اصول مدیریت پروژه و اثربخشی آن در بهبود مدیریت پروژه

وقتی نمی دانید از کجا شروع کنید یا چگونه ادامه دهید، مدیریت پروژه می تواند یک کار دلهره آور به نظر برسد. اما اینجاست که اصول مدیریت پروژه به عنوان راهنما نقش مهمی ایفا می کند.

اصول مدیریت پروژه ممکن است دقیقاً به شما نگویند که چه کاری باید انجام دهید، اما در مورد استفاده از دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در فعالیت های پروژه و در نهایت نیازهای پروژه است.

اصول مدیریت پروژه به عنوان قواعد کلی فرآیند مدیریت پروژه عمل می کنند. هر مدیر پروژه باید به اصول مدیریت پروژه پایبند باشد و اطمینان حاصل کند که در جهت درست کار می کند تا پروژه را با موفقیت به پایان برساند.

می توان گفت که کل اصول مدیریت پروژه به 12 اصل تقسیم می شود که در صورت اجرا می تواند به نتایج مثبت و موفق پروژه منجر شود.

به عنوان یک مدیر پروژه، مدیریت محدوده پروژه برای ارائه یک پروژه قابل اجرا بسیار مهم است و برای این منظور، اصول مدیریت پروژه می تواند در شناسایی نیازهای پروژه، اهداف، منابع، بودجه، زمان بندی و موارد دیگر مفید باشد.

اصول مدیریت پروژه چیست؟

یک اصل “حقیقت یا گزاره ای اساسی است که به عنوان پایه یک سیستم اعتقادی یا رفتاری یا زنجیره ای از استدلال عمل می کند” – تعریف از فرهنگ لغت آکسفورد.

اصول مدیریت پروژه مهم هستند زیرا صرف نظر از اینکه از چه رویکردی (قابل پیش بینی- چابک- ترکیبی) برای مدیریت پروژه خود استفاده می کنید، با این 12 موضوع و اصل مهم مدیریت پروژه مواجه هستید و باید سعی کنید آنها را برنامه ریزی و اجرا کنید.

اصول مدیریت پروژه می تواند منعکس کننده عوامل اخلاقی باشد. برای تعیین انتظارات اخلاقی در طول پروژه، باید یک کد اخلاقی برای تیم پروژه تعریف کنید. یکی از اصول اساسی مدیریت پروژه، ارزش هایی است که در منشور اخلاقی مشخص شده است.

اخلاق و رفتار حرفه ای در اصول مدیریت پروژه بر اساس چهار ارزش زیر تعیین می شود:

• مسئوليت
• توجه
• انصاف
• صداقت

12 اصل مدیریت پروژه

1. سرپرستی سخت کوش، محترم و دقیق باشید

(یک مباشر کوشا، محترم و دلسوز باشید)

قیمومیت معانی و کاربردهای نسبتاً متفاوتی در زمینه های مختلف دارد. یکی از معانی مباشرت، مسئولیت مراقبت از چیزی است. معانی دیگر بر برنامه ریزی، استفاده و مدیریت مسئولانه منابع تمرکز دارند. یک سرپرست شامل مسئولیت های داخلی و خارجی است.

یک سرپرست باید با اعمال و تصمیمات خود اعتماد و پذیرش را در بین اعضای تیم ایجاد کند. به طور کلی وظایف سرپرستان شامل موارد زیر است:

تمامیت؛ سرپرستان باید تمام ارزش ها، اصول و رفتارهای مورد انتظار از آنها را منعکس کنند. در اصول مدیریت پروژه، این وظایف اغلب ناظران را ملزم می کند تا اعضای تیم و ذینفعان را به چالش بکشند تا آنچه را که می گویند و انجام می دهند در نظر بگیرند، و همچنین ناظران را ملزم به پذیرش بازخورد می کنند.

مراقبت؛ سرپرستان متولی امور سازمانی هستند که بر عهده آنهاست. در پروژه های بزرگ، اغلب متخصصانی وجود دارند که با پشتکار پروژه را فراتر از مسئولیت های تعریف شده خود نظارت می کنند.

