آموزش انبارگردانی

انبارداری به وظایف مختلف مربوط به نگهداری محصولات اشاره دارد. آموزش پرسنل مدیریت انبار با استفاده از نرم افزارهای مختلف حسابداری مانند نرم افزار سپیدار باعث صرفه جویی در زمان و افزایش دقت عملکرد کارکنان می شود. در این مقاله به طور مفصل به آموزش مدیریت انبار می پردازیم. در ابتدا روش های مدیریت انبار و مزایای آن را بیان می کنیم. سپس در ادامه مراحل انبارداری و نکاتی را که در این زمینه باید بدانید را بیان خواهید کرد. پس اگر به دنبال یادگیری مدیریت انبار هستید، در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.

انبارداری در حسابداری چیست؟ مدیریت بهینه کالا در انبار برای فروش بهتر

موجودی کالا در انبار برای فعالیت های روزانه کسب و کار بسیار مهم است. تعیین موجودی انبار و نظارت بر آن همراه با حسابداری و اصلاح مبالغ از وظایف مهم انباردار می باشد. موجودی انبار در دوره های مختلف حسابرسی می شود. کلیه فعالیت های دوره ای مربوط به کنترل، شمارش و ثبت اطلاعات کالا در انبار را مدیریت انبار می گویند.

همانطور که از نرم افزار توزیع مویرگی برای توزیع محصولات استفاده می شود، برنامه های حسابداری نیز مدیریت انبار را تسهیل می کنند. Stock-taking در انگلیسی به عنوان Stock-taking شناخته می شود. شمارش و ثبت اطلاعات کالای موجود و تطبیق داده ها با اسناد خرید از مهمترین فعالیت ها در انبارداری است.

مدیریت انبار علاوه بر توزیع بهتر و ایجاد نظم در محیط انبار، اثرات دیگری نیز در کسب و کار دارد. اندازه گیری کمی و کیفی کالاهای انبار، مرتب سازی و چسباندن انواع تگ ها باعث ایجاد نظم در دفاتر مالی می شود. شناسایی هرگونه مغایرت بین تعداد و نوع کالاهای موجود با اطلاعات واحد فروش، احتمال بروز خطا را کاهش می دهد. اگر آموزش مدیریت انبار اولیه انجام شود امنیت خاصی به فضای انبار می دهد.

نحوه ثبت اضافات و کسورات انبار در هنگام ثبت موجودی

در صورت وجود کسری در انبار، مبلغ کسری، حساب کسری و اضافات انبار، حساب بدهکار و کنترل مواد به حساب می آید.

• کسری حساب یا اضافه موجودی بدهی
• حساب کنترل مواد بستانکار

در صورت وجود موجودی مازاد، حساب کنترل مواد بدهکار و حساب کسری و اضافه سهام بستانکار خواهد بود.

• حساب کنترل مواد بدهکار
• اضافه حساب کسری و انبار بستانکار

راه های مختلفی برای بستن کسری حساب و اضافه شدن سهام وجود دارد. یکی از این روش ها بستن حساب فوق به خلاصه حساب سود و زیان است. در صورتی که حساب کسری و مازاد دارای مانده بدهکار باشد، برای بستن آن، حساب خلاصه سود و زیان بدهکار و حساب کسری و مازاد بستانکار می شود.

شرکت های تولیدی روزانه تعداد زیادی از محصولات مختلف را ذخیره می کنند. ثبت دوره ای اطلاعات مربوط به کالاهای انبار با استفاده از روش های قدیمی زمان بر است. یادداشت های دستی نیز احتمال خطا را افزایش می دهند. از آنجایی که نرم افزار فروشگاهی تمامی وظایف فروش را تسهیل می کند، مدیریت انبار با یک برنامه حسابداری دارای مزایای خاصی است. کاربردهای انبارداری برای شرکت های تولیدی را در قسمت زیر بخوانید:

• میزان موجودی انبار را بررسی کنید
• تطبیق موجودی با اسناد حسابداری و انبار
• رسیدگی به میزان کسری و مازاد موجودی و اصلاح مبالغ
• سازماندهی در چیدمان محصولات انبار
• جابجایی آسان کالا
• پایان شبهات در مورد میزان موجودی

تمامی موارد ذکر شده در کسب و کارهای موفق به بهترین شکل ممکن انجام می شود. مدیران موفق اهمیت مراقبت از کالاهای انبار را درک کرده اند و از هیچ تلاشی برای آموزش مدیریت انبار به نیروها دریغ نمی کنند.

