انواع حساب‌ها و اصلاح آنها در طول دوره مالی

مشکلی که حسابداران اغلب در عمل با آن مواجه هستند این است که برخی رویدادهای مالی بر نتایج عملیات بیش از یک دوره مالی تأثیر می گذارد. به همین دلیل در پایان هر دوره مالی باید اصلاحات لازم در حساب ها انجام شود.

به طور کلی، برای اینکه صورت های مالی یک واحد اقتصادی به درستی وضعیت مالی و نتایج عملیات آن را نشان دهد، باید شامل کلیه دارایی ها، بدهی ها، درآمدها و هزینه ها باشد. اما مشکلی که حسابداران اغلب در عمل با آن مواجه هستند این است که برخی رویدادهای مالی بر نتایج عملیات بیش از یک دوره مالی تأثیر می گذارد. تأثیر این نوع رویدادهای مالی بر دوره های مالی مختلف باید به دقت شناسایی و اندازه گیری شود. برای تحقق این امر در پایان هر دوره مالی باید اصلاحات لازم در حساب ها انجام شود.

انواع حساب ها

حساب‌های دفتر کل را می‌توان از نظر انتقال یا عدم انتقال مانده آن به سال مالی بعد به دسته‌های زیر تقسیم کرد:

آ. حساب های دائمی

حساب های دائمی به حساب هایی گفته می شود که مانده آنها به دوره مالی بعدی منتقل می شود. حساب های دائمی شامل دارایی ها، بدهی ها و سرمایه است. به این حساب ها، حساب های ترازنامه نیز می گویند.

ب حساب های موقت

حساب های موقت به حساب هایی گفته می شود که در پایان دوره مالی بسته می شوند. حساب های موقت شامل حساب های درآمد، هزینه و برداشت است. به استثنای حساب برداشت، به این حساب ها حساب سود و زیان نیز می گویند.

حساب های مختلط

برخی از حساب ها وجود دارد که برخی از آنها دائمی و برخی از آنها موقت هستند. این حساب ها را حساب های مختلط می نامند. به عنوان مثال، یک حساب پیش پرداخت اجاره را در نظر بگیرید. در صورتی که شرکت بهار در تاریخ 1388/01/11 مبلغ 240000 ریال بابت اجاره بها شش ماهه (از 11/11/1388 لغایت 31/4/1389) یک ساختمان در تاریخ پرداخت 1/11/1388 پرداخت کرده باشد. کل مبلغ 240000 ریال در حساب پیش پرداخت ثبت می شود. در پایان سال 1397 با توجه به سپری شدن دو ماه از شش ماه، مبلغ 80000 ریال از مبلغ فوق به هزینه تبدیل شده و مابقی یعنی 160000 ریال همچنان باید به عنوان دارایی به نام پیش پرداخت نشان داده شود. . بنابراین در پایان سال 1397 قبل از اصلاح حساب ها، حساب پیش پرداخت 240000 ریال بوده که 80000 ریال آن حساب موقت (هزینه اجاره) و 160000 ریال آن حساب دائمی (پیش پرداخت اجاره بها که دارایی است) محسوب می شود. بنابراین، حساب پیش پرداخت اجاره، قبل از انجام اصلاحات، یک حساب مختلط است. یعنی بخشی از آن دائمی و بخشی دیگر موقتی است.

به حساب هایی که یک قسمت آن دائمی و بخشی دیگر موقت است حساب های مختلط می گویند.

اصلاح حسابها در دوره مالی

برای اجرای اصل «تطابق هزینه‌های هر دوره مالی با درآمد همان دوره»، حسابداران باید اطمینان حاصل کنند که کلیه درآمدها و هزینه‌های دوره مالی در زمان تهیه سود در حساب‌ها ثبت می‌شود. بیانیه ضرر در صورتی که مقداری از درآمدها یا هزینه های دوره در حساب ها ثبت نشود، ابتدا شناسایی می شود و سپس از طریق ثبت مناسب در دفتر حساب ها تصحیح و به دفتر کل منتقل می شود و به این گونه سوابق، «سوابق اصلاحی» می گویند. . . معمولاً در پایان دوره مالی و قبل از تهیه صورت های مالی ثبت های اصلاحی انجام می شود، اما ممکن است اصلاح مانده برخی از حساب ها در طول دوره مالی لازم باشد.

