خزانه داری در حسابداری

خزانه داری یکی از زیرمجموعه های حسابداری است و کلیه عملیات مالی مشاغل به عهده خزانه دار می باشد. در واقع خزانه داری در حسابداری به معنای مدیریت دریافت ها و پرداخت های یک سازمان است. در این مقاله درباره مفهوم خزانه و خزانه، عملیات خزانه، وظایف خزانه دار و … صحبت می کنیم در ادامه با ما همراه باشید:

خزانه محل نگهداری دارایی های یک بنگاه اقتصادی اعم از وجه نقد، اموال و غیره است و عملیات خزانه به فعالیت هایی گفته می شود که شامل سوابق حسابداری خزانه، کنترل و سازماندهی اسناد مختلف (چک، سفته، برات) می باشد. دارایی های نقدی و عملیات دریافت. پرداخت است

خزانه داری 3 کاربرد یا معنی مختلف دارد:

• خزانه دولت که بر درآمدها و هزینه های دولت نظارت می کند. مانند وزارت اقتصاد و دارایی که زیر نظر خزانه داری کل کشور فعالیت می کند.
• انباری که دارایی های مالی یا کالاهای گران قیمتی مانند طلا و الماس در آن نگهداری می شود.
• خزانه ای که وجوه نقدی و غیرنقدی یک سازمان در آن نگهداری، سازماندهی و اداره می شود و خزانه در حسابداری به این دسته از فعالیت ها اشاره دارد.

عملیات خزانه داری در حسابداری شامل دو بخش نقدی و غیرنقدی است. با ما همراه باشید تا بدانید حسابداری خزانه چیست.

عملیات نقدی حسابداری خزانه داری

شامل فعالیت هایی مانند واریز، برداشت یا انتقال حساب، تسویه و ساماندهی کلیه حساب های نقدی یک موسسه، شرکت یا سازمان می باشد. عملیات نقدی در همان تاریخی که انجام می شود ثبت می شود و طی آن یک طرف بدهکار و طرف دیگر طلبکار می شود. مثلاً عملیات نقدی بین حسابهای داخلی شرکت یا بین حسابهای شرکت و طرفین قرارداد با شرکت.

عملیات حسابداری غیر نقدی خزانه

به فعالیت هایی که به صورت بلندمدت و متعهد انجام می شود و در آن سندی به نفع ذینفع صادر می شود. به آن عملیات غیر نقدی می گویند. مثلاً صدور چک یا سفته ای که تاریخ وصول معینی دارد و برات گیرنده مکلف به پرداخت وجه در آن تاریخ معین است. ثبت اسناد غیرنقدی در 2 مرحله انجام می شود:

• دریافت و پرداخت سند: در تاریخ مبادله سند بین دو شخص حقیقی یا حقوقی، صادرکننده سند طلبکار و گیرنده آن بدهکار و اسناد پرداختنی به عنوان بدهی و اسناد دریافتنی ثبت می شود. به عنوان دارایی
• وصول سند: به نقدینگی اسناد در تاریخ معین وصول می گویند. در زمان وصول مطالبات، حساب اسناد دریافتی، بستانکار و گیرنده بدهکار می شود.

در عملیات غیرنقدی خزانه در حسابداری اصطلاحاتی وجود دارد که هر حسابدار و خزانه داری باید با آن آشنا باشد.

• واگذاری به دیگری: زمانی که اسناد دریافتنی را به شخص دیگری واگذار می کنید. مثل نقد کردن چک
• تحویل به بانک: زمانی که چکی را به بانک تحویل می دهید تا پس از دریافت آن مبلغ مورد نظر را به حساب واریز کند. (کلر)
• Requisition: به بازیابی سند از بانک یا غیر آن Requisition می گویند.

استرداد: استرداد سند به صادرکننده یا پرداخت کننده را استرداد می گویند.

• استرداد: در صورت عدم دریافت سند در زمان مقرر به دلایلی از جمله کمبود موجودی، عدم امضاء یا مخدوش شدن سند و …. می گویند سند برگردانده شده است.

وظایف حسابدار خزانه داری

شرح وظایف حسابدار خزانه بسته به نوع شرکت، موسسه و سازمان و نیاز آنها و همچنین دیدگاه مدیران مالی متفاوت است. اما به طور کلی مسئولیت ها و وظایف حسابدار خزانه شامل موارد زیر است:

• نگهداری و کنترل حساب های بانکی شرکت
• نگهداری اسناد مالی و بایگانی آنها به روشهای مختلف دستی و نرم افزاری
• صدور و دریافت اسناد دریافتنی و پرداختنی
• متقاعدسازی
• تسویه مغایرت های بانکی
• انجام مشاوره های مالیاتی
• پرداخت حقوق به کارکنان
• یادآوری سررسید پرداخت تعهدات تامین منابع مالی به مدیران شرکت و تنظیم تاریخ تعهدات بر اساس منابع مالی سازمان.
• ارائه گزارش های مالی از قبیل وجوه، وضعیت چک های معوق و برگشتی، ضمانت نامه و … به مدیران سازمان.

هماهنگی با کلیه بخشهای شرکت و سازمان جهت دریافت و پرداخت و موجودی حسابها.

شرح وظایف حسابدار خزانه از نظر هماهنگی با اداره مالی

حسابداری خزانه داری وظیفه دارد با کلیه واحدهای مالی ارتباط کامل داشته باشد و عملیات لازم جهت همکاری جهت آزادسازی ضمانت مشتریان را انجام دهد. همچنین یکی دیگر از وظایف هماهنگی با بخش های مختلف از جمله واحد مالی خزانه داری برای گزارش گیری بر اساس آیین نامه داخلی شرکت است. حسابداری خزانه داری وظیفه بررسی ترازهای مالی را بر عهده دارد و برای این امر باید با واحد مالی هماهنگی لازم را داشته باشد و طبق دستورالعمل واحد مالی این کار را اعلام کند.

