ثبت وقایع مالی

آشنایی با ثبت رویدادهای مالی و جریان اطلاعات در سیستم حسابداری

حسابداران معاملات و عملیات مالی را در اسناد حسابداری ثبت می کنند. در سیستم حسابداری برای هر یک از دارایی ها، بدهی ها و سرمایه سند جداگانه ای نگهداری می شود. برای مثال سند جداگانه ای برای صندوق نگهداری می شود. و کلیه رویدادهای مالی ناشی از معاملات و عملیات نقدی در آن ثبت می شود. به همین ترتیب، اسناد مشابه برای سایر دارایی ها، بدهی ها و حقوق مالی صاحب سرمایه نگهداری می شود. سندی که برای ثبت افزایش و کاهش هر دارایی، بدهی و سرمایه استفاده می شود «حساب» نامیده می شود.

ثبت معاملات و عملیات مالی در حساب ها روشی موثر برای جمع آوری اطلاعات در مورد امور مالی یک موسسه است.

«حساب»، مبنای اصلی هر سیستم حسابداری، وسیله ای است که اطلاعات مربوط به تغییرات هر دارایی، بدهی و سرمایه در آن ثبت می شود.

جریان اطلاعات در سیستم حسابداری

اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی پس از ورود به سیستم اطلاعات حسابداری و تحلیل و بیان به زبان حسابداری (بدهکار و بستانکار) در سند حسابداری ثبت می شود. این اطلاعات پس از سند حسابداری در روزنامه ثبت و از آنجا به دفتر کل ارائه می شود. برای اطمینان نسبی از ثبت، انتقال صحیح اطلاعات، به صورت دوره ای موجودی آزمایشی از موجودی حساب های دفتر کل تهیه می شود. در پایان هر دوره مالی، پس از انجام یک سری عملیات حسابداری از جمله حساب های تعدیل، صورت های مالی تهیه می شود.

صورتهای مالی شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت سود و زیان انباشته و صورت جریان وجوه نقد است.

به طور خلاصه، جریان اطلاعات در یک سیستم حسابداری به شرح زیر است:

رویدادهای مالی ← سند حسابداری ← مجله ← دفتر کل ← تراز آزمایشی ← صورتهای مالی

ثبت رویدادهای مالی در سند حسابداری

سند حسابداری یا برگه حسابداری برای یک یا چند رویداد مالی که در موسسه رخ می دهد تهیه می شود. بنابراین سند حسابداری یا برگه حسابداری سندی است که آثار مالی یک یا چند رویداد مالی در آن نوشته شده است.

ماده 9 آیین نامه نحوه تنظیم، ویرایش و نگهداری دفاتر موضوع تبصره یک ماده 95 قانون مالیات های مستقیم، سند حسابداری را به شرح زیر تعریف می کند:

برگ یا سند حساب یا سند حسابداری سندی است که در آن یک یا چند عملیات و محاسبات مالی و پولی به حسابهایی انجام می شود که بر حسب بدهکار یا بستانکار تقسیم می شود و چنین سندی پس از امضای مرجع صالح و صدور آن. می توان آن را در دفاتر و روزنامه های خاص ثبت کرد.

سند حسابداری به روش های مختلفی طراحی می شود، برای ثبت معاملات در سند حسابداری باید نام حساب های بدهکار و بستانکار در معامله مشخص شود. اسامی حساب های بدهکار و بستانکار از فهرست حساب موسسه اخذ می شود. فهرست حساب ها فهرست کاملی از نام و شماره تمام حساب هایی است که برای ثبت تراکنش ها و عملیات یک موسسه استفاده می شود. نام و تعداد حساب هایی که در لیست حساب های یک موسسه قرار می گیرند و نحوه شماره گذاری آنها به حجم فعالیت یا نوع معاملات و عملیات مالی بستگی دارد.

در تنظیم فهرست حساب های یک موسسه، نکات زیر باید در نظر گرفته شود:

• نام هر حساب باید ماهیت آن را به وضوح بیان کند.
• تعداد حساب ها با توجه به نیاز موسسه انتخاب شود.
• حساب ها باید در فهرست حساب ها به ترتیب منعکس شده در صورت های مالی مرتب شوند. معمولاً حساب های ترازنامه و سپس حساب سود و زیان در فهرست حساب ها قرار می گیرد.
• حساب ها باید به گونه ای شماره گذاری شوند که شماره هر حساب، نوع و طبقه بندی آن حساب را مشخص کند.