اصلاح حساب ها در پایان دوره مالی

اصلاح و تعدیل حساب های دفتر کل در پایان دوره مالی به منظور اصلاح، تعدیل و به روز رسانی اسناد حسابداری انجام می شود. پس از ثبت کلیه معاملات و رویدادهای مالی در دفاتر مؤسسه، برخی از حساب های دفتر کل، مانده صحیحی را برای تهیه صورت های مالی ارائه نمی کنند. حتی اگر کلیه معاملات و عملیات مالی به درستی در دفاتر ثبت شده باشد، حسابداری تعهدی ایجاب می کند که مانده برخی از حساب های دفتر کل در پایان دوره مالی اصلاح شود تا بین حساب های ترازنامه و حساب سود و زیان تطبیق داده شود. با فرض دوره مالی و اصل تطبیق.

ورودی های اصلاحی معمولاً در پایان دوره مالی ثبت می شود و شامل موارد زیر است:

آ. اصلاح حساب دارایی هایی که در دوره مالی هزینه شده است (شامل نیازمندی ها، پیش پرداخت ها و موجودی ها).

ب اصلاح هزینه های محقق نشده.

ی – اصلاح بدهی ها و پیش پرداخت های جاری.

د اصلاح هزینه های تحقق یافته پرداخت نشده (شامل وظایف، حق بیمه و حقوق).

انجام اصلاحات فوق به تصحیح حساب های زیر بستگی دارد:

• تصحیح پیش دریافت های درآمد
• اصلاح پیش پرداخت ها
• ثبت درآمدهای محقق نشده ثبت نشده تا پایان دوره مالی
• ثبت هزینه های تحمیلی (موجود) و ثبت نشده تا پایان دوره مالی
• ثبت بهای تمام شده استهلاک دارایی های استهلاک پذیر
• تصحیح حساب موجودی لازم

در ادامه هر یک از ثبت نام های اصلاح شده فوق مورد بررسی قرار می گیرد.

اصلاح پیش پرداخت های درآمدی

در صورتی که قبل از ارائه خدمات از مشتریان وجه دریافت شود، وجه دریافتی تحت عنوان پیش پرداخت ثبت می شود. اگر خدماتی قبل از پایان سال مالی انجام شود، حساب پیش درآمد باید در پایان سال اصلاح شود. برای اصلاح حساب پیش درآمد، حساب پیش درآمد بدهکار و حساب درآمد بستانکار می شود.

مثال: رایان کار در تاریخ 1397/09/01 مبلغ 480000 ریال بابت تعمیر و نگهداری کامپیوترهای شرکت B از آن شرکت دریافت کرد که قرار است از تاریخ مذکور به مدت یک سال انجام شود. در تاریخ 1/9/88 یعنی در زمان دریافت وجه نقد ثبت نام زیر در دفاتر شرکت رایان کار انجام شد:

شما کاربران گرامی می توانید به صورت حضوری در دوره آموزش نرم افزار همکاران سیستم مجموعه استاد حساب شرکت نمایید و از آموزش جامع این نرم افزار بهرره مند شوید،همچنین اگر امکان شرکت در دوره به صورت حضوری را ندارید هییچ مشکلی ندارد و امکان شرکت در دوره به صورت غیر حضوری برای کاربران فراهم است و کاربران می توانند به صورت غیر حضوری و با کیفیت بالا این دوره را استارت بزنند.

حساب پیش پرداخت که به صورت بدهی است تا پایان سال ۱۳۹۷ در دفاتر شرکت رایان کار بدون تغییر باقی می ماند. از طرفی شرکت رایان کار از تاریخ 1397/09/01 تا پایان سال به شرکت B خدمات ارائه کرده است و باید درآمد خود را از این بابت شناسایی کند. برای این منظور شرکت رایان کار در پایان سال 1397 محاسبه می کند که چه میزان از 480000 ریال دریافتی مربوط به بازه زمانی 1397/09/01 تا پایان سال 1397 است و آن را از حساب پیش دریافتی کسر و تخصیص می دهد. به حساب درآمد اگر 480000 ریال را بر 12 ماه سال تقسیم کنید سهم هر ماه 40000 ریال می شود.

480000 ÷ 12 = 40000

از آنجایی که از تاریخ 1388/09/01 تا پایان سال 4 ماه خواهد بود، باید 4 برابر 40000 ریال از پیش حساب کسر و به حساب درآمد اضافه شود.

40000 x 4 = 160000

حساب پیش پرداخت بدهی است، بنابراین کاهش آن بدهکار است. افزایش در حساب درآمد نیز بستانکار است. لذا جهت تصحیح حساب پیش پرداخت در پایان سال ۱۳۹۷ در روزنامه شرکت رایان کار به شرح ذیل ثبت می گردد.