قابل اعتماد؛ قابل اعتماد بودن به دیگران اجازه می دهد تا بفهمند چرا سرپرست تصمیم می گیرد. قابل اعتماد بودن همچنین مستلزم شناسایی فعالانه تضاد بین منافع شخصی و منافع سازمانی است. چنین تعارضاتی می تواند حس اعتماد و اطمینان را در سازمان تضعیف کند. مدیران از پروژه ها در برابر چنین نقض اعتماد محافظت می کنند.

سازگاری؛ ناظران از قوانین، قوانین، مقررات و الزاماتی پیروی می کنند که به درستی در خارج و داخل سازمان آنها مجاز است.

2. یک محیط مشارکتی برای تیم پروژه ایجاد کنید

در اصول مدیریت پروژه، تیم های پروژه متشکل از افرادی هستند که مهارت ها، دانش و تجربیات متنوعی دارند. تیم های پروژه ای که به طور مشترک کار می کنند می توانند یک هدف مشترک را موثرتر و کارآمدتر به انجام برسانند.

ایجاد یک محیط مشارکتی برای تیم پروژه مستلزم ایجاد چندین عامل از جمله توافقات، ساختارها و فرآیندهای تیمی است. از جمله این عوامل، افراد را قادر می سازد تا با یکدیگر همکاری کنند.

با پرورش یک محیط مشارکتی، تبادل دانش و ایده آسان‌تر می‌شود و این موضوع دستاوردهای بهتری را برای پروژه فراهم می‌کند که در اصول مدیریت پروژه برای پرورش چنین محیطی تاکید شده است. یک محیط همکاری مناسب برای تیم پروژه شامل موارد زیر است:

توافقات تیمی؛ این مجموعه ای از پارامترهای رفتاری و هنجارهای کاری است که توسط تیم پروژه ایجاد شده و توسط فرد یا مدیر پروژه پشتیبانی می شود. تعهد و توافقات تیمی باید از ابتدای پروژه ایجاد شود.

ساختارهای سازمانی؛ این ساختارها می توانند بر اساس نقش ها، وظایف یا اختیارات باشند. این ساختارها را می توان در خارج از پروژه تعریف کرد. نمونه هایی از ساختارهای سازمانی که می توانند مشارکت تیم را بهبود بخشند عبارتند از:

تعریف نقش ها و مسئولیت ها،

• تخصیص کارمندان و فروشندگان به تیم های پروژه،

n کمیته های رسمی که با هدف خاصی به کار گرفته شده اند،

• جلسات دائمی که به طور منظم یک موضوع خاص را بررسی می کنند.

فرآیندها تیم های پروژه فرآیندهایی را تعریف می کنند که وظایف و تکالیف را تکمیل می کنند.

3. همکاری موثر با ذینفعان

(به طور مؤثر با ذینفعان درگیر شوید)

طبق PMBOK، ذینفع کسی است که ممکن است پروژه را تحت تأثیر قرار دهد یا تحت تأثیر قرار دهد. ذینفعان می توانند افراد، ادارات یا سازمان هایی باشند که می توانند به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر پروژه تأثیر منفی یا مثبت بگذارند و این بستگی به قدرت و اختیار آنها دارد.

در اصول مدیریت پروژه گفته می شود که تعامل موثر با ذینفعان مستلزم ارتباط پایدار است. همکاری فعال با ذینفعان از ابتدا تا انتهای پروژه به موفقیت کمک می کند.

تعامل و ارتباط موثر و کارآمد شامل تعیین چگونگی، زمان و شرایطی است که ذینفعان به آن نیاز دارند و باید بر این اساس با یکدیگر همکاری کنند. ارتباط بخش کلیدی همکاری است. به عبارت دیگر، کار با سهامداران مستلزم ایجاد و حفظ روابط قوی از طریق ارتباطات مکرر و دو طرفه است.

تیم های پروژه به طور فعال با سایر ذینفعان در طول پروژه برای به حداقل رساندن اثرات منفی احتمالی و به حداکثر رساندن تأثیرات مثبت همکاری می کنند.

