حسابداری غیر حضوری

در عصر ارتباطات دیجیتال و فناوری اطلاعات، حسابداری خارج از سایت به عنوان یکی از ابتکارات برجسته در حوزه حسابداری معرفی شده است. این روش جدید حسابداری امکان انجام عملیات مالی و مالیاتی با استفاده از فناوری های پیشرفته و اینترنت را بدون نیاز به حضور فیزیکی در مکان های خاص فراهم می کند.

حسابداری مدرن یا برون سپاری حسابداری از طریق استفاده از سیستم های حسابداری الکترونیکی، فرآیندهای مالی به صورت آنلاین و در هر زمان و هر مکان در دسترس هستند. . با این روش کاربران می توانند به راحتی و به سرعت اطلاعات مالی خود را مدیریت کنند، تراکنش های مالی را ثبت کنند، صورت های مالی تهیه کنند و گزارش های مالی تولید کنند.

فناوری های ارتباطی مانند اینترنت، امنیت اطلاعات و فرآیندهای اتوماسیون حسابداری، ارائه خدمات حسابداری دیجیتال را به شیوه ای موثر و ایمن امکان پذیر می کند. با اتصال به سیستم‌های حسابداری آنلاین، افراد و سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات مالی خود را فوراً و به‌روز مشاهده کرده و به آن دسترسی داشته باشند.

حسابداری غیرحضوری به عنوان یک راه حل مناسب به کاربران امکان کاهش هزینه ها و زمان مربوط به انتقال فیزیکی اسناد و اطلاعات را می دهد. همچنین دقت و صحت اطلاعات حسابداری را بهبود بخشید. در ادامه به طور مفصل به این موضوع می پردازیم.

حسابداری غیر حضوری چیست؟

حسابداری مدرن (یا حسابداری الکترونیکی) به استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای انجام فعالیت های مرتبط با حسابداری اشاره دارد. در این روش حسابداری، فرآیندهای مالی و مالیاتی به صورت آنلاین و از راه دور از طریق سیستم های حسابداری الکترونیکی و بدون نیاز به حضور فیزیکی در مکان خاصی انجام می شود.

حسابداری دیجیتال شامل مجموعه ای از فعالیت ها و فرآیندهایی است که با استفاده از فناوری های مختلفی مانند اینترنت، نرم افزار و سیستم های حسابداری الکترونیکی انجام می شود. این فناوری‌ها به کاربران اجازه می‌دهند تا تراکنش‌های مالی را ثبت کنند، اسناد مالی تهیه کنند، صورت‌های مالی تهیه کنند، و گزارش‌های مالی را تهیه و تجزیه و تحلیل کنند.

با استفاده از این نوع حسابداری، کاربران می توانند در هر زمان و مکان به اطلاعات مالی خود به صورت آنلاین دسترسی داشته باشند. این روش امکان مشاهده و مدیریت تراکنش های مالی، بررسی و تحلیل صورت های مالی و ارائه گزارش های مالی جامع را فراهم می کند.

برخی از مزایای آن عبارتند از:

• کاهش هزینه: به کاربران امکان می‌دهد هزینه‌های مرتبط با حضور فیزیکی در مکان‌های مالی را کاهش دهند. از جمله هزینه های مربوط به انتقال فیزیکی اسناد و اطلاعات، هزینه های مربوط به فضای ذخیره سازی، ماشین آلات و تجهیزات و هزینه های پرسنل و …
• دسترسی آسان و سریع: با این کار، اطلاعات مالی آنلاین و در هر زمان و مکان قابل دسترسی است. کاربران می توانند بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار یا محل مالی، وارد سیستم های حسابداری آنلاین شده و به راحتی به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
• دقت و دقت بالا: با استفاده از حسابداری مدرن، احتمال خطاهای انسانی در ورود داده ها کاهش می یابد، زیرا بسیاری از فرآیندها خودکار می شوند. این روش باعث بهبود دقت اطلاعات حسابداری و کاهش احتمال خطا می شود.
• امنیت و حریم خصوصی: سیستم های حسابداری از راه دور معمولا مکانیسم های امنیتی قوی دارند.
• امکان انجام تراکنش های سریع: حسابداری دیجیتال به کاربران اجازه می دهد تا تراکنش های مالی را به صورت آنی و سریع انجام دهند. با استفاده از سیستم های حسابداری الکترونیکی می توان تراکنش های مالی را به صورت خودکار و به صورت لحظه ای ثبت کرد که باعث افزایش سرعت و کارایی در فرآیند حسابداری می شود.
• افزایش دسترسی به اطلاعات مالی: با برون سپاری حسابداری، کاربران می توانند به راحتی و به سرعت به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند. این روش امکان مشاهده و مدیریت تراکنش های مالی، بررسی و تحلیل صورت های مالی و ارائه گزارش های مالی جامع را فراهم می کند. این دسترسی به اطلاعات مالی تصمیمات بهتر و موثرتری را در زمینه مدیریت مالی می گیرد.
• بازده بالا: حسابداری مدرن با خودکارسازی فرآیندهای مالی در زمان و تلاش زیادی صرفه جویی می کند. انجام فعالیت‌های حسابداری به صورت خودکار و الکترونیکی پردازش سریع‌تر و دقیق‌تر اطلاعات را ممکن می‌سازد و همچنین به کاربران اجازه می‌دهد زمان بیشتری را صرف تجزیه و تحلیل و بررسی داده‌ها و اطلاعات مهم‌تر کنند.
• افزایش امنیت: سیستم های حسابداری از راه دور معمولا مکانیسم های امنیتی قوی دارند.