به عنوان مثال، حساب های دارایی با شماره 1، حساب های بدهی با شماره 2، حساب های سرمایه با شماره 3، حساب های درآمد با شماره 4 و حساب های هزینه با شماره 5 شروع می شوند.

در شماره گذاری حساب ها باید ترتیبی اتخاذ شود که امکان افزودن حساب های جدید به لیست حساب ها بدون ایجاد اختلال در ترتیب شماره گذاری وجود داشته باشد.

به عنوان مثال لیست حساب های شرکت آقای امیری در جدول زیر منعکس شده است.

فهرست حسابها

توضیح قسمت های مختلف سند حسابداری و نحوه تنظیم آن

شماره سند حسابداری نشان می دهد که از ابتدای سال مالی تاکنون چه تعداد سند حسابداری صادر شده است. معمولا برای هر رویداد مالی یک سند حسابداری صادر می شود. اما در برخی شرایط می توان برای چندین رویداد مالی سند حسابداری صادر کرد. در محل «تاریخ» تاریخ واقعه نوشته می شود که تاریخ صدور سند حسابداری است. در ستون «کد حساب»، کد حسابی را بنویسید که بدهکار یا بستانکار شده است. در خط اول و در ابتدای حاشیه سمت راست ستون «شرح» نام حساب بدهکار نوشته شده است.

حساب بدهکار همیشه ابتدا نوشته می شود و حساب بستانکار بلافاصله بعد از آن نوشته می شود. در ستون «بدهکار» مبلغ بدهکار حساب بدهکار نوشته شده است. نام حساب بستانکار در خط پایین حساب بدهکار (در ستون توضیحات) نوشته شده است. نام حساب بستانکار باید حدود 2 سانتی متر از حاشیه سمت راست ستون توضیحات فاصله داشته باشد. مبلغ بستانکار نیز در ردیف نام حساب بستانکار در ستون بستانکار نوشته می شود. پس از اتمام موارد فوق شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته می شود. سپس سند حسابداری به امضای مسئولین مربوطه می رسد. در مثال های زیر برخی از رویدادهای مالی و نحوه ثبت آنها در سند حسابداری را نشان می دهیم.

مثال) مالک شرکت پیمان مبلغ 680 میلیون ریال بابت سرمایه اولیه به صندوق شرکت واریز کرد. ثبت این رویداد در سند حسابداری به شرح زیر است:

سند حسابداری

اگر دو دستگاه خودرو به مبلغ 120 میلیون ریال خریداری و 75 میلیون ریال آن نقدا پرداخت شود:

سند حسابداری

اگر یک فقره حساب جاری در بانک تجارت افتتاح و مبلغ 8 میلیون ریال به آن واریز شود:

سند حسابداری

در صورت فروش یکی از خودروها و دریافت نقدی مبلغ 35 میلیون ریال و مابقی چک 12 درصدی، ثبت نام این رویداد به شرح زیر خواهد بود:

سند حسابداری

وی با خرید یک دستگاه ساختمانی به مبلغ 450 میلیون ریال و پرداخت 130 میلیون ریال وجه نقد و سفته 8 ماهه 10 درصدی را به فروشنده تحویل داد. ثبت نام این رویداد به شرح زیر است:

سند حسابداری

رویدادهای مالی را در دفتر روزنامه ثبت کنید

پس از ثبت وقایع مالی در سند حسابداری باید در روزنامه نیز ثبت شود. روزنامه ها انواع مختلفی دارند. دفتر روزنامه ای که کلیه معاملات و عملیات مالی در آن ثبت می شود، دفتر روزنامه عمومی نامیده می شود. مجله ای که فقط نوع خاصی از رویداد مالی در آن ثبت می شود، مجله اختصاصی نامیده می شود، مانند روزنامه خرید، روزنامه فروش، روزنامه پرداخت های نقدی و دفترچه دریافت های نقدی. در اینجا فقط دفتر روزنامه عمومی مورد بحث قرار خواهد گرفت.

دفتر روزنامه عمومی

دفتر روزنامه عمومی دفتری است که کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه به ترتیب تاریخ در آن ثبت می شود. طبق ماده 7 قانون تجارت، دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید مطالبات، بدهی ها، معاملات تجاری و معاملات مربوط به اوراق تجاری و به طور کلی کلیه واردات و صادرات بازرگانی خود را فارغ از نام و نام و مقام و وجوه در آن ثبت کند. که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند تا در آن ثبت شود.