مزایای انبارداری چیست؟

انبارداری انواع مختلفی دارد و در دوره های مختلف انجام می شود. امروزه ثبت نام مدیریت انبار در نرم افزار انبار انجام می شود و در نرم افزار سپیدار نیز می توانید این فرآیند را به راحتی انجام دهید. انبارداری مزایای مختلفی دارد که برخی از آنها عبارتند از:

• کاهش خطاهای پرسنلی
• جداسازی کالاهای معیوب از سالم
• ایجاد تعادل بین کالاهای موجود و مورد نیاز
• جلوگیری از ضرر و زیان ناشی از سفارشات مکرر یا تغییرات ناگهانی قیمت

انواع مدیریت انبار، روش های مختلف مدیریت کالا در انبار

با توجه به مزایای حیاتی انبارداری برای مشاغل، این عملیات در بازه های زمانی مختلف انجام می شود. در آموزش انبارداری باید به روش های مختلف انجام کار اشاره کرد. با استفاده از یک نرم افزار حسابداری می توانید اطلاعات مربوط به هر نوع گزارشی را ذخیره کنید.

به دلیل تغییرات مکرر در نرخ‌های کالا، بسیاری از شرکت‌ها گزارش‌دهی را در بازه‌های زمانی مشخص کنار گذاشته‌اند. مدیریت سهام هر زمان که مسئول حسابداری، واحد مالی یا مدیر تولید صلاح بداند انجام خواهد شد. در ادامه با سه نوع اصلی تهیه گزارش موجودی کالا آشنا می شوید.

1- مدیریت سهام پایان سال برای تعیین سود و زیان سالانه

مدیریت سالانه موجودی در پایان هر سال انجام می شود. گزارش سالانه برای تعیین موجودی کالا، میزان فروش و بررسی سود و زیان انجام می شود. جوراب ساق بلند آخر سال درست قبل از شروع سال جدید انجام می شود. با موجودی کالا در پایان سال، شرکت ها به مسائلی مانند کمبود بودجه، نقص یا کالاهای آسیب دیده رسیدگی می کنند. همچنین محصولات راکدی که مدت زیادی است به فروش نرسیده اند نیز پس از انبارداری شناسایی می شوند.

۲- مدیریت انبار موقت موثر در نتایج گزارش پایان سال

همانطور که از نام انبارهای میان مدت مشخص است این گزارش در اواسط سال تهیه شده است. پایان نیمه اول سال فرصتی طلایی برای شمارش کالاها و تطبیق موجودی کالا با صورت های مالی است. با انجام مدیریت موقت سهام، نتایج فرم نهایی تهیه شده در پایان سال از دقت بیشتری برخوردار خواهد بود. این نوع گزارش دهی در اواسط سال مالی انجام می شود و روند کار هیچ تفاوتی با مدیریت موجودی انبار پایان سال ندارد.

3- گزارش انبارداری تصادفی، برای کاهش ضریب خطا در ثبت اطلاعات

گاهی گزارش انبارداری به صورت تصادفی تهیه می شود. با انبارداری تصادفی، هرگونه مغایرت بین اندازه گیری کالا و اطلاعات ثبت شده به سرعت شناسایی می شود. تهیه گزارش از موجودی انبار در بازه های زمانی نامشخص، میزان خطا را کاهش می دهد. مدیران معمولاً برای افزایش دقت امور و بررسی نحوه عملکرد نیروها گزارش های تصادفی می دهند.