همانطور که گفته شد، همکاری با ذینفعان یکی از اصول مهم مدیریت پروژه است که علاوه بر افزایش رضایت آنها، فرصت هایی را برای عملکرد و دستاوردهای قوی تری فراهم می کند.

در نهایت، همکاری با سایر ذینفعان به تیم کمک می کند تا راه حل هایی را پیدا کند که برای طیف وسیع تری از ذینفعان قابل قبول باشد.

4. روی ارزش تمرکز کنید

در اصول مدیریت پروژه، ارزش از مزایای یک پروژه به دست می آید. ارزش یک شاخص موفقیت پروژه است که شامل دستاوردها از دیدگاه مشتری یا کاربر است. ارزش یک پروژه ممکن است به عنوان کمک مالی بیان شود. سهم پروژه در دستاوردهای برنامه می تواند نشان دهنده ارزش آن باشد.

بسیاری از پروژه ها، اما نه همه، بر اساس یک انگیزه تجاری آغاز می شوند. پروژه ها ممکن است با نیاز خاصی برای تحویل یا اصلاح یک فرآیند، محصول، قرارداد یا سند دیگر آغاز شوند. در هر صورت، هدف پروژه ارائه یک نتیجه مطلوب است که یک نیاز را با یک راه حل ارزشمند برطرف می کند. به طور کلی، ایجاد انگیزه تجاری بخش مهمی از اصول مدیریت پروژه است.

انگیزه کسب‌وکار می‌تواند شامل اطلاعاتی در مورد همسویی استراتژیک، ارزیابی ریسک، بازگشت سرمایه‌گذاری، ارزش‌گذاری و رویکردهای جایگزین باشد.

انگیزه کسب و کار ممکن است سهم ارزش مورد انتظار از دستاورد پروژه را به صورت کیفی، کمی یا هر دو بیان کند. انگیزه کسب و کار حداقل شامل عناصر مرتبط و پشتیبانی زیر است:

• نیاز کسب و کار ناشی از الزامات تجاری اساسی است که در منشور پروژه یا سایر اسناد مجاز منعکس شده است. الزامات کسب و کار جزئیاتی را در مورد اهداف عمومی و خاص کسب و کار ارائه می دهد. نیاز تجاری ممکن است برای سازمان مجری، سازمان کارفرما، سازمان های مشارکتی یا رفاه عمومی در نظر گرفته شود. بیان واضح نیاز کسب و کار به تیم پروژه کمک می کند تا محرک های کسب و کار را برای وضعیت آینده درک کند و به تیم پروژه اجازه می دهد فرصت ها یا مشکلات را شناسایی کند تا ارزش بالقوه تحویل پروژه را افزایش دهد.
• توجیه پروژه توجیه پروژه به نیاز تجاری مربوط می شود. توجیه پروژه توضیح می دهد که چرا نیاز تجاری ارزش سرمایه گذاری را دارد و چرا باید در این زمان به آن پرداخته شود. توجیه پروژه با تجزیه و تحلیل هزینه و فایده و مفروضات مرتبط است.
• استراتژی کسب و کار، استراتژی کسب و کار دلیل پروژه است و تمامی الزامات مربوط به استراتژی دستیابی به ارزش است.

5. شناسایی تعاملات سیستم و ارزش گذاری آنها

(تعاملات سیستمی را بشناسید، ارزیابی کنید و به آنها پاسخ دهید)

سیستم مجموعه ای از اجزای تعاملی و وابسته به هم است که به عنوان یک واحد عمل می کنند. تیم های پروژه باید این دیدگاه کل نگر از پروژه را با مشاهده پروژه به عنوان یک سیستم با مناطق کاری منحصر به فرد اتخاذ کنند.