وظایف حسابدار در جهت ارتقاء سطح علمی

حسابدار خزانه باید در جلساتی که شرکت برگزار می کند شرکت کند تا اداره خزانه داری را بهبود بخشد و اطلاعات خود را از طریق این جلسه افزایش دهد و همچنین از طریق تراکنش های مختلف اطلاعات خود را به روز کند و بتواند اطلاعات زیادی در مورد انواع معاملات در حوزه داشته باشد. کار او استفاده از این اطلاعات برای حسابداری خزانه به منظور بهبود خزانه است.

بهتر است حسابدار جزو انجمن های مالی و حسابداری باشد تا بتواند از خلاقیت خود و اطلاعاتی که به دست آورده است در جهت ارتقای سطح کیفی خزانه شرکت استفاده کند و با ابتکار عمل در انجام امور، رشد مطلوبی برای حسابداری شرکت ایجاد کند. وظایف او

اخلاق حرفه ای برای همه کارکنان خزانه

تمامی افرادی که در خزانه داری و حسابداری کار می کنند باید اخلاق حرفه ای داشته باشند و این برای افشا نشدن اسرار حسابداری خزانه از جمله حساب های مالی و میزان موجودی خزانه است که هیچکس جز واحد مالی نباید از آن اطلاعی داشته باشد. که وظیفه آن است گردش حساب را دارد.

حسابداری خزانه باید حتی الامکان از ورود افراد متفرقه به خزانه جلوگیری کند و با اخلاق حسنه و رفتار شایسته تا حد امکان به همه اطلاع دهد که نباید وارد این مکان شوند و ورود آنها باعث می شود که در صورت بروز مشکل در خزانه. اگر ایجاد شود، اولین مقصر آن مشکل، شخصی است که وارد بیت المال شده است.

یکی از مهمترین وظایف کارکنان خزانه به ویژه حسابداران این است که در صورت مشاهده رفتار مشکوک از سوی یکی از کارکنان باید مراتب را به مدیریت گزارش دهند. اما فراموش نکنید که اگر شکاک هستید نمی توانید به عنوان حسابدار و کارمند در خزانه کار کنید زیرا باعث می شود رفتار اکثر مردم را مشکوک ببینید و این کار را برای شما و مدیران شرکت سخت می کند.

وظیفه دیگر جلوگیری از جابجایی پرداخت ها است که مشکلات زیادی را برای شرکت ایجاد می کند و افراد مختلف تحت هیچ شرایطی نباید ترتیب پرداخت های مختلف را حتی برای مبالغ کم تغییر دهند.

وظایف حسابدار خزانه از نظر همکاری

حسابداری خزانه باید در ارتباط کامل با رئیس حسابداری و حسابرسی شرکت باشد و در صورت نیاز مشکل خود را با مدیریت شرکت بیان کند. اگر بخواهیم به طور کلی بگوییم حسابداری خزانه باید با تمامی واحدهای شرکت و کارکنان آن در ارتباط باشد، زیرا در تمامی بخش های شرکت مطالباتی مطرح می شود که خزانه دار باید از آن آگاه باشد و در صورت آشنایی کامل با همکاران خود، روش ارتباطی او بهتر است. است.

انواع اسناد خزانه

کلیه امور مربوط به خزانه در حسابداری از طریق اسناد و مدارک به عنوان مهمترین موضوعی که حسابدار خزانه به آن می پردازد. انجام می شود مهمترین اسناد خزانه عبارتند از:

• اسناد دریافتنی و پرداختنی مانند چک دریافتی یا چک برگشتی
• اسناد گارانتی
• اسناد مالی مربوط به خزانه

مزایای استفاده از خزانه در حسابداری

وجود سیستم خزانه داری در حسابداری بنگاه های اقتصادی با توجه به پیچیدگی های عملیات نقدی و غیرنقدی و سازماندهی و مدیریت آنها و نیاز به پاسخگویی به سهامداران و شرکای تجاری یک سازمان بسیار حائز اهمیت است. مزایای حسابداری خزانه داری عبارتند از:

• مدیریت اسناد دریافتنی و پرداختنی
• تغییر وضعیت اسناد دریافتنی در حالات مختلف وصول نشده، در مرحله وصول، جمع آوری، برگشت، انتقال یا نقدی.
• امکان تغییر وضعیت اسناد پرداختنی در حالت های مختلف پاس نشده، پاس شده یا برگشتی.
• انجام کلیه عملیات مالی از قبیل صدور سند، ایجاد، اصلاح و … به صورت خودکار
• امکان به روز نگه داشتن اطلاعات صندوق ها و بانک ها

ارائه گزارش های مالی مختلف از قبیل دریافت ها و پرداخت ها، گزارش مانده منابع و هزینه ها، گزارش مانده صندوق و ….

• آرشیو نامه ها، اسناد حسابداری مالی و پرونده های طبقه بندی شده به گونه ای که در کوتاه ترین زمان ممکن به آنها دسترسی داشته باشد.
• نگهداری و مدیریت و ثبت اطلاعات خزانه در سامانه خزانه داری و جمع آوری گزارشات لازم از سامانه و تهیه نسخه پشتیبان از آنها.
• کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارش روزانه مانده های بانکی و کلیه دریافت ها و پرداخت ها

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.