طبق ماده 3 آیین نامه اجرایی، دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقیقی یا حقوقی کلیه معاملات مالی و پولی خود اعم از خرید و فروش، بدهی، مطالبات، ظهرنویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد بدهی یا مطالبه کند و نیز در آن جا به جا می کنند. به عنوان عملیات محاسبه تاریخ وقوع و سایر عملیاتی که طبق اصول حسابداری و رویه معمول حسابداری در پایان دوره مالی برای تهیه حساب سود و زیان و ترازنامه ضروری است بدون استثنا در آن ثبت می شود.

مجله باید دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات سند حسابداری به آن باشد. بنابراین، مجله حداقل باید دارای ستون هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، توضیحات، مبلغ بدهکار و مبلغ اعتبار هر رویداد باشد. یکی از اشکال رایج روزنامه به شرح زیر است:

دفتر روزنامه

در ستون «شماره سند حسابداری» شماره سند حسابداری که رویداد مربوطه در آن ثبت شده است نوشته شود.

در ستون «شرح» اسامی حسابهایی که بدهکار یا بستانکار شده اند به همان ترتیب در سند حسابداری نوشته می شود. ضمناً پس از نوشتن نام حساب هایی که بدهکار یا بستانکار شده اند، شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته می شود. پس از نوشتن شرح مختصری از رویداد، می توانید در پایان یک خط بکشید. اما باید مراقب باشید که هیچ خطی در روزنامه خالی نماند.

شماره صفحه دفتری که مبلغ مربوطه به آن واریز شده در ستون «عطاف» نوشته شده است.

در ستون «بدهکار» مبلغ بدهکار در همان خط حساب بدهکار در ستون شرح نوشته می شود.

در ستون «بستانکار» مبلغ بستانکار در ستون توضیحات هم ردیف حساب بستانکار نوشته می شود.

بلافاصله پس از ثبت هرسند اسناد حسابداری بعدی به ترتیب شماره در روزنامه ثبت شود. پس از اتمام هر صفحه روزنامه، جمع ستون بدهکار و جمع ستون اعتبار باید در محل تعیین شده در پایین صفحه نوشته شود.

اگرچه در عمل برای تمامی رویدادهای مالی ابتدا سند حسابداری صادر می شود و سپس سند حسابداری در مجله ثبت می شود، اما معمولاً در کتاب های درسی برای صرفه جویی در زمان، رویدادها مستقیماً در مجله ثبت می شود.

مثال) مبلغ 480 میلیون ریال بابت سرمایه اولیه در صندوق موسسه الف درج شد ثبت این رویداد در روزنامه به شرح زیر خواهد بود:

دفتر روزنامه

انتقال اطلاعات از روزنامه به دفتر کل

اطلاعات ثبت شده در روزنامه به گونه ای طبقه بندی نمی شود که در هر مرحله بتوان اطلاعاتی مانند موجودی هر حساب را مشخص کرد. بنابراین امکان تهیه صورت های مالی از روزنامه وجود ندارد. بنابراین دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود. کلیه اطلاعات روزنامه باید به دفتر کل منتقل شود. در دفتر کل برای هر حساب یک صفحه جداگانه در نظر گرفته شده و کلیه اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوطه نوشته می شود.

دفتر کل

دفتر کل دفتری است که در آن حساب های مؤسسه به طور جداگانه نگهداری می شود. در دفتر کل برای هر یک از حساب ها از قبیل صندوق، موجودی، زمین، ساختمان و … صفحه یا صفحات جداگانه ای در نظر گرفته شده و کلیه اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب از روزنامه استخراج و روی آن نوشته می شود. صفحه مربوطه در دفتر کل

طبق ماده 8 قانون تجارت، دفتر کل دفتری است که تاجر باید حداقل هفته ای یک بار کلیه معاملات را از روزنامه استخراج و انواع آن را شناسایی و تفکیک کند و هر نوع را در صفحه مخصوص ثبت کند. طبق مواد 4 و 13 آیین نامه اجرایی، دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه طبق سرفصل ها یا کدگذاری حساب ها در صفحات مخصوص آن به نحوی ثبت می شود که امکان تهیه حساب سود و زیان و ترازنامه از آن وجود داشته باشد. be کلیه معاملات ثبت شده در روزنامه در هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.