از این رو، به دلیل تعامل بین سیستم ها، تیم های پروژه باید با آگاهی و هوشیاری نسبت به پویایی در حال تغییر سیستم عمل کنند. مهارت های زیر از دیدگاه سیستمی پروژه پشتیبانی می کند:

• مفروضات و مدل های ذهنی چالش برانگیز
• پیروی از باورها و دستورات بیرونی
• استفاده از مدل سازی و سناریوها، برای ترسیم نحوه تعامل و واکنش دینامیک سیستم
• تفکر انتقادی با تمرکز بر تصویر بزرگ
• استفاده از روش ها، مصنوعات و شیوه های یکپارچه برای ایجاد درک مشترک از کار و دستاوردهای پروژه.
• یکپارچه سازی را برای دستیابی به نتایج کسب و کار به طور فعال مدیریت کنید

6. رفتارهای رهبری را نشان دهید

(نشان دادن رفتارهای رهبری)

در اصول مدیریت پروژه، برای رهبری اثربخش، باید عناصر سبک های مختلف رهبری را تطبیق داده و ترکیب کنید. مهارت های رهبری شامل رسمی، غیررسمی، دستوری، مشارکتی، قاطعانه، حمایتی و توافقی است.

در بین این سبک ها، هیچ یک از سبک های رهبری به عنوان بهترین رویکرد در اصول مدیریت پروژه ثابت نشده است. رهبری موثر زمانی نشان داده می شود که مناسب با موقعیت باشد. مثلا:

در اغتشاشات باید تدابیر فرماندهی مناسب برای حل مشترك مشكل و نظم بیشتر در نظر گرفته شود.

مهارت های رهبری را می توان آموخت و توسعه داد تا به یک دارایی حرفه ای برای فرد تبدیل شود و همچنین برای پروژه و ذینفعان آن سودمند باشد. شخصیت فردی در یک رهبر بسیار مهم است. یک فرد ممکن است توانایی بالایی در مهارت های رهبری داشته باشد اما با خود محوری یا غیرقابل اعتماد بودن، کارایی این مهارت ها را تضعیف کند.

در اصول مدیریت پروژه، رهبران اثربخش به دنبال تبدیل شدن به یک الگو در زمینه های مختلف مانند صداقت، درستکاری و رفتار اخلاقی هستند. این نوع رهبران بر شفافیت و رفتار مشارکتی تمرکز می کنند.

7. متناسب بر اساس شرایط زمینه

(خیاط بر اساس زمینه)

اصل هفتم از اصول مدیریت پروژه بر انطباق رویکرد پروژه تاکید دارد که می تواند با بهره گیری از ویژگی های منحصر به فرد پروژه و محیط آن به سطح بالاتری از عملکرد پروژه و افزایش احتمال موفقیت آن کمک کند. یک رویکرد پروژه مناسب می تواند مزایای مستقیم و غیرمستقیم برای سازمان ها داشته باشد، از جمله:

• تعهد عمیق تر اعضای تیم پروژه، به دلیل مشارکت آنها در تعریف رویکرد
• کاهش ضایعات در اقدامات یا منابع

تمرکز بر مشتری مداری (زیرا نیازهای مشتری و سایر ذینفعان عوامل مهم در بهینه سازی پروژه هستند)

• استفاده کارآمدتر از منابع پروژه

پروژه های مناسب می توانند به نتایج مثبت زیر منجر شوند:

• افزایش نوآوری، کارایی و بهره وری

درس های آموخته شده، به طوری که می توان بهبودهای حاصل از یک رویکرد تحویل خاص را به اشتراک گذاشت و در پروژه های آینده اعمال کرد.

• بهبود روش شناسی سازمان با شیوه ها، روش ها و مصنوعات جدید
• چگونگی بهبود دستاوردها، فرآیندها یا روش ها را از طریق آزمایش کشف کنید
• یکپارچه سازی موثر روش ها و روش های تحویل نتایج پروژه
• افزایش سازگاری سازمان در بلندمدت

تطبیق یک رویکرد ماهیت تکراری در اصول مدیریت پروژه دارد و بنابراین یک فرآیند ثابت در طول چرخه عمر پروژه است. در اصول مدیریت پروژه، با پیشرفت پروژه، تیم های پروژه بازخوردی را از همه ذینفعان در مورد نحوه عملکرد روش ها و فرآیندهای بهینه برای ارزیابی اثربخشی و ارزش آنها برای سازمان جمع آوری می کنند.