انبارداری می تواند حالت های مختلف یک شماری، دو شماری و سه شماری داشته باشد. این حالت ها نشان دهنده روش شمارش اقلام انبار و مقایسه آنها با کارتکس است.

در انبارداری یکباره کالا یک بار شمارش می شود و در صورت عدم مغایرت بین تعداد کالا و تعداد کارتکس، گزارش صحت موجودی انبار صادر می شود. در صورت مغایرت با کاردکس، در صورت کسری موجودی، سند کسری و در صورت وجود مازاد موجودی، سند اضافه صادر می شود.

در روش شمارش مضاعف موجودی دوبار شمارش می شود و ملاک شمارش دوم است.

در روش سه شمارش نیز مانند حالت دو شمارش انجام می شود با این تفاوت که در این روش موجودی ها سه بار شمارش می شود و ملاک شمارش بار سوم است.

در هر سه مورد، یک درصد معمولاً به عنوان درصد ناچیز اختلاف برای آن اختلاف با کارتکس در نظر گرفته نمی شود.

در این قسمت به نکات مهم مربوط به قبل از شمارش موجودی ها، هنگام شمارش موجودی ها و پس از شمارش موجودی ها اشاره می شود.

نکات مهم قبل از شمارش کالا

1. ابتدا یک فرد مناسب به عنوان هماهنگ کننده مدیریت انبار انتخاب شود.
2. دستورالعمل های تهیه شده توسط هماهنگ کننده به طور کامل بررسی می شود و در صورت وجود اشکال قبل از شروع عملیات شمارش با مسئولین شرکت و موسسه حسابرسی تماس گرفته شود.
3. روزها و ساعات شمارش انبار تعیین و به قسمت های مختلف کتبا اعلام شود که انبار در روزهای تعیین شده تعطیل می باشد لذا لازم است جهت رفع نیاز قبل از روزهای تعیین شده از انبار بازدید شود.
4. گروه های شمارش باید تعیین شوند و با ذکر نام از قبل به آنها آموزش کافی داده شود.
5. هماهنگ کننده شمارش موجودی باید از قبل از انبار بازدید کند و مطمئن شود که:

• اقلام به گونه ای چیده شده اند که شمارش به راحتی انجام شود.
• موجودی هایی که به راحتی قابل شناسایی نیستند باید با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح یا توضیحات کامل شناسایی شوند.
• اقلام بی ادعا، اسقاط شده و همچنین اقلام جدا شده بدون استفاده از موارد دیگر.
• برای اینکه مانده های امانی (کالای افراد دیگر نزد شرکت) در شمارش مانده های شرکت به حساب نیاید، باید از سایر مانده ها جدا شوند.

نام و سایر مشخصات کالا باید به وضوح نوشته شده و بر روی قفسه کالا یا خود کالا نصب شود.

برای سهولت در شمارش باید برگه های شمارش در دو نسخه تهیه و شماره گذاری شود.

• قبل از انجام موجودی برداری، آخرین تعداد اسناد گردش موجودی از قبیل برگه صدور کالا، قبض کالا و … به هماهنگ کننده موجودی برداری گزارش شود.
• مشخصات و تعداد (مقدار) کالا در محل دریافت کالا به هماهنگ کننده موجودی کالا اطلاع داده شود تا ایجاد بدهی برای شرکت کنترل شود.
• ارائه گزارش موجودی کالا در قسمت صدور کالا، مانند بند فوق، باید به هماهنگ کننده موجودی کالا اطلاع داده شود تا از صدور فاکتور برای این دسته از کالاها و یا درج آنها در موجودی کالا اطمینان حاصل شود.
• برای جلوگیری از شمارش مجدد یا عدم شمارش بخشی از موجودی، لازم است تا حد امکان از جابجایی کالا بین قسمت های مختلف در مدت زمان موجودی برداری خودداری شود.