دفتر کل باید دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات دفتر کل به آن باشد. بنابراین دفتر کل باید حداقل دارای ستون هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار، مبلغ بستانکار و مانده حساب در هر مقطع زمانی باشد. یکی از اشکال رایج دفتر کل به شرح زیر است:

دفتر کل

نام حساب : ………………….                                                                                                                          صفحه : …………..

– در قسمت «شماره سند حسابداری» شماره سند حسابداری که رویداد مربوطه در آن ثبت شده است نوشته شود.

– در ستون «توضیحات» شرح مختصری از رویداد مربوطه (طبق همان توضیحات درج شده در سند حسابداری) نوشته می شود.

– در ستون «عطاف» شماره صفحه روزنامه ای که مبلغ مربوطه از آن واریز شده درج شده است.

– مبلغ بدهکار یا طلبکار مربوطه نیز از روزنامه به ستون «بدهکار» یا «بستانکار» منتقل می شود.

– موجودی حساب در ستون «موجودی» نوشته می شود. معمولا قبل از ستون مانده، ستونی برای تشخیص نوع مانده در نظر گرفته می شود که در آن مشخص می شود که مانده حساب بدهکار است یا بستانکار.

شماره گذاری صفحات دفتر از 1 شروع می شود و به ترتیب ادامه می یابد. برای هر حساب بسته به حجم عملیات مربوط به آن حساب، صفحات لازم در دفتر کل در نظر گرفته می شود. برای مثال ممکن است صفحات 1 تا 10 برای صندوق، صفحات 11 تا 25 برای بانک، صفحات 26 تا 35 برای حساب ها و صفحات 190 تا 200 برای سرمایه در نظر گرفته شوند.

مثال :

دفتر روزنامه

دفتر کل

نام حساب : صندوق                                                                                                                       صفحه 1

شکل رسمی و متداول دفتر کل به شکلی است که در بالا ذکر شد، اما در جایی که هدف آموزش باشد، حساب دفتر کل را می توان به شکل حرف T نوشت که به حساب T معروف است.

مانده حساب های دفتر کل

برای محاسبه مانده هر حساب دفتر کل کافی است مابه التفاوت مجموع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب تا آن لحظه محاسبه شود که به این تفاوت مانده حساب می گویند. اگر مجموع اقلام بدهکار بیشتر از مجموع اقلام بستانکار ثبت شده در آن حساب باشد، مانده حساب «بدهکار» خواهد بود و بالعکس، اگر مجموع اقلام بستانکار بیشتر از مجموع اقلام بدهکار ثبت شده در آن حساب باشد. آن حساب، موجودی حاصل «بستانکار» خواهد بود. معمولاً برای تعیین بدهکار یا طلبکار بودن مانده حساب های دفتر کل، ستونی به نام ستون «شناسایی» در نظر گرفته می شود. اگر موجودی بستانکار باشد در ستون تشخیص کلمه بدهکار و اگر موجودی بستانکار باشد در ستون تشخیص کلمه بستانکار نوشته می شود. البته در عمل به جای کلمه بدهکار از مخفف آن «بد» و به جای کلمه طلبکار از مخفف آن «بس» استفاده می شود.

دفتر تعیین شده

«حساب های پرداختنی» بدهی های مربوط به دریافت وام از سایر شرکت ها مربوط به خریدهای اعتباری یا نقدی را نشان می دهد و همه آن ها در حساب «حساب های پرداختنی» دفتر کل ثبت می شود. در این صورت، اگر بخواهیم از میزان بدهی شرکت به هر یک از طلبکاران مطلع شویم، باید تک تک موارد ثبت شده در حساب دفتر «حساب های پرداختنی» را بررسی کنیم تا مشخص شود هر یک از اقلام ثبت شده متعلق به کدام شخص یا شرکت است. . اگر تعداد اقلام ثبت شده در حساب «حساب های پرداختنی» زیاد باشد، این کار زمان زیادی می برد و احتمال اشتباه در تعیین بدهی به هر یک از طلبکاران زیاد خواهد بود.

برای جلوگیری از این مشکل و ایجاد سهولت و دقت در حسابداری علاوه بر دفتر کل دفتر دیگری نگهداری می شود که به آن دفتر معین می گویند. به عنوان مثال، برای حساب “حساب های پرداختنی” در دفتر کل، ما دفتر جداگانه دیگری به نام “دفتر اختصاصی حساب های پرداختنی” نگه می داریم که در این کتاب یک صفحه ویژه برای هر یک از طلبکاران شرکت و رویدادهای مالی مربوطه علاوه بر ما نیز در نظر گرفته ایم. دفتر کل را در این کتاب ثبت کنید. این کمک می کند تا هر زمان که نیاز به اطلاع از وضعیت بدهی شرکت به شخص خاصی بود، مستقیماً به حساب آن در دفتر مشخص مراجعه و اطلاعات مورد نیاز را به سرعت استخراج کنیم. ساختار کلی و نحوه نگارش دفتر کل تقریباً مشابه دفتر کل است.