8. کیفیت فرآیندها و محصولات را فراموش نکنید

(کیفیت را در فرآیندها و محصولات قابل تحویل ایجاد کنید)

کیفیت درجه ای است که الزامات توسط مجموعه ای از ویژگی های ذاتی یک محصول، خدمات یا نتیجه برآورده می شود. کیفیت در اصول مدیریت پروژه شامل توانایی برآوردن نیازهای ضمنی مشتری است. محصول، خدمات یا نتیجه در اصول مدیریت پروژه بر حسب کیفیت انطباق با معیارهای پذیرش و کیفیت استفاده سنجیده می شود.

کیفیت در اصول مدیریت پروژه ممکن است ابعاد مختلفی داشته باشد:

• عملکرد؛ آیا طبق پیش بینی تیم پروژه و سایر ذینفعان، محصولات قابل تحویل در حال پیشرفت هستند؟
• انطباق؛ آیا فرآیند تحویل محصول با مشخصات و الزامات از پیش تعیین شده اصول مدیریت پروژه مطابقت دارد؟
• تاب آوری. آیا فرآیند تحویل محصول می تواند با شکست های پیش بینی نشده کنار بیاید و به سرعت بهبود یابد؟
• رضایت؛ آیا پس از تحویل محصول بازخورد مثبتی از کاربران نهایی دریافت می کنید؟ آیا این بازخورد شامل قابلیت استفاده و تجربه کاربری است؟
• یکنواختی. آیا کالای تحویلی با سایر کالاهای تحویلی به همین ترتیب تولید می شود؟
• کارایی؛ آیا فرآیند تحویل با کمترین مقدار ورودی و تلاش بیشترین خروجی را دارد؟
• پایداری. آیا تابع تحویل می تواند تأثیر مثبتی بر مؤلفه های اقتصادی، اجتماعی و زیست محیطی داشته باشد؟

در اصول مدیریت پروژه، کیفیت با رویکردها و فعالیت های پروژه که برای فرآیند تحویل پروژه موثر هستند نیز مرتبط است. همچنین تیم های پروژه کیفیت تحویل محصول را از طریق بازرسی و آزمایش ارزیابی می کنند و فعالیت ها و فرآیندهای پروژه از طریق بررسی و ممیزی ارزیابی می شوند.

در هر دو مورد، فعالیت‌های مرتبط با کیفیت ممکن است بر تشخیص و پیشگیری از خطاها و نقص‌ها تمرکز کنند.

9. پیچیدگی سرب

(پیچیدگی پیمایش)

پروژه سیستمی از عناصر است که با یکدیگر تعامل دارند. پیچیدگی ویژگی یک پروژه یا محیط آن است که مدیریت آن به دلیل رفتار انسان، رفتار سیستم و عدم قطعیت های موجود دشوار است. در اصول مدیریت پروژه، ماهیت و تعداد تعاملات، پیچیدگی یک پروژه را تعیین می کند. پیچیدگی از عناصر پروژه، تعامل بین این عناصر و تعامل با سایر سیستم ها و محیط پروژه ناشی می شود. اگرچه پیچیدگی قابل کنترل نیست، تیم‌های پروژه می‌توانند فعالیت‌های خود را برای رسیدگی به پیچیدگی‌ها در زمان وقوع تغییر دهند.

برای مثال، پیچیدگی در یک پروژه ممکن است با تعداد یا تنوع بیشتر ذینفعان مانند آژانس های نظارتی، موسسات مالی بین المللی، چندین فروشنده، پیمانکاران فرعی تخصصی یا جوامع محلی افزایش یابد. این ذینفعان می توانند به صورت فردی و جمعی تأثیر قابل توجهی بر پیچیدگی یک پروژه داشته باشند.

10. پاسخ های ریسک را بهینه کنید

(بهینه سازی پاسخ های ریسک)

طبق اصول مدیریت پروژه، تیم های پروژه ریسک های کلی پروژه را ارزیابی می کنند. ریسک کلی پروژه اثر عدم قطعیت بر کل پروژه است. ریسک کلی از همه منابع ناشی می شود، از جمله ریسک های فردی، و نشان می دهد که چگونه سهامداران با پیامدهای تغییرات مثبت و منفی در نتایج پروژه مواجه می شوند.