چالش های حسابداری دیجیتال

اگرچه این شکل از حسابداری مزایا و مزایای بسیاری را برای کاربران فراهم می کند، اما با چالش هایی نیز همراه است. برخی از این چالش ها عبارتند از:

• امنیت و حفاظت از اطلاعات: با توجه به نیاز حسابداری نوین به استفاده از فناوری اطلاعات، امنیت و حفاظت از اطلاعات حسابداری یک چالش مهم است. خطرات امنیتی مانند نفوذ هکرها، سرقت داده ها و تهدیدات سایبری می توانند راه هایی را برای نقض حریم خصوصی و سوء استفاده از اطلاعات مالی فراهم کنند.
• مشکلات فنی و خرابی سیستم: به دلیل وابستگی به فناوری، مشکلات فنی و خرابی سیستم های حسابداری آفلاین می تواند برای کاربران مشکل ساز شود. به همین دلیل، وجود سیستم های حسابداری به روز و پشتیبانی شده برای کمک به به حداقل رساندن خطرات احتمالی مربوط به خرابی سیستم ضروری است.
• نیاز به آموزش و مهارت های فنی: استفاده از حسابداری از راه دور نیاز به آموزش و مهارت های فنی دارد. کاربران برای استفاده صحیح از این فناوری باید با سیستم های حسابداری الکترونیکی و نرم افزارهای مرتبط آشنا باشند.
• محدودیت های ارتباطی: در حسابداری دیجیتال، ارتباط بین کاربران مستقر در مکان های مختلف از طریق شبکه های ارتباطی با یکدیگر برقرار می شود. اما در برخی موارد، ممکن است با محدودیت های ارتباطی مانند قطع اینترنت یا مشکلات شبکه مواجه شوید که می تواند باعث تاخیر و اختلال در فرآیند حسابداری شود.
• نگرانی های حفظ حریم خصوصی: با استفاده از سیستم های حسابداری آفلاین، اطلاعات حسابداری بسیار حساس و مهم کاربران به صورت آنلاین ذخیره و پردازش می شود. این می‌تواند نگرانی‌هایی را در مورد حفظ حریم خصوصی داده‌ها ایجاد کند، زیرا امکان دسترسی غیرمجاز یا سوء استفاده از اطلاعات مالی وجود دارد.
• نیاز به هماهنگی و همکاری بیشتر: برون سپاری حسابداری معمولاً مستلزم هماهنگی و همکاری بیشتر بین اعضای تیم حسابداری، مدیران و کاربران است. شامل ارسال و دریافت اطلاعات به صورت الکترونیکی، تعامل با سیستم های مختلف حسابداری و به اشتراک گذاری داده ها و اطلاعات بین افراد مختلف است که نیاز به هماهنگی و همکاری بین آنها را افزایش می دهد.

در نهایت با توجه به مزایا و چالش های حسابداری دیجیتال، توسعه و استفاده از این روش باید با دقت و آگاهی کامل صورت گیرد.

تفاوت بین حسابداری حضوری و حسابداری غیر حضوری

حسابداری حضوری و حسابداری مدرن دو رویکرد متفاوت در مدیریت مالی و حسابداری هستند. در زیر به بررسی تفاوت های اصلی بین این دو رویکرد می پردازیم:

