما باید کلیه اطلاعات مالی خود را به صورت کاملا شفاف در اختیار مراجع ذیربط قرار دهید و در صورتی که اطلاعات مالی به هیچ وجه در سیستم حسابداری ثبت نشده باشد و یا به صورت نادرست و ناقص ثبت شود. برای شما دردسر ساز باشد بود. پس سعی کنید از این موضوع بهترین استفاده را ببرید. برای آشنایی و مطالعه بیشتر با ابزارهای حسابداری می توانید مقاله ابزار حسابداری را مطالعه کنید. (این مرحله بین حسابداری و حسابداری مشترک است).

5- یک روز را به حسابداری اختصاص دهید

اگر می‌خواهید خودتان به‌عنوان صاحب کسب‌وکار حسابداری انجام دهید، باید منظم باشید و نباید اجازه دهید برنامه کاری‌تان شما را از انجام این کار باز دارد. برای این کار می توانید یک روز در هفته را به محاسبات حسابداری اختصاص دهید (البته اگر از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید اصلاً به چنین چیزی نیاز ندارید و به محض انجام هر معامله می توانید آن را ثبت کنید). سعی کن برنامه داشته باشی

حسابداری و دفترداری، شباهت ها و تفاوت ها

با توضیحاتی که تاکنون ارائه شد، احتمالاً شباهت ها و تفاوت های حسابداری و حسابداری را درک کرده اید. یک حسابدار حرفه ای ممکن است بتواند حسابدار باشد، اما یک حسابدار اگر آموزش های لازم را ندیده باشد، نمی تواند به طور حرفه ای اقدامات مربوط به حسابداری را انجام دهد.

اگر بخواهیم تفاوت حسابداری و حسابداری را در یک جمله بیان کنیم، می توانیم از جمله یکی از اساتید دانشگاه ویسکانسین استفاده کنیم. کاملا مختصر و مفید. این استاد دانشگاه معتقد است:

حسابداری برای تولید داده های مالی در مورد فعالیت های یک سازمان طراحی شده است. در حالی که حسابداری برای تبدیل داده های مالی به اطلاعات قابل تحلیل استفاده می شود.

یک حسابدار حرفه ای موظف است کلیه ورودی ها و خروجی های مالی را چه به صورت یک ورودی و چه به صورت دو ورودی ثبت کند. در حالی که یک حسابدار حرفه ای رسالت خود را در این می بیند که چگونه این داده های مالی را به صورت های مالی حرفه ای تبدیل کرده و در مجامع مختلف دولتی و غیردولتی و برای اهداف مختلف ارائه کند و از آنها نهایت استفاده را ببرد.

استانداردهای حسابداری در این راستا طراحی شده است. استانداردهای حسابداری به ما کمک می کند تا داده های مالی جمع آوری شده توسط یک حسابدار را به اطلاعاتی تبدیل کنیم که در سراسر کشور یا جامعه بین المللی قابل مشاهده و خواندن باشد.

وظایف حسابدار و دفتر دار

وظایف یک حسابدار و یک حسابدار را می توان در موارد زیر خلاصه کرد:

حسابداری مجازی چیست؟

حسابداری مجازی به حسابداران اجازه می دهد تا به جای کار فیزیکی در دفاتر، از راه دور کار کنند. به غیر از محل کار، تفاوت زیادی بین خدمات حسابداری معمولی و حسابداری مجازی وجود ندارد. یک حسابدار مجازی از نرم افزار حسابداری رایانه ای برای ارسال تراکنش های مالی، بررسی و به روز رسانی صورتحساب ها و تطبیق حساب ها استفاده می کند.

برای اینکه یک حسابدار مجازی بتواند وظایف محول شده را انجام دهد، شرکت یا کسب و کاری که با او همکاری می کند به حسابدار اجازه می دهد تا از راه دور به سرور، نرم افزار و اسناد مالی خود دسترسی داشته باشد. حسابدار مجازی از رایانه خانگی خود به شبکه امن شرکت متصل می شود و به اسناد دسترسی پیدا می کند. حسابداران مجازی نرم افزار حسابداری شرکت را بر روی کامپیوتر خود نصب می کنند. در اینجا کارفرما باید نرم افزاری را خریداری کرده و در آن یک حساب کاربری ایجاد کند. هم کارفرما و هم حسابدار باید از برنامه و نسخه یکسانی برای اطمینان از انتقال و ارتباط صحیح فایل ها استفاده کنند.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.