مانند آنچه برای «حسابهای پرداختنی» گفته شد، برای سایر حسابهای دفتر کل مانند «حسابهای دریافتنی»، «حساب بانکی» و «حساب خودرو» معمولاً دفتر خاصی را نگه می دارند. به طور کلی، برای آن دسته از حساب های دفتر کل که دارای چندین زیر مجموعه هستند، یک دفتر کل خاص نگهداری می شود. اگر دفتر معینی برای یک حساب نگهداری شود، حساب دفتر کل آن را «حساب کنترلی» می نامند. به عنوان مثال، حساب «کنترل حساب های پرداختنی»، حساب «کنترل حساب های دریافتنی» و حساب «کنترل بانکی» از جمله حساب های دفتر کل هستند که زیرمجموعه های آن در دفاتر خاص مربوطه نوشته شده است.تهیه تراز آزمایشی

در سیستم حسابداری دو طرفه ، هر معامله به مبلغ بدهکار و بستانکار مساوی در دفاتر ثبت می شود و اگر حسابها درست مانده گیری شده باشند جمع مانده های بدهکار حسابهای دفتر کل باید با جمع مانده های بستانکار حسابها مساوی باشد . یکی از وسایلی که حسابداران برای آزمون صحت مدارک حسابداری مورد استفاده قرار می دهند. تراز آزمایشی است . تراز آزمایشی فهرستی است از مانده حسابهای دفتر کل که معمولا در پایان هر ماه تهیه می شود. تهیه تراز مزبور به حسابداران امکان می دهد که از تساوی جمع مانده های بدهکار با جمع مانده های بستانکار اطمینان حاصل نماید .

تراز آزمایشی یک جدول دوستونی است که مانده حسابهای دفتر کل در آن نوشته می شود. حسابها به ترتیبی که در دفتر کل مرتب شده اند در تراز آزمایشی درج می شوند. در صورتی که حسابهای دفتر کل توازن داشته باشند، جمع مانده های بدهکار و بستانکار مساوی خواهد بود. تراز آزمایشی دو هدف کلی زیر را تامین می کند:

الف) اثبات تساوی اقلام بدهکار و بستانکار دفتر کل

ب) فراهم آوردن اطلاعات لازم برای تهیه گزارشهای مالی پایان دوره .

تراز آزمایشی زیر مانده حسابهای دفتر کل شرکت نیکان را نشان می دهد.

تراز آزمایشی

در تاریخ 1397/12/29

تراز آزمایشی فوق تراز آزمایشی دو ستونی نامیده می شود. چون یک ستون بدهکار و یک ستون اعتباری دارد. تراز آزمایشی 4 ستونی نیز می تواند تهیه شود. در تراز آزمایشی چهار ستونی، در دو ستون اول، جمع گردش بدهکار و بستانکار هر حساب و در دو ستون آخر، مانده بدهکار یا بستانکار هر حساب نوشته می شود. تراز آزمایشی چهار ستونی شرکت نیکان به شرح زیر است:

تراز آزمایشی

در تاریخ 1397/12/29

همانطور که مشاهده می شود جمع اقلام دو ستون اول تراز آزمایشی برابر با مجموع گردش مالی دفتر روزنامه است. به طور کلی تهیه تراز آزمایشی می تواند در کشف برخی اشتباهات موثر باشد. تراز آزمایشی می تواند موجودی حساب های دفتر کل را ثابت کند. برابری کل اقلام بدهکاری و اعتباری موجودی آزمایشی تضمین می کند که:

الف) طرفین بدهکار و طلبکار کلیه معاملاتی که از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می شود با هم برابر هستند.

ب) مانده بدهکار یا بستانکار هر حساب به درستی محاسبه شده باشد.

ج) مانده حساب ها در تراز آزمایشی صحیح باشد.

اگر در تراز آزمایشی، جمع ستون بدهکار با مجموع ستون اعتباری برابر نباشد، بدیهی است که اشتباه یا اشتباهی رخ داده است.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.