آموزش مدیریت فرمول ها در اکسل (Copy, Paste, Autofill)

صفحات گسترده فقط برای کارشناسان مالی و حسابداران نیست. آنها همچنین می توانند برای فریلنسرها یا صاحبان مشاغل کوچک مانند شما مناسب باشند. صفحات گسترده می توانند به شما در ثبت اطلاعات کلیدی در مورد مشاغل، مطالعه محصولات پرفروش و سازماندهی زندگی افراد کمک کنند.

هدف اصلی اکسل آسان کردن زندگی شماست. این مقاله به شما کمک می کند تا مهارت های اولیه کار با اکسل را توسعه دهید. فرمول ها هسته اکسل هستند.

پس از مطالعه این مقاله، مهارت های زیر را کسب خواهید کرد:

• نحوه نوشتن اولین فرمول خود در Microsoft Excel برای خودکارسازی ریاضی.
• نحوه کپی و چسباندن فرمول فعلی در سلول دیگر.
• نحوه استفاده از autofill برای استفاده سریع فرمول ها در کل یک ستون.

با مشاهده صفحه گسترده زیر، متوجه خواهید شد که چرا اکسل اینقدر قدرتمند است. تصویر بالا فرمول های پشت صحنه را نشان می دهد، در حالی که تصویر پایین نشان می دهد که فرمول ها چه چیزی را ارائه می دهند.

صفحات گسترده داده ها را با استفاده از فرمول ها برای محاسبه و تغییر ساده می کنند.

این مقاله نحوه مدیریت صفحات گسترده و فرمول ها را به شما آموزش می دهد. علاوه بر این، با بسیاری از برنامه های صفحه گسترده سازگار است. مانند: Apple Numbers، Google Sheets یا Microsoft Excel، می توانید با کمک ما نکات حرفه ای برای کار با فرمول ها در صفحات گسترده را بیاموزید. ما شروع.

نحوه جابجایی صفحه گسترده در اکسل

در این قسمت اولین فرمول خود را در مایکروسافت اکسل می نویسیم. فرمول ها باید در داخل سلول ها نوشته شوند، که مانند جعبه های جداگانه در یک صفحه گسترده هستند. اکسل یک شبکه عظیم و پیوسته از سطرها و ستون ها است. جایی که سطرها و ستون ها به هم می رسند سلول نامیده می شود.

یک سلول زمانی تشکیل می شود که ردیف ها (جعبه های شماره گذاری شده در سمت چپ) و ستون ها (جعبه های شبکه ای که از چپ به راست اجرا می شوند) را قطع می کنند.

سلول ها جایی هستند که می توانید داده ها یا فرمول هایی را که با داده های شما کار می کنند تایپ کنید. هر سلول یک نام دارد که می توانید هنگام صحبت در مورد صفحه گسترده از آن استفاده کنید.

سطرها کادرهای افقی هستند که در سمت چپ شماره گذاری شده اند. ستون ها از چپ به راست اجرا می شوند و با حروف نامگذاری می شوند. وقتی سطرها و ستون ها به هم می رسند، یک سلول را تشکیل می دهند. محل تلاقی ستون C و ردیف 3 سلولی به نام C3 است.

در تصویر زیر، من به صورت دستی نام سلول ها را در آنها تایپ کرده ام تا به شما در درک نحوه عملکرد صفحه گسترده اکسل کمک کنم.

سلول ها به عنوان محل تلاقی ردیف ها و ستون ها نام گذاری می شوند. از تقاطع ستون F و ردیف 4 خانه تشکیل می شود که آن را F4 می نامیم.

اکنون که ساختار صفحه گسترده اکسل را درک کرده اید، می توانیم به نحوه نوشتن فرمول ها و توابع اکسل بپردازیم.

نحوه کار با فرمول ها و توابع اکسل

فرمول ها و توابع چیزی است که ما برای کار با داده های تایپ شده استفاده می کنیم. اکسل توابع داخلی مانند AVERAGE= را برای محاسبه میانگین اعداد ارائه می دهد، فرمول ها در واقع توابع ساده ای مانند جمع دو سلول با هم هستند. این دو اصطلاح می توانند معنی یکسانی داشته باشند.

در این مقاله، من از اصطلاح فرمول برای اشاره به این موارد استفاده می کنم، زیرا ما اغلب با ترکیبی از هر دو در یک صفحه گسترده کار می کنیم.

برای نوشتن اولین فرمول خود، روی یک سلول دوبار کلیک کنید و علامت = را تایپ کنید. بیایید از یک مثال ساده به عنوان فرمول اول استفاده کنیم: مانند اضافه کردن دو مقدار با هم.

= 4+4

این فرمول در اکسل به صورت زیر ظاهر می شود:

یک فرمول ساده و نتیجه آن در اکسل.

همانطور که Enter را روی صفحه کلید خود فشار می دهید، اکسل آنچه را که تایپ کرده اید ارزیابی می کند. در واقع فرمولی را که تایپ کرده اید محاسبه می کند و نتیجه را نمایش می دهد. وقتی دو مقدار را با هم اضافه می کنیم، اکسل مجموع آنها را محاسبه کرده و مقدار کل را چاپ می کند.

به نوار فرمول در بالای صفحه گسترده خود توجه کنید که فرمول جمع دو عدد را نشان می دهد. این فرمول هنگام نمایش نتیجه در پس زمینه باقی می ماند.

سلول حاوی “=4+4” به عنوان یک فرمول در نظر گرفته می شود، در حالی که صفحه گسترده نتیجه را چاپ می کند. با استفاده از فرمول های مشابه مانند تفریق، ضرب (با علامت *) و تقسیم (با علامت .)، سعی کنید فرمول ها را در نوار فرمول یا در یک سلول تایپ کنید.

این مثال به ظاهر ساده مفهوم مهمی را نشان می دهد: در پشت سلول های صفحه گسترده خود، می توانید فرمول های قدرتمندی ایجاد کنید که با داده های شما کار می کند.

فرمول های اکسل با مراجع سلولی

دو روش برای کار با این فرمول ها وجود دارد:

• از داده ها در فرمول ها مانند مثالی که در بالا نشان دادیم استفاده کنید (4 + 4 =)
• برای راحتی، از فرمول های دارای مرجع سلولی مانند A2 + A3= استفاده کنید

به مثال زیر نگاه کنید. در تصویر زیر وارد لیست فروش شرکت در 3 ماهه اول سال 1395 شده ام اکنون فروش این سه ماه را جمع می کنم.

یک فرمول ساده و نتیجه آن در اکسل.

همانطور که Enter را روی صفحه کلید خود فشار می دهید، اکسل آنچه را که تایپ کرده اید ارزیابی می کند. در واقع فرمولی را که تایپ کرده اید محاسبه می کند و نتیجه را نمایش می دهد. وقتی دو مقدار را با هم اضافه می کنیم، اکسل مجموع آنها را محاسبه کرده و مقدار کل را چاپ می کند.

به نوار فرمول در بالای صفحه گسترده خود توجه کنید که فرمول جمع دو عدد را نشان می دهد. این فرمول هنگام نمایش نتیجه در پس زمینه باقی می ماند.

سلول حاوی “=4+4” به عنوان یک فرمول در نظر گرفته می شود، در حالی که صفحه گسترده نتیجه را چاپ می کند. با استفاده از فرمول های مشابه مانند تفریق، ضرب (با علامت *) و تقسیم (با علامت .)، سعی کنید فرمول ها را در نوار فرمول یا در یک سلول تایپ کنید.

این مثال به ظاهر ساده مفهوم مهمی را نشان می دهد: در پشت سلول های صفحه گسترده خود، می توانید فرمول های قدرتمندی ایجاد کنید که با داده های شما کار می کند.

فرمول های اکسل با مراجع سلولی

دو روش برای کار با این فرمول ها وجود دارد:

• از داده ها در فرمول ها مانند مثالی که در بالا نشان دادیم استفاده کنید (4 + 4 =)
• برای راحتی، از فرمول های دارای مرجع سلولی مانند A2 + A3= استفاده کنید

به مثال زیر نگاه کنید. در تصویر زیر وارد لیست فروش شرکت در 3 ماهه اول سال 1395 شده ام اکنون فروش این سه ماه را جمع می کنم.

در این مثال، من از یک فرمول درون خطی با ارجاع سلولی استفاده می کنم. سلول های B2، C2 و D2 را با هم اضافه کردم تا کل فروش سه ماه اول سال را محاسبه کنم.

فرمول هایی که تا کنون با آنها کار کرده ایم تنها برخی از فرمول های موجود در اکسل هستند. همچنین می توانید فرمول های زیر را امتحان کنید:

• AVERAGE= برای محاسبه میانگین.
• COUNT= برای شمارش تعداد آیتم ها در مجموعه ای از داده ها.
• TODAY= برای چاپ تاریخ امروز در یک سلول.
• TRIM = حذف فضاهای خالی از ابتدا و انتهای یک سلول.

نحوه کپی و پیست کردن فرمول ها در اکسل

پس از یادگیری نحوه فرمول نویسی، لازم است نحوه کپی و پیست کردن آنها را بیاموزید.

وقتی یک سلول را با فرمول آن کپی و جایگذاری می کنیم، مقدار سلول کپی نمی شود – فرمول است. اگر آن را در جای دیگری بچسبانیم، در واقع فرمول را در جای دیگری وارد کرده ایم.

در مثال زیر می توانید مراحلی که انجام داده ام را مشاهده کنید:

1. من (Ctrl + C) سلول E2 را کپی کردم (که فرمولی است که B2، C2 و D2 را با هم جمع می کند).
2. سپس، سلول های دیگر ستون E را با کلیک و کشیدن ستون انتخاب کردم.
3. Ctrl + V) را فشار دادم تا همان فرمول را در تمام سلول های ستون E بچسبانم.

وقتی فرمولی را در اکسل کپی و جای‌گذاری می‌کنید، مقدار آن کپی نمی‌شود – فرمول (در سلول‌های دیگر) کپی می‌شود.

همانطور که در تصویر بالا می بینید، چسباندن فرمول مقدار (21933 دلار) را درج نمی کند. بلکه خود فرمول کپی شده است.

فرمولی که ما کپی کردیم در سلول E2 بود. و سلول های B2، C2 و D2 را با هم اضافه کرد. وقتی آن را در سلول E3 چسباندیم، همان کار را انجام نداد – در عوض، مقادیر B3، C3 و D3 را با هم اضافه کرد.

در واقع، اکسل فکر می کند که می خواهید سه سلول سمت چپ سلول فعلی را با هم جمع کنید. وقتی فرمولی را کپی و جایگذاری می کنید، به جای کپی و چسباندن همان مراجع، مراجع مربوطه را کپی می کند.

نحوه تکمیل خودکار فرمول ها در اکسل

فرمول‌های تکمیل خودکار یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای گسترش فرمول‌های شماست. اگر همه سلول‌هایی که می‌خواهید فرمول خود را در آنها کپی کنید مجاور یکدیگر باشند، می‌توانید فرمول‌ها را در صفحه‌گسترده خود به‌طور خودکار پر کنید.

برای تکمیل خودکار در اکسل، نشانگر را با فرمول خود روی سلول نگه دارید. با قرار دادن مکان نما در گوشه سمت راست پایین، مکان نما به شکلی شبیه به علامت مثبت تغییر می کند. برای تکمیل خودکار فرمول ها، فقط دوبار کلیک کنید.

مکان نما را به گوشه سمت راست پایین سلول حرکت دهید تا علامت “+” ظاهر شود، سپس برای تکمیل خودکار فرمول ها دوبار کلیک کنید.

نکته: مسئله ای که باید هنگام استفاده از تکمیل خودکار به آن توجه کنید این است که اکسل همیشه نمی تواند فرمول های صحیح را حدس بزند. بنابراین باید مطمئن شوید که تکمیل خودکار فرمول های صحیح را در صفحه گسترده شما قرار می دهد.

ارجاعات نسبی در مقابل مطلق

در این قسمت بحث را تخصصی تر می کنیم و در مورد مراجع نسبی در مقابل مراجع مطلق در اکسل صحبت می کنیم.

در مثالی که مقدار فروش سه ماهه اول سال را محاسبه کردیم، فرمولی با ارجاعات نسبی نوشتیم. به همین دلیل است که وقتی فرمول را پایین آوردیم، خوب کار کرد. زیرا به جای اینکه آن سه سلول را جمع کند، سه سلول واقع در سمت چپ سلول مورد نظر را به هم اضافه کرد.

ارجاعات مطلق سلول هایی را که به آنها اشاره می کنیم منجمد می کنند. در مثال زیر سعی می کنیم نشان دهیم که مراجع مطلق نیز مفید هستند.

در این قسمت می خواهیم پاداش فروش کارکنان خود را در سه ماه اول سال محاسبه کنیم. بر اساس فروش انجام شده، پاداش فروش 2.5 درصد را محاسبه می کنیم. بیایید با ضرب تعداد فروش در درصد پاداش برای اولین کارمند شروع کنیم.

یک کادر به درصد پاداش اختصاص می دهیم و تعداد فروش را در درصد پاداش ضرب می کنیم:

ما فرمولی نوشته ایم تا تعداد فروش را در درصد پاداش ضرب کنیم.

اکنون که اولین پاداش فروش را محاسبه کرده ایم، فرمول را به پایین می کشیم تا سایر پاداش ها را محاسبه کنیم:

اگرچه محاسبه اولین پاداش فروش به خوبی انجام شد، اما فرمول محاسبه سایر پاداش ها پاسخگو نبود.

متأسفانه، فرمول کار نکرد. زیرا درصد پاداش همیشه در سلول H2 باقی می ماند. بنابراین وقتی فرمول را به پایین بکشیم، کار نمی کند. و در سلول ها با عدد صفر مواجه می شویم.

در اینجا نحوه کار اکسل برای محاسبه F3 و F4 آمده است:

فرمول ما نیاز به یک مرجع مطلق برای ضرب در سلول H2 به جای کشش دارد.

در واقع، ما باید فرمول را تغییر دهیم تا اکسل از سلول H2 برای ضرب کردن مقدار پاداش استفاده کند. اینجاست که باید از مرجع مطلق استفاده کنیم.

مراجع مطلق به اکسل می گویند که سلول استفاده شده در فرمول را فریز کند و هنگام تغییر فرمول آن را تغییر ندهد.

تا اینجا فرمول ما به صورت زیر بوده است:

=E2*H2

برای ثابت کردن این فرمول برای استفاده از سلول H2، باید آن را به یک مرجع مطلق تبدیل کنیم:

=E2*$H$2

توجه داشته باشید که علامت دلار را در مرجع سلول اضافه می کنیم. این به اکسل می‌گوید که مهم نیست که فرمول خود را در کدام سلول قرار می‌دهیم، برای اعمال درصد پاداش باید به سلول H2 مراجعه کند. بخش E2 را بدون تغییر رها می‌کنیم زیرا وقتی فرمول را پایین می‌کشیم، می‌خواهیم با فروش همه کارمندان تنظیم شود..

ارجاعات مطلق به ما اجازه می دهند که سلول را در فرمول قفل کنیم حتی زمانی که فرمول را به پایین بکشیم.

ارجاعات مطلق به شما این امکان را می دهد که نحوه عملکرد فرمول های خود را مشخص کنید. در این مثال، ما از یک مرجع مطلق برای قفل کردن فرمول به یک درصد پاداش برای همه کارمندان استفاده کردیم.

فرمول ها اکسل را قدرتمند می کنند. اگر نمی خواهید کارها را به صورت دستی در صفحه گسترده خود انجام دهید، فقط یک فرمول بنویسید و آن را بکشید.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.