• حضور فیزیکی: در حسابداری از راه دور، حسابداران و تیم مالی مستقیماً در دفتر یا محل کار حضور دارند و فعالیت های مرتبط با حسابداری را انجام می دهند. این شامل کلیه فرآیندهای مالی از جمله ثبت تراکنش ها، پردازش صورتحساب ها، انجام محاسبات مالی، تهیه گزارش ها و صورت های مالی و مدیریت مالی است. در حسابداری خارج از سایت، برعکس، این فعالیت ها از طریق فناوری ارتباطی مانند اینترنت، تلفن و نرم افزارهای مالی انجام می شود و حضور فیزیکی در محل کار ضروری نیست.
• استفاده از فناوری: در حسابداری حضوری، ممکن است از روش های سنتی و دستی در انجام فعالیت های مالی استفاده شود. به عنوان مثال، ثبت دستی معاملات در دفاتر حسابداری و صورت های مالی وجود دارد. در برون سپاری حسابداری با استفاده از نرم افزارها، سیستم های مالی اتوماتیک و روش های الکترونیکی بسیاری از فعالیت ها به صورت خودکار و دیجیتالی انجام می شود. این شامل انتقال داده ها، ثبت تراکنش ها، تهیه گزارش ها و صورت های مالی و مدیریت مالی است.
• دسترسی به اطلاعات: در حسابداری حضوری، دسترسی به اطلاعات مالی و صورت‌های مالی معمولاً به فرد یا تیم حسابداری در محل کار محدود می‌شود. اما در برون سپاری حسابداری با استفاده از نرم افزارها و سیستم های مالی می توان به صورت آنلاین و از هر جایی که به اینترنت دسترسی داشتید به اطلاعات مالی دسترسی داشت. این ویژگی به شما امکان می دهد به راحتی به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشید، گزارش ها و صورت های مالی را مشاهده کنید و تجزیه و تحلیل مالی انجام دهید.
• هزینه ها: حسابداری حضوری معمولاً به فضای اداری، تجهیزات، نیروی انسانی و مواد مصرفی نیاز دارد. این چیزها هزینه های قابل توجهی دارد. اما در حسابداری دیجیتال با کاهش استفاده از فضاهای فیزیکی و استفاده از تکنولوژی هزینه ها به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. همچنین به دلیل اتوماسیون بیشتر فرآیندهای مالی، احتمال خطا کاهش می یابد و هزینه های مربوط به آن نیز کاهش می یابد.
• انعطاف پذیری: حسابداری حضوری معمولاً به حضور فیزیکی و زمان محدود نیاز دارد. این ممکن است محدودیت هایی برای تنظیم زمان کار و انعطاف پذیری در فعالیت های مالی ایجاد کند. اما در حسابداری آفلاین، با استفاده از تکنولوژی، می توانید فعالیت های مالی خود را در هر زمان و مکان انجام دهید.

فرآیندهایی که در حسابداری مدرن خودکار می شوند

حسابداری مدرن قادر است بسیاری از فرآیندهای مالی را از طریق فناوری ها و نرم افزارهای مالی به صورت خودکار انجام دهد. در زیر برخی از فرآیندهایی که معمولاً در حسابداری دیجیتال خودکار می شوند آورده شده است:

• ثبت تراکنش ها: با استفاده از نرم افزار حسابداری، تراکنش های مالی مانند صورتحساب، دریافت و پرداخت، فاکتور خرید و فروش و … به صورت الکترونیکی ثبت می شود. این اتوماسیون منجر به دقت و سرعت بیشتر در ثبت تراکنش ها و کاهش خطاهای انسانی می شود.
• پردازش فاکتورها: فرآیند پردازش فاکتورها و تطبیق آنها با سیستم حسابداری نیز می تواند خودکار باشد. با استفاده از فناوری OCR (Optical Character Recognition) فاکتورها به صورت خودکار خوانده می شوند و اطلاعات آنها به سیستم حسابداری منتقل می شود.
• تهیه گزارشات و صورتهای مالی:نرم افزار مدرن حسابداری قادر به تهیه خودکار گزارشات و صورتهای مالی است. با تجمیع و تجزیه و تحلیل داده های مالی در سیستم، گزارش های مالی مورد نیاز مانند ترازنامه، صورت سود و زیان، گزارش سودآوری، جریان نقدی و … به صورت خودکار تولید می شود.

خلاصه

در این مقاله به بحث حسابداری غیر حضوری پرداختیم. برون سپاری حسابداری رویکردی است که فرآیندهای مالی را با استفاده از فناوری ها و نرم افزارهای مالی خودکار می کند و نیاز به حضور فیزیکی در دفتر یا محل کار را کاهش می دهد.

به طور خلاصه، حسابداری الکترونیکی روشی مدرن و کارآمد برای مدیریت مالی است که با تکیه بر فناوری‌های مالی و نرم‌افزارهای حسابداری انجام می‌شود. این رویکرد می تواند به شرکت ها در بهبود عملکرد مالی و دستیابی به تصمیمات استراتژیک و موثر در زمینه مالی کمک کند. اما توجه به چالش ها و لزوم آموزش و سرمایه گذاری در حوزه فناوری و امنیت برای استفاده بهینه از حسابداری آفلاین ضروری است.