هدف مدیریت ریسک کلی در اصول مدیریت پروژه، نگه داشتن ریسک پروژه در محدوده قابل قبولی است. اعضای تیم پروژه با ذینفعان مربوطه تعامل دارند تا سطح تحمل ریسک آنها را دریابند.

ریسک ها می توانند در سازمان، پورتفولیو، طرح، پروژه و محصول وجود داشته باشند. یک پروژه ممکن است بخشی از یک طرح باشد که در آن ریسک به طور بالقوه باعث افزایش یا کاهش تحقق منافع و ارزش می شود. یک پروژه همچنین ممکن است بخشی از یک پورتفولیو باشد و شامل مجموعه ای از وظایف مرتبط و نامرتبط باشد که ریسک می تواند به طور بالقوه ارزش کلی سبد و دستیابی به اهداف تجاری را افزایش یا کاهش دهد. سازمان‌ها و تیم‌های پروژه‌ای که به طور مداوم از ارزیابی ریسک، برنامه‌ریزی و اجرای فعال پاسخ ریسک استفاده می‌کنند، اغلب راه‌حلی را پیدا می‌کنند که هزینه کمتری نسبت به واکنش به مسائل در هنگام وقوع خطر دارد.

11. سازگاری و انعطاف پذیری را بپذیرید

(سازگاری و انعطاف پذیری را در آغوش بگیرید)

یک پروژه به ندرت طبق برنامه پیش می رود. پروژه ها تحت تأثیر عوامل داخلی و خارجی قرار می گیرند – الزامات جدید، مسائل، تأثیرات ذینفعان و سایر عواملی که در تعاملات یک سیستم وجود دارد. برخی از عناصر یک پروژه ممکن است شکست بخورند یا کمتر از حد انتظار عمل کنند و تیم پروژه را ملزم به تجدید نظر، گروه بندی مجدد یا زمان بندی مجدد کند. به عنوان مثال در یک پروژه زیربنایی تصمیم دادگاه در حین اجرای پروژه می تواند طرح ها و نقشه ها را تغییر دهد.

در اصول مدیریت پروژه، ایجاد سازگاری و انعطاف پذیری در یک پروژه، تیم های پروژه را برای مواجهه با تغییرات داخلی و خارجی آماده می کند. این ویژگی‌ها همچنین به تیم‌ها کمک می‌کند تا یاد بگیرند و به سرعت از شکست‌های خود عبور کنند و به پیشرفت خود در جهت ارائه ارزش ادامه دهند.

12. فضا را برای تغییر برای رویارویی با یک موقعیت موفق در آینده آماده کنید

(فعال کردن تغییر برای دستیابی به وضعیت آینده پیش بینی شده)

مدیریت تغییر یا توانمندسازی رویکردی جامع، دوره‌ای و ساختاریافته برای انتقال افراد، گروه‌ها و سازمان‌ها از وضعیت فعلی به وضعیت آینده است که در آن منافع مورد نظر حاصل می‌شود. این با کنترل تغییر پروژه متفاوت است، که فرآیندی است که طی آن تغییرات در اسناد پروژه، محصولات تحویلی، یا خطوط پایه شناسایی، مستند شده و سپس تایید یا رد می شوند.

ایجاد تغییر در یک سازمان می تواند چالش برانگیز باشد. برخی از افراد ممکن است ذاتاً در برابر تغییر مقاوم یا ریسک گریز به نظر برسند و فرهنگ محافظه کارانه ای از خود نشان دهند. مدیریت تغییر موثر از یک استراتژی انگیزشی به جای یک استراتژی اجباری استفاده می کند و محیطی از تعامل و ارتباطات دو طرفه ایجاد می کند که در آن پذیرش و همسان سازی تغییرات رخ می دهد که برخی از نگرانی های معتبر کاربران مقاوم را که ممکن است نیاز به رسیدگی داشته باشد، برطرف می کند. مشخص می کند.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.