نکات مهم هنگام شمارش کالاها

1. موجودی برداری باید توسط گروه های دو نفره انجام شود، یک نفر شمارش را انجام می دهد و فرد دیگر ضمن تایید شمارش آن را ثبت می کند.
2. در صورت ثبت موجودی ها بر اساس وزن، از موجود بودن تجهیزات لازم برای توزین موجودی ها اطمینان حاصل کنید.
3. ترجیحاً موجودی کالا دو بار و هر بار توسط یک گروه دو نفره متفاوت شمارش شود.
4. برای جلوگیری از شمارش مجدد یا عدم شمارش برخی از موجودی ها، شمارش به صورت اصولی انجام شود، مثلاً موجودی ها را ردیف به ردیف (از ابتدا تا انتها) بشمارید و اقلام شمارش شده را علامت گذاری کنید.
5. امضای کلیه برگه های سفارش و هرگونه اصلاح در آنها توسط هر دو گروه شمارش الزامی است.

موجودی های معیوب، پوسیده، کم مصرف و غیر استاندارد با ذکر کالا در برگه ها ثبت شود.

7. محتویات تعدادی از موجودی های بسته شده باید توسط گروه های شمارش شمارش شود.

نکات مهم پس از شمارش کالا

تمام برگه های شمارش (از جمله برگه های استفاده شده، باطل و استفاده نشده) را به هماهنگ کننده موجودی ارسال کنید تا از استفاده صحیح از همه برگه های شمارش اطمینان حاصل کنید.

2. در صورتی که نتیجه شمارش دو گروه تفاوتی را نشان دهد یا نتیجه شمارش با اسناد دائمی موجودی ها متفاوت باشد، لازم است مجدداً با حضور هر دو گروه شمارشگر و حسابرسان شمارش شود تا عدد نهایی و صحیح مشخص شود. .
3. پس از پایان شمارش، در صورت نیاز به اصلاح در برگه های شمارش، هرگونه اقدام باید با اطلاع حسابرسان و تایید هماهنگ کننده موجودی بردار انجام شود.
4. نتیجه به دست آمده با اسناد دائمی (در صورت وجود) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شود.

ب- بررسی مغایرت ها و اصلاح مدارک پس از تایید هماهنگ کننده موجودی امکان پذیر خواهد بود.

6. برگه های شمارش و صورتجلسات باید به امضای کلیه مسئولین (پیشخوان ها، هماهنگ کننده موجودی و حسابرس داخلی) برسد.
7. یک نسخه از دو نسخه استفاده شده باید بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود.

تعداد دفعات شمارش کالا در مدیریت انبار چقدر است؟

معمولا شمارش موجودی کالا برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا چندین بار تکرار می شود که به شرح زیر است.

تک شماری

در این صورت موجودی کالا یک بار شمارش می شود و در صورت عدم مغایرت موجودی کالا با عدد ثبت شده در کاردکس، گزارش صحت موجودی کالا صادر می شود. اما در صورت وجود مغایرت بین موجودی کالا و کاردکس، کالاها درج شده و دوبار شمارش می شود.

دو عدد

در این صورت موجودی برای بار دوم شمارش می شود و اگر عدد بدست آمده از شمارش دوم برابر با تعداد شمارش اول باشد، مقدار شمارش شده معتبر و به عنوان موجودی صحیح اعلام می شود. اما اگر بین این دو عدد مغایرت وجود داشته باشد، وضعیت سه شمارش رخ می دهد.

سه شمارش

در این صورت موجودی برای بار سوم شمارش می شود و تنها عددی که از شمارش سوم به دست می آید معتبر و به عنوان موجودی صحیح ثبت می شود.

نقش واحد انبار در مدیریت انبار چیست؟

واحد انبار نقش بسیار مهمی در دریافت، ثبت و خروج کالا دارد و در این قسمت موارد زیر را در اختیار شما قرار می دهیم:

ارائه رسید برای کالاهای دریافتی

کالاهای وارد شده به انبار بلافاصله بررسی و شمارش شده و برای آنها رسید صادر می شود. سپس واحد انبار میزان کالای دریافتی را به حسابداری اعلام می کند. با انجام این وظایف، بخش انبار نقش بزرگی در کنترل کلی موجودی مواد و کالا ایفا می کند. واحد انبار مسئولیت خود را با امضای قبض انبار می پذیرد و با اعلام مقادیر واقعی کالاهای ذخیره شده به حسابداری، کار واحد دریافت کالا را تایید می کند.