لذا با ثبت فوق، حساب پیش درآمد در دفتر شرکت رایان کار اصلاح می گردد. پس از واریز ثبت های فوق به دفتر کل، مانده حساب های پیش دریافت و درآمد به شرح زیر خواهد بود:

در صورتی که قبل از ارائه خدمات از مشتریان وجه دریافت شود، وجه دریافتی تحت عنوان پیش پرداخت ثبت می شود. حساب پیش پرداخت درآمد باید در پایان سال اصلاح شود. برای تصحیح حساب پیش درآمد، حساب پیش درآمد را به میزان درآمد محقق شده بدهکار کرده و حساب درآمد را بستانکار می کنیم.

اصلاح پیش پرداخت ها

هنگامی که مبلغی قبل از دریافت کالا یا خدمات پرداخت می شود، تحت عنوان پیش پرداخت در دفاتر پرداخت کننده ثبت می شود. هنگام دریافت کالا یا خدمات مربوطه، مبلغ کالا یا خدمات دریافتی از حساب پیش پرداخت به حساب کالا یا بهای تمام شده مربوطه واریز می شود.

مثال: شرکت تدبیر در تاریخ 1397/06/01 مبلغ 300000 ریال بابت نگهداری ماشین آلات خود به مدت یک سال به موسسه حامی پرداخت کرد. در تاریخ 1397/06/01 یعنی در زمان پرداخت نقدی ثبت نام زیر در دفاتر شرکت تدبیر انجام می شود:

حساب پیش پرداخت که دارایی می باشد تا پایان سال 1397 در دفاتر تدبیر بدون تغییر باقی می ماند و از طرفی شرکت تدبیر از تاریخ 1397/06/01 تا پایان سال از موسسه حامی خدمات دریافت کرده است. و باید هزینه های مربوطه را شناسایی و ثبت کند. برای این منظور شرکت تدبیر در پایان سال 1397 محاسبه می کند که چه میزان از 300000 ریال پرداختی مربوط به دوره زمانی 1397/06/01 تا پایان سال 1397 است و آن را از حساب پیش پرداخت کسر و به هزینه تخصیص می دهد. حساب. اگر 300000 ریال را بر 12 ماه سال تقسیم کنید سهم هر ماه 25000 ریال می شود.

300000 ÷ 12 = 25000

از آنجایی که از تاریخ 1397/06/01 تا پایان سال 7 ماه باقی خواهد ماند، باید 7 برابر 25000 ریال از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب هزینه افزوده شود.

25000 x 7 = 175000

حساب پیش پرداخت یک دارایی است، بنابراین کاهش آن اعتبار است. افزایش در حساب هزینه نیز بدهکار می شود. لذا جهت تصحیح حساب پیش پرداخت در پایان سال 1397 ثبت نام زیر در روزنامه شرکت تدبیر صورت می گیرد:

لذا با ثبت نام فوق، حساب پیش پرداخت تعمیرات در دفتر شرکت تدبیر اصلاح می گردد. پس از واریز ثبت نام های فوق به دفتر کل، مانده حساب های پیش پرداخت و هزینه تعمیرات به شرح زیر خواهد بود:

زمانی که پرداختی قبل از دریافت کالا یا خدمات انجام می شود، تحت عنوان پیش پرداخت در دفاتر پرداخت کننده ثبت می شود. برای تصحیح حساب پیش پرداخت باید حساب هزینه مربوطه را بدهکار کنیم و به میزان پیش پرداختی که به هزینه تبدیل شده است، حساب پیش پرداخت را بستانکاریم.

ثبت درآمدهای محقق نشده ثبت نشده تا پایان دوره مالی

در پایان دوره مالی ممکن است درآمدهایی محقق شده باشد اما ثبتی از آنها در دفاتر ثبت نشده باشد. بنابراین باید در دفاتر ثبت‌های اصلاحی لازم در مورد آنها انجام شود.

مثال: شرکت سحر بابت خدماتی که به مؤسسه خوبان در اسفند ماه 1396 ارائه کرده است به مبلغ 420000 ریال فاکتور صادر کرده است، اما تا پایان سال 1396 این مورد را در حساب ها ثبت نکرده است. ثبت نام اصلاحی لازم در پایان سال 2018 به شرح زیر است:

برای ثبت درآمدهای محقق نشده ثبت نشده تا پایان دوره مالی باید به حساب های دریافتنی به میزان درآمد محقق شده بدهکار و حساب درآمد بستانکار باشیم.

ثبت هزینه های تحمیلی و ثبت نشده تا پایان دوره مالی

معمولاً در پایان دوره مالی هزینه هایی وجود دارد که در دفاتر ثبت نمی شود. از جمله این هزینه ها می توان به هزینه های تلفن، آب و برق مصرفی در پایان سال و همچنین هزینه حقوق و دستمزد پایان سال اشاره کرد. چنین هزینه هایی را هزینه های معوق نیز می گویند. برای اعمال صحیح اصل تطبیق هزینه ها با درآمد در پایان سال، این گونه هزینه ها باید در دفاتر ثبت شود. برای توضیح نحوه ثبت هزینه های تحمیلی (عملی) و ثبت نشده تا پایان دوره مالی به مثال زیر توجه کنید:

هزینه های تلفن شرکت Shkowe در بهمن و اسفند 1397 بالغ بر 270000 ریال می باشد. قبض تلفن در تاریخ 1397/12/26 به شرکت تحویل داده شده اما تا پایان سال پرداخت نشده است. ثبت نام اصلاح شده مربوط به این رویداد در پایان سال 2018 به شرح زیر است:

برای ثبت هزینه های تحمیلی ثبت نشده تا پایان دوره مالی باید به حساب هزینه مربوطه مبلغ هزینه تحمیل شده بدهکار و حساب های پرداختنی بپردازیم.

ثبت بهای تمام شده استهلاک دارایی های استهلاک پذیر

دارایی هایی که عمر مفید آنها بیش از یک سال باشد به عنوان دارایی های بلند مدت یا دارایی های ثابت در دفاتر ثبت می شود. به جز زمین، سایر دارایی های بلندمدت عمر مفید محدودی دارند. بنابراین بهای تمام شده این دارایی ها باید در طول عمر مفید آنها در بهای تمام شده منظور شود. بدین منظور در پایان هر سال مالی سهم مناسبی از هزینه های این گونه دارایی ها به عنوان هزینه استهلاک در دفاتر ثبت می شود.

مثال: شرکت نیلو در ابتدای سال 1387 خودرویی را به مبلغ 1500000 ریال خریداری کرد. عمر مفید خودرو 10 سال و ارزش ضایعات آن (یعنی قیمتی که می توان خودرو را پس از پایان عمر مفید آن به فروش رساند) 100000 ریال می باشد. ثبت استهلاک خودرو در پایان سال ۱۳۹۷ به شرح زیر است:

حساب استهلاک انباشته خودرو یک حساب کاهنده دارایی است که پس از حساب خودرو در ترازنامه منظور می شود تا از بهای تمام شده خودرو کسر شود و ارزش دفتری خودرو به دست آید. حساب استهلاک انباشته یک حساب دائمی است بنابراین در پایان سال مالی بسته نمی شود و تا پایان عمر مفید دارایی هر سال هزینه استهلاک محاسبه و به آن اضافه می شود.

اصلاح موجودی حساب اقلام ضروری

دو روش برای حسابداری ضروری وجود دارد:

1. نحوه ثبت خرید مایحتاج در حساب دارایی
2. نحوه ثبت خرید مایحتاج در حساب هزینه.

در روش ثبت خرید اقلام ضروری در حساب دارایی، هنگام خرید اقلام ضروری، حساب موجودی کالاهای ضروری بدهکار و حساب صندوق یا حساب های پرداختنی بستانکار می شود. در پایان سال با توجه به میزان مصرف مواد مصرفی، حساب هزینه مواد مصرفی را بدهکار و حساب موجودی مواد مصرفی را بستانکار می کنیم.

مثال: شرکت الف در تاریخ 1397/01/17 مبلغ 840000 ریال لوازم اداری به صورت نقدی خریداری کرد. نحوه ثبت این رویداد به شرح زیر است:

فرض کنید پس از انبارداری در پایان سال مشخص شود که در طول سال 460000 ریال لوازم اداری مصرف شده و معادل 380000 ریال در انبار موجود است. لذا در پایان سال 1397 ثبت اصلاحی لازم به شرح زیر در روزنامه الف به ثبت می رسد.

حسابهای دفتر کل شرکت الف در خصوص موجودی مواد و بهای تمام شده مواد در پایان سال 1397 پس از انجام اصلاحات به شرح زیر است:

برای تصحیح لوازم در پایان سال مالی، حساب هزینه لوازم را به میزان لوازم مصرف شده بدهکار کرده و حساب موجودی لوازم را بستانکار می کنیم.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.