بزرگترین اشتباهات در برنامه ریزی پروژه و مدیریت زمان چیست؟

برنامه ریزی صحیح پایه و اساس هر پروژه موفق است. و بخش بزرگی از این برنامه ریزی زمان بندی است. اما اشتباهات در زمان بندی و سپس مدیریت زمان در بین مدیران پروژه بسیار رایج است و باعث شکست بسیاری از پروژه ها می شود. برخی از این اشتباهات دنبال می شود تا بتوانیم در پروژه های بعدی از آنها جلوگیری کنیم.

1. تعریف نکردن اهداف پروژه

اولین قدم برای اجرای صحیح پروژه، تعریف دقیق اهداف با تمام جزئیات و انتقال این تعاریف به تمامی اعضای تیم اجرایی است. با اعضای تیم خود در مورد اهمیت پروژه و نحوه کمک آن به سازمان صحبت کنید و اهداف پروژه را حتی قبل از تنظیم برنامه زمانبندی پروژه به همه افراد درگیر در میان بگذارید.

2. مشخص نکردن خروجی ها

یکی دیگر از وظایف اولیه پروژه، مشخص کردن لیست خروجی ها است. هر آنچه که قرار است در پایان پروژه تحویل داده شود در این سند ثبت می شود. به عنوان مدیر پروژه، باید اطمینان حاصل کنید که مدیران ارشد، حامیان مالی و سایر ذینفعان سازمان با این فهرست خروجی ها موافقت می کنند.

داشتن سندی از خروجی های پروژه، تغییر اندازه و جهت پروژه را برای دیگران غیرممکن می کند. مگر اینکه منابع موجود تغییر کند.

البته ممکن است تهیه این سند برای پروژه های چابک سخت باشد اما داشتن لیست اولیه به این پروژه ها نیز کمک می کند.

3. پیش بینی های بدون دلیل

اگر با تیم خود در مورد زمان مورد نیاز برای انجام کارها صحبت نکنید، یا پیش بینی های خوش بینانه در مورد سرعت انجام کارها انجام ندهید، تکمیل کارها در موعد مقرر بسیار دشوار خواهد بود.

از آمار عملکرد افراد در پروژه های گذشته استفاده کنید و پس از صحبت با اعضای تیم اجرا و مدیران هر بخش، پیش بینی های خود را نهایی کنید.

برآوردهای نادرست و غیرمنطقی ناشی از فشار ذینفعان

همه ما در چنین شرایطی بوده ایم. می دانیم که تا روز دوشنبه نمی توانیم گزارش ویژه ای بنویسیم اما به دلیل فشار مدیران سازمان با این کار موافقت می کنیم. و بالاخره تا آخر روز دوشنبه همه چیز با عجله و بدون نظم و نه خیلی دقیق انجام می شود و همه ناراضی هستند. تخمین تکمیل گزارش تا روز دوشنبه به طور معمول توسط شما انجام نمی شد، اما فشار ذینفعان باعث شد این اتفاق بیفتد.

بین داشتن انتظارات بالا و تعیین اهداف دست نیافتنی تفاوت وجود دارد. به عنوان یک مدیر پروژه حرفه ای، باید به هر قیمتی از این اشتباه اجتناب کنید. البته قانون پارکینسون را فراموش نکنید.

4. عدم توجه به مدیریت ریسک

آمارها نشان می دهد که داشتن استراتژی مشخص برای مدیریت ریسک به جای واکنش به رویدادهای پیش بینی نشده در موفقیت پروژه ها بسیار مهم است. (یک مطالعه نشان داد که احتمال موفقیت با مدیریت صحیح ریسک 53 درصد بیشتر است.)

تنظیم یک استراتژی مدیریت ریسک دشوار نیست، اما زمان می برد. حتماً این زمان را برای تعریف خطرات و اقداماتی که برای مقابله با آنها باید انجام داد، کنار بگذارید. گنجاندن این فرآیند در برنامه زمانبندی پروژه به واقع بینانه بودن آن کمک می کند.

نتیجه

برنامه ریزی و زمان بندی مناسب و سپس مدیریت زمان مناسب برای موفقیت پروژه ها ضروری است. برای داشتن یک برنامه زمانی صحیح باید از اشتباهات رایج مانند تعریف نکردن اهداف پروژه، مشخص نکردن خروجی ها، پیش بینی های غیر منطقی، برآوردهای نادرست و عدم توجه به مدیریت ریسک اجتناب کنیم. با در نظر گرفتن این اشتباهات، ما در کار خود به عنوان یک مدیر پروژه حرفه ای بسیار موثرتر خواهیم بود.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.