صدور کالا و دریافت حواله انبار

دپارتمان انبار با مسئولیتی که در قبال کالاهای تحت کنترل خود دارد اصرار به دریافت کالای مورد نیاز فروشگاه (Store’s Requisitions) با شماره ردیف برای هر کالای خارجی از انبار دارد که به منزله دریافت کالا از قسمت دریافت کننده محسوب می شود.

حواله های انبار معمولاً در سه نسخه تهیه می شود:

یک نسخه در قسمت درخواست کننده، یک نسخه به عنوان رسید تحویل به انبار و نسخه سوم به حسابداری ارسال می شود تا مبنای تخصیص و تعیین بهای تمام شده باشد. سوابق موجودی دائمی مهمترین عنصر کنترل داخلی است.

نکات مهم مدیریت انبار (قبل، حین و بعد)

در قسمت اول در مورد نکاتی که قبل از شمارش موجودی انبار باید در نظر گرفته شود صحبت خواهیم کرد:

• یک نفر باید به عنوان هماهنگ کننده انبار مسئول شمارش انتخاب شود.
• ارائه دستورالعمل توسط هماهنگ کننده برای انبارداری باید به طور کامل بررسی شود.

آماده سازی مقدمات شروع عملیات شامل تهیه فرم شمارش، تهیه ابزار و وسایل شمارش یا توزین، برنامه ریزی برای زمان شروع و پایان.

• تعیین گروه های شمارش و آموزش اعضای تیم شمارش.
• انجام مدیریت انبار و شمارش موجودی باید در روزها و ساعات خاصی انجام شود.
• شمردن کتبی و اطلاع رسانی قسمت های مختلف.
• آموزش افراد و گروه ها برای شمارش اقلام.
• قبل از شروع عملیات انبار به شماره آخرین رسید و حواله انبار توجه کنید.

در قسمت دوم نکات مدیریت ذخیره سازی برای شمارش راحت تر ارائه شده است که در مدیریت ذخیره سازی باید رعایت شود:

• بهتر است برگه ها را از قبل در دو نسخه تهیه کنید.
• فهرستی از اقلام موجود در انبار تهیه شود و این فهرست به هماهنگ کننده ارائه شود تا بداند برای این دسته از اقلام فاکتور صادر شده و یا جزء موجودی قابل شمارش است.
• بازدید از کلیه انبارها و کنترل قرارگیری صحیح اقلام به صورت شمارش پذیر و درج مشخصات موجودی کامل، تفکیک اقلام قابل شمارش اعم از سالم، ضایعات، موجودی امانی و ….
• برای جلوگیری از شمارش مجدد موجودی، بهتر است تا زمان تعیین شده، چیدمان انبار را تغییر ندهید یا از چیدن و جابجایی خودداری کنید.
• نظارت بر ناظر مدیریت انبار در حین شمارش و کنترل صورت شمارش نهایی و پیگیری مغایرت ها و تهیه گزارش نهایی.

در قسمت سوم وظایفی که پس از مدیریت انبار باید انجام شود ذکر خواهد شد:

• هماهنگی با نمایندگان حسابرسان مستقل شرکت.
• تنظیم برگه های شمارش در دو قسمت (اول شمارش و شمارش دوم) و کنترل آمار برگه های ارسالی و رد شده و کنترل با حساب های دفاتر.
• در صورت مغایرت در شمارش اولیه، شمارش دوم انجام شده و قابل اعتماد تلقی می شود.

ن · در حین عملیات انبار تردد بین مناطق انبار جز با نظارت هماهنگ کننده مجاز نمی باشد.

امضای کلیه برگه های شمارش توسط رئیس گروه شمارش و امضای فرم شمارش و صورتجلسه توسط هماهنگ کننده.

• در پایان انبارداری تنظیم صورتجلسه عملیات با شرح خلاصه نحوه انجام عملیات با امضای هماهنگ کننده و معاون مالی و تحویل یک نسخه به حسابرسان مستقل.

نحوه ثبت کسری حسابداری و اضافه انبار

هنگامی که انبارداری انجام می شود و کالاهای موجود در انبار شمارش می شود، ممکن است بین موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی کالا تفاوت وجود داشته باشد که اگر موجودی واقعی بیشتر از موجودی سیستم باشد، موجودی آن اضافه شده و اگر موجودی واقعی کمتر باشد، کسری موجودی است. میگویند.

ثبت حسابداری کسورات انبار

در صورت وجود کسری در انبار باید موجودی سیستم حسابداری را به میزان موجودی واقعی کاهش دهیم. بنابراین معادل مبلغ کسری حساب بدهکار و مازاد انبار و حساب موجودی را بستانکار می کنیم.

ثبت حسابداری کسورات انبار

در صورت وجود موجودی مازاد باید موجودی سیستم حسابداری را به مقدار موجودی واقعی برسانیم، بنابراین حساب کنترل مواد یا موجودی کالا را بدهکار کرده و معادل مازاد به حساب کسر و مازاد موجودی بستانکاری می کنیم.

بستن حساب کسری و اضافه انبار

یکی از راه های بستن حساب مازاد و کسری موجودی، بستن این حساب به حساب خلاصه سود و زیان است. در صورت بدهکار بودن مانده حساب، ثبت زیر انجام می شود:

البته برخی معتقدند برای شفافیت هر چه بیشتر در گزارش دهی می توان عنوانی به نام کسر بهای تمام شده کالا در سامانه ایجاد کرد و به جای خلاصه سود و زیان، حساب کسر کالا را به حساب مذکور بست. حساب. از آنجایی که بهای تمام شده کسورات و اضافه ها ماهیت هزینه ای دارد و حساب موقت است، بنابراین در پایان دوره مالی به صورت سیستمی به صورت خلاصه سود و زیان بسته می شود.

و در صورت اعتباری بودن موجودی حساب، ثبت نام زیر انجام می شود:

در این صورت می توانید حساب مازاد و کسر انبار را نیز به حساب درآمد متفرقه ببندید و با توجه به اینکه حساب درآمد متفرقه موقتی است در پایان دوره مالی به حساب خلاصه سود و زیان بسته می شود. .

انبارداری شرکت تولیدی؛ بهره مندی از مزایای مختلف برای تجارت

شرکت های تولیدی روزانه تعداد زیادی از محصولات مختلف را ذخیره می کنند. ثبت دوره ای اطلاعات مربوط به کالاهای انبار با استفاده از روش های قدیمی زمان بر است. یادداشت های دستی نیز احتمال خطا را افزایش می دهند. از آنجایی که نرم افزار فروشگاهی تمامی وظایف فروش را تسهیل می کند، مدیریت انبار با یک برنامه حسابداری دارای مزایای خاصی است. کاربردهای انبارداری برای شرکت های تولیدی را در قسمت زیر بخوانید:

• میزان موجودی انبار را بررسی کنید
• تطبیق موجودی با اسناد حسابداری و انبار
• رسیدگی به میزان کسری و مازاد موجودی و اصلاح مبالغ
• سازماندهی در چیدمان محصولات انبار
• جابجایی آسان کالا
• پایان شبهات در مورد میزان موجودی

تمامی موارد ذکر شده در کسب و کارهای موفق به بهترین شکل ممکن انجام می شود. مدیران موفق اهمیت مراقبت از کالاهای انبار را درک کرده اند و از هیچ تلاشی برای آموزش مدیریت انبار به نیروها دریغ نمی کنند.

شما می توانید با مراجعه به سایت استاد حساب از آموزش ها و دوره های متعدد این مجموعه مانند اکسل،هلو و … بهره